祕書工作機構的職能

祕書是一種職務名稱，正在成為一種社會職業，指處於領導近身，直接為領導從事事務性、資訊性的輔助服務的工作助手。那麼祕書工作機構的職能有哪些呢?

　　1、助手職能

這表現在幫助和代替領導部門處理日常文書、通訊、聯絡、接待等事務，節省領導的精力與時間;

幫助領導管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉;

承領導之命檢查和督促下屬部門和人員的工作情況;

經領導授權調查和處理突發事件或完成特殊使命;

還表現在會議、檔案、廉政等方面為領導把關。

　　2、參謀職能

這表現在調查與提供領導決策所需要的資訊資料，支援領導決策;

參與研究情況，提出分析或預測意見;

應領導要求參與討論或制定工作計劃或實施方案;

對下屬組織和部門各種檔案中的問題或差錯提出解決建議或修改意見;

對領導未能顧及的突發事件或工作缺陷提出應變計劃和彌補措施;

收集並研究反饋資訊，為領導再決策提供依據。

　　3、樞紐職能

祕書部門具有溝通上下、聯絡左右的樞紐職能。這主要表現在：

向下級傳達領導部門各種書面指示、計劃、批示、通知以及口頭指令;

向下級轉發上級領導和政府機關及有關部門的政策、法規、指令性檔案;

向下級轉發相關地區、單位、部門的有參考價值的檔案;

向領導部門呈報下級的書面請示和報告;

向領導部門和上級機關彙報下級的情況、要求、建議或批評意見;

負責與有關地區(包括國外)、單位的業務聯絡，包括檔案、信函、電報、電傳、電話以及人員往來;

負責與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社群群眾的溝通聯絡;

負責領導人與領導人之間、領導人與職能部門之間、領導人與員工之間的`溝通聯絡。

　　4、協調職能

祕書部門還負有在上下左右之間溝通、協商，以消除隔閡、調整關係、調解矛盾，達到平衡、和諧、合作、統一的協調職能。這主要表現在：

協調中央與地方之間、地方與地方之間、部門與部門之間、或時間前後之間的政策矛盾;

協調地區與地區之間、單位與單位之間的利害衝突;

協調本單位與政府部門、新聞媒介、社群公眾之間的矛盾衝突;

協調領導人與領導人之間、領導人與員工之間、員工與員工之間的人際關係。

　　5、保密職能

祕書部門在機關和企業中處於中樞地位，負責保管各種機密檔案、資料，負責組織機密會議、安排重要會晤，又是各種資訊的集散地，自然負有保密職能。主要有：

妥善保管各種機密檔案、資料，不得丟失、殘缺、破損或被偷閱、翻拍、盜用;

保守會議精神、會晤的內容中所涉及的機密;

保守企業資金、經營、生產工藝、帳目、配方、專利、智慧財產權、客戶渠道等商業機密;

保守領導人的住址、行蹤、活動內容及個人隱私等祕密;

保守員工的檔案、升遷、調動等的人事機密;

保守涉及組織利益的其他祕密;

監督機要部門、機要人員保守各種有形和無形的機密。

　　6、公關職能

在不設公關部門並無專職公關人員的組織中，祕書部門還承擔著處理公共關係的職能。祕書部門應本著的：“廣結良緣，內求團結，外求發展”的原則處理好各種公共關係。主要有：

負責政府機關內外工作聯絡、友好訪問的聯絡與接待事宜;

負責企業與政府部門之間的工作聯絡和關係處理;

做好政府機關的人民群眾的來信來訪工作;

處理好組織與新聞媒介的關係;

處理好組織與社群公眾的關係;

溝通、聯絡、協調企業與股東之間的關係;

主動收集、接受並處理內部員工對組織的反映、意見和建議等;

處理好顧客和客戶對企業的投訴、批評等;

根據組織規定或主管授意，做好對員工的祝賀、探訪、慰問等工作。