公務文書結構的主要環節公務員寫作在安排結構時，要把握好這樣四對八個環節：層次和段落、過渡和照應、主次和詳略、開頭和結尾。
1、層次
層次是結構諸環節中最重要的一環。結構的完整性和嚴密性，主要通過層次安排得以實現。
層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小於篇、大於段(有時也可以等於段)的結構單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標誌，如章程、條例等法規類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構成，清晰地顯現出層次來。它也可以沒有明確的外部標誌，但人們在閱讀時，仍然能夠區分出來，因為不同層次承擔著文章內容展開的不同步驟。
公文的層次安排，有兩種基本形態：一種是並列式，一種是遞進式。
開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現並列形態，就是呈現遞進形態。
對事物幾個不同側面的考察，對事件發生的幾種不同原因的分析，對法規中不同條文的陳述等等，都將形成相互並列的不同層次。
如果是從事物的表象逐步深人去探索其本質，每一個深化的階段就形成一個層次，各層次之間就是遞進形態。從原因出發推導結果，或者反過來從結果出發尋找原因，也會有步步深人的過程，也是遞進形態。另外，文章在偏重於記述事件或過程時，按照事實發生的先後順序表述，事件的階段性也必然會形成層次，各層之間也屬於遞進形態。
2、段落
段落就是我們平時所說的自然段，它是小於層次(有時也會有一個段落自成一個層次的情況)大於句子的結構單位。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒日。
相對於層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點：
首先，保持段意的單一性。一篇文章只能辦理一件事務，只能有一箇中心話題，只能有一箇中心思想。一個層次也是如此。對於一個段落而言，當然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內容可以不單一外，意義段都不應違背這一原則。
其次，注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。
其三，段落安排要長短適度。段落多長才合適?這並沒有統一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切害J得七零八碎的，讀者也難以接受。一般說來，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度，特殊情況可以例外。
公文寫作指導
(1)明確行文目的與要求
每一件公文的制發都是有其具體目的的。為了確保公文的目的能夠得到實現，公文撰稿人在寫作之前對這些目的應該具有真正、深入的瞭解，以免無的放矢，文不對題。對此，撰稿人還要明確有關寫作的具體要求。因為，在公文寫作中，文章主題的確立、材料的取捨，以及表達方式的確定和文種的選擇都是以行文目的及行文要求為依據的。
公文的行文目的是指公文制發者希望通過釋出公文而實現的結果或某種狀態。行文要求則是指為實現這一結果或狀態而由製作者向受文者提出的有關公文的執行、答覆等事項的具體規定或願望。行文目的是公文的核心，檔案的內容都是為實現這一目的服務的。同時，公文的表達方式及文種的的選擇也要服從於實現行文目的需要。離開了行文目的，公文的內容、表達方式及文種的確定和選擇就失去了依據和意義，檔案自身也就因此而喪失了存在的價值。
在現實管理活動中，公文的行文目的與要求一般是根據現實的需要而確定的。製作者依據機關領導的授意而行事。授意必須清晰具體、確定無疑。要明確交待檔案的收受物件、目的要求和主要內容。撰稿人要對機關領導的授意進行認真、細心地體會，並據此組織材料和寫作。
(2)確立主題
