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辦公室文員必需的辦公軟體知識

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  Word絕招:

辦公室文員必需的辦公軟體知識

一、 輸入三個“=”,回車,得到一條雙直線;

二、 輸入三個“~”,回車,得到一條波浪線;

三、 輸入三個“*”或 “-”或 “#”,回車,驚喜多多;

在單元格內輸入=now() 顯示日期

在單元格內輸入=CHOOSE(WEEKDAY(I3,2),"星期一","星期二","星期三","星期四","星期五","星期六","星期日") 顯示星期幾

  Excel常用函式大全

  1、ABS函式

函式名稱:ABS

主要功能:求出相應數字的絕對值。

使用格式:ABS(number)

引數說明:number代表需要求絕對值的數值或引用的單元格。

應用舉例:如果在B2單元格中輸入公式:=ABS(A2),則在A2單元格中無論輸入正數(如100)還是負數(如-100),B2中均顯示出正數(如100)。

特別提醒:如果number引數不是數值,而是一些字元(如A等),則B2中返回錯誤值“#VALUE!”。

  2、AND函式

函式名稱:AND

主要功能:返回邏輯值:如果所有引數值均為邏輯“真(TRUE)”,則返回邏輯“真(TRUE)”,反之返回邏輯“假(FALSE)”。

使用格式:AND(logical1,logical2, ...)

引數說明:Logical1,Logical2,Logical3……:表示待測試的條件值或表示式,最多這30個。

應用舉例:在C5單元格輸入公式:=AND(A5>=60,B5>=60),確認。如果C5中返回TRUE,說明A5和B5中的數值均大於等於60,如果返回FALSE,說明A5和B5中的數值至少有一個小於60。

特別提醒:如果指定的邏輯條件引數中包含非邏輯值時,則函式返回錯誤值“#VALUE!”或“#NAME”。

  3、AVERAGE函式

函式名稱:AVERAGE

主要功能:求出所有引數的算術平均值。

使用格式:AVERAGE(number1,number2,……)

引數說明:number1,number2,……:需要求平均值的數值或引用單元格(區域),引數不超過30個。

應用舉例:在B8單元格中輸入公式:=AVERAGE(B7:D7,F7:H7,7,8),確認後,即可求出B7至D7區域、F7至H7區域中的數值和7、8的平均值。

特別提醒:如果引用區域中包含“0”值單元格,則計算在內;如果引用區域中包含空白或字元單元格,則不計算在內。

  4、COLUMN 函式

函式名稱:COLUMN

主要功能:顯示所引用單元格的列標號值。

使用格式:COLUMN(reference)

引數說明:reference為引用的單元格。

應用舉例:在C11單元格中輸入公式:=COLUMN(B11),確認後顯示為2(即B列)。

特別提醒:如果在B11單元格中輸入公式:=COLUMN(),也顯示出2;與之相對應的還有一個返回行標號值的函式——ROW(reference)。

5、CONCATENATE函式

函式名稱:CONCATENATE

主要功能:將多個字元文字或單元格中的資料連線在一起,顯示在一個單元格中。

使用格式:CONCATENATE(Text1,Text……)

引數說明:Text1、Text2……為需要連線的字元文字或引用的單元格。

應用舉例:在C14單元格中輸入公式:=CONCATENATE(A14,"@",B14,""),確認後,即可將A14單元格中字元、@、B14單元格中的字元和連線成一個整體,顯示在C14單元格中。

特別提醒:如果引數不是引用的單元格,且為文字格式的,請給引數加上英文狀態下的雙引號,如果將上述公式改為:=A14&"@"&B14&"",也能達到相同的目的。

  6、COUNTIF函式

函式名稱:COUNTIF

主要功能:統計某個單元格區域中符合指定條件的單元格數目。

使用格式:COUNTIF(Range,Criteria)

引數說明:Range代表要統計的單元格區域;Criteria表示指定的條件表示式。

應用舉例:在C17單元格中輸入公式:=COUNTIF(B1:B13,">=80"),確認後,即可統計出B1至B13單元格區域中,數值大於等於80的單元格數目。

特別提醒:允許引用的單元格區域中有空白單元格出現。

  7、DATE函式

函式名稱:DATE

主要功能:給出指定數值的日期。

使用格式:DATE(year,month,day)

引數說明:year為指定的年份數值(小於9999);month為指定的月份數值(可以大於12);day為指定的天數。

應用舉例:在C20單元格中輸入公式:=DATE(2003,13,35),確認後,顯示出2004-2-4。

特別提醒:由於上述公式中,月份為13,多了一個月,順延至2004年1月;天數為35,比2004年1月的實際天數又多了4天,故又順延至2004年2月4日。

  8、函式名稱:DATEDIF

主要功能:計算返回兩個日期引數的差值。

使用格式:=DATEDIF(date1,date2,"y")、=DATEDIF(date1,date2,"m")、=DATEDIF(date1,date2,"d")