公文的主題是指公文在彙報工作、說明事物、闡明政策中所表述的基本觀點或主張，也就是公文的中心思想。從根本上來說，每一件行政公文的目的都是為反映某個問題，或依據一定的主張解決某個問題的。因而，公文的目的能否實現，在一定程度上取決於主題是否鮮明、正確。主題沒有得到鮮明正確表現的檔案是沒有任何實效的。它們不僅無法為受文者提供某些有益的認識，有時甚至還會適得其反，即增加了受文者對某一問題認識的不確定性，從而使他們迷惑不解、手足無措。
現實生活中，有一部分公文的主題是根據機關領導的授意而確立的，還有一些公文的主題則是必須經過全面深入的調查研究才能確立。在確立主題的過程中，撰稿人最主要的任務是使主題具有高度的針對性，符合實際工作的需要，不僅有助於解決問題，同時還應便於受文者理解和執行。
(3)選擇文種
文種，也就是公文名稱。它是檔案的一個不可缺少的組成部分。主要用以概括公文的性質、用途和作者的職權範圍以及行文目的。公文文種不僅決定著檔案的內容、結構及語言表述，同時也關係到公文的權威性和有效性。在撰寫公文之前，作者必須正確地選擇文種。
選擇文種的依據主要以下四點：
其一，遵循國家關於公文處理法規的有關文種的規定。我國法規規定的公文種類包括命令、決定、指示、公告、通知等，公文製作者應根據實際需要從中選取，而不能生造或錯用。
其二，依據作者與主要受文者之間的工作關係選擇相應的文種。在選用文種時，如果不遵循機關之間的工作關係，在一定程度上會妨礙公文效用的發揮，嚴重的甚至會構成製作者的違法失職行為。
根據作者與主要受文者之的工作關係選擇文種，要求撰稿人首先對這些關係有清楚的認識，以此來指導自己的行為。一般來說，當機關之間的關係不平等時，即是指導與被指導，領導與被領導的關係時，上級機關一般採用指導性、公佈性的下行文種，如規定、決議、命令等，下級機關則使用陳述、申請性的上行文，往往採用商洽性文種，如函。呈請性或指令性的文種則不宜使用。
其三，依據制發機關的職權範圍選用恰當的文種。
在現實管理活動中，有一些公文文種對使用者有明確的限制條件。只有具備這些條件的機關才可以採取這些文種。如命令，它是一種領導性檔案，下級機關向上級機關行文或平行機關之間相互行文是不能夠使用的。同時，也決非一切處於領導地位的機關或組織都可使用。任何機關都必須嚴格按照自身的職權範圍行文，否則，所制發的公文一律無效。
其四，依據行為目的選擇文種
各機關應依據公文的行文目的及表現主題的需要來選用文種。所選議程應該有助於實現行為目的和行為要求，有助於使公文主題得到正確、鮮明表現。在上行文中，報告和請示在性質上比較相近，但在表現主題、表明行文目的和要求等方面的作用卻是不同的。報告可用於彙報工作、反映情況和提出建議，卻不能表現有關請示事項的工作彙報或情況反映。文種選擇不當，將會影響行文目的及行為要求的實現。
(4)調查研究、收集材料
材料對於公文寫作來說是必不可少的，它既要確立公文主題的基礎，同時又是表現主題的重要手段或工具。沒有材料的支援，公文的主題就無法有效地表達出來，併為受文者很好地理解和接受。
在明確了行文目的與要求、選定公文文種之後，撰寫者便應該通過深入調查研究來收集和佔有材料。收集材料是佔有材料的基礎和前提，在收集過程中，材料的數量越大越好，要全面收集各種型別的材料。只有材料豐富、翔實，撰寫人才有可能準確的把握事物的來龍去脈及其發展規律和條件。從而使文章具有較強的針對性及直接應用性。佔有材料則是在廣泛收集材料的基礎上，經過認真分析或篩選而獲得、吸收有用材料。
材料的來源除了現成的檔案資料外，主要的是撰寫人通過廣泛、深入的調查研究所獲得的第一手材料。在調查研究過程中，作者應該注意防止或消除各種主觀因素的干擾。調查可採用會議、訪問、問卷等方式來進行。對於調查所獲得的資料，要進行認真的分析和整理，從中篩選出符合主題要求的材料，以求實現觀點與材料的`統一。切忌盲目地堆砌材料，以免降低文章的說服力和有效性。
(5)選擇恰當的表達方式
說明、敘述、議論是公文常用的三種表達方式。在寫作之前，撰稿人需要根據公文的性質、行為目的與要求以及受文物件的實際狀況等因素，確定一種或幾種符合主題表現要求的表達方式。
撰擬文稿
必要的準備工作完成以後，撰擬文稿的工作便可以進行了。它包括安排結構、擬寫提綱、書定文稿三個步驟。
(1)安排結構
公文的結構即公文的組織構造，它是指公文的資料構成。在公文寫作中，安排結構的涵議是指具體確定公文的資料構成，同時對資料的表達次序、相互間的銜接酴以及正文開頭結尾的方式等進行籌劃。
其一，確定公文資料構成
為維護公文的權威性和有效性，公文的資料專案必須完整有效。各項資料的確立應以使公文發生效用的各種要求為依據，絕對不能把一切與有效實現行文目的無關的資料也強扯進來，資料的確立應該堅持少而精的原則，並且構成一個統一、完整的體系。
為保證公文的質量，各項資料所表達的資訊必須完整正確，使受文者能夠準確把握作者的意圖，同時消作思想認識上的不確定性。其次，資料專案的選擇也還應參照公文的具體情況而進行，不可生搬硬套。
其二，確定正文的表述次序
正文資料專案的次序安排一般需要撰稿人根據實際情況進行靈活處理。例題的表述次序，可以使公文層次精晰、條理分明，同時也為受文者閱讀和理解公文提供方便。在現實生活中，有些公文依據事物發展的時間順序排列次序，其特點是以檔案所反映的客觀事物發展的時間順序為資料排列的主要線索。有些公文則按事物總體的各部分的性質及相互關係進行排列，也有的以事物構成要素的邏輯次序為線索。但是，不論採用何種方式，都必須考慮到不同文種的特點，並根據該文種反映資訊的角度及方式進行排列。
其三，安排好層次、段落間的銜接與轉換
公文的層次及段落物銜接與轉換應該做到前後連貫，形成一個嚴密完整的有機整體。這一問題如何處理得當，不僅能夠使公文結構更加周密嚴謹，文風順暢通達，而且也有利於受文者閱讀和理解。
具體銜接和轉換方式的選擇，應該視具體情況而定，儘量選取有效而又簡潔的形式。同時，恰當地運用各種關聯詞，使之有效而又簡潔的形式。同時，恰當地運用各種關聯詞，使之很好地發揮出承上啟下的作用，從而進一步維護和突出公文的整體性。
其四，寫好開頭與結尾
公文的開頭和結尾也是整篇內容的一個重要組成部分。它們的表述是否恰當或有力，在一定程度上也會對公文的質量產生影響。
公文的開頭大都採取開門見山式，直接、平實是其顯著特點。就其具體的表現形式來說，主要包括以下幾種：以簡要文字交待制發公文的目的和根據;簡明揭示全文主題;概述有關制發公文的背景;闡明基本觀點，以提問的形式表達出公文的結論;表明批准、批轉、轉發執行的態度;表示賀意、敬意、謝意等。
公文的結尾，又稱結語，其功能主要在於維護公文的完整性，加深受文者對正文的理解。具有簡練的特點。其形式也多種多樣，主要有：使用專用詞語，總結全文;對主題進行簡要概括或強調，以加深讀者的理解;再次強調行文目的或行為要求，發出號召，提出要求和希望;說明生效、施行時間或處罰措施等有關事項。
(2)擬寫提綱
提綱即指公文的寫作計劃。在動筆之前，撰寫人對全文的結構安排應有通盤考慮，據此對材料及各層次、段落的銜接與轉換作出恰當的安排。
公文的提綱一般包括下述內容：公文標題;公文的開頭;公文正文的表述層次與各層次中的論點、論據與安數安排;各個層次、段落間的銜接、轉換、呼應;公文的結尾及其它資料專案。
(3)書寫文稿
公文提綱擬定之後，就可以據此寫作文稿。文稿應在各式規範的發文稿紙上形成，在寫作時，公文中的人名、地名、數字、引文必須準確;引用公文需先引標題;後引發文字號，日期應寫具體的年月日。此外，字跡要清晰規範，公文的結構層次也按統一規定書寫。
稽核修改
對於初創文稿的稽核和修改也是非常重要的。稽核修改的步驟是：首先由撰寫者自己仔細推敲修改，對於重要的文稿則需提交組織討論或請示領導。領導核稿是最後一道關口。
公文稽核修改的內容主要是：文稿內容是否符合國家的法律、法規、政策;文字表述的準確性：文稿中所提工作原則、措施的可行性;書寫字跡及文稿格式的規範性等內容。
簽發定稿
簽發是指機關或組織的領導人在對文稿作出終稽核準之後，批准正式定稿並予以簽署。這是公文生效的必經程式。它實際上是對文稿的一次全面核查。只有這項工作完成以後，公文才可發揮執行效用