引數說明:date1代表前面一個日期,date2代表後面一個日期;y(m、d)要求返回兩個日期相差的年(月、天)數。

應用舉例:在C23單元格中輸入公式:=DATEDIF(A23,TODAY(),"y"),確認後返回系統當前日期[用TODAY()表示)與A23單元格中日期的差值,並返回相差的年數。

特別提醒:這是Excel中的一個隱藏函式,在函式嚮導中是找不到的,可以直接輸入使用,對於計算年齡、工齡等非常有效。

  9、DAY函式

函式名稱:DAY

主要功能:求出指定日期或引用單元格中的日期的天數。

使用格式:DAY(serial_number)

引數說明:serial_number代表指定的日期或引用的單元格。

應用舉例:輸入公式:=DAY("2003-12-18"),確認後,顯示出18。

特別提醒:如果是給定的日期,請包含在英文雙引號中。

  10、DCOUNT函式

函式名稱:DCOUNT

主要功能:返回資料庫或列表的列中滿足指定條件並且包含數字的單元格數目。

使用格式:DCOUNT(database,field,criteria)

引數說明:Database表示需要統計的單元格區域;Field表示函式所使用的資料列(在第一行必須要有標誌項);Criteria包含條件的單元格區域。

應用舉例:如圖1所示,在F4單元格中輸入公式:=DCOUNT(A1:D11,"語文",F1:G2),確認後即可求出“語文”列中,成績大於等於70,而小於80的數值單元格數目(相當於分數段人數)。

特別提醒:如果將上述公式修改為:=DCOUNT(A1:D11,,F1:G2),也可以達到相同目的。

11、FREQUENCY函式

函式名稱:FREQUENCY

主要功能:以一列垂直陣列返回某個區域中資料的頻率分佈。

使用格式:FREQUENCY(data_array,bins_array)

引數說明:Data_array表示用來計算頻率的一組資料或單元格區域;Bins_array表示為前面陣列進行分隔一列數值。

應用舉例:如圖2所示,同時選中B32至B36單元格區域,輸入公式:=FREQUENCY(B2:B31,D2:D36),輸入完成後按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認,即可求出B2至B31區域中,按D2至D36區域進行分隔的各段數值的出現頻率數目(相當於統計各分數段人數)。

 特別提醒:上述輸入的是一個數組公式,輸入完成後,需要通過按“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵進行確認,確認後公式兩端出現一對大括號({}),此大括號不能直接輸入。

  12、IF函式

函式名稱:IF

主要功能:根據對指定條件的邏輯判斷的真假結果,返回相對應的內容。

使用格式:=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false)

引數說明:Logical代表邏輯判斷表示式;Value_if_true表示當判斷條件為邏輯“真(TRUE)”時的顯示內容,如果忽略返回“TRUE”;Value_if_false表示當判斷條件為邏輯“假(FALSE)”時的顯示內容,如果忽略返回“FALSE”。

應用舉例:在C29單元格中輸入公式:=IF(C26>=18,"符合要求","不符合要求"),確信以後,如果C26單元格中的數值大於或等於18,則C29單元格顯示“符合要求”字樣,反之顯示“不符合要求”字樣。

特別提醒:本文中類似“在C29單元格中輸入公式”中指定的單元格,讀者在使用時,並不需要受其約束,此處只是配合本文所附的例項需要而給出的相應單元格,具體請大家參考所附的實例文件。

  13、INDEX函式

函式名稱:INDEX

主要功能:返回列表或陣列中的元素值,此元素由行序號和列序號的索引值進行確定。

使用格式:INDEX(array,row_num,column_num)

引數說明:Array代表單元格區域或陣列常量;Row_num表示指定的行序號(如果省略row_num,則必須有 column_num);Column_num表示指定的列序號(如果省略column_num,則必須有 row_num)。

應用舉例:如圖3所示,在F8單元格中輸入公式:=INDEX(A1:D11,4,3),確認後則顯示出A1至D11單元格區域中,第4行和第3列交叉處的單元格(即C4)中的內容。

  特別提醒:此處的行序號引數(row_num)和列序號引數(column_num)是相對於所引用的單元格區域而言的,不是Excel工作表中的行或列序號。

  14、INT函式

函式名稱:INT

主要功能:將數值向下取整為最接近的整數。

使用格式:INT(number)

引數說明:number表示需要取整的數值或包含數值的引用單元格。

應用舉例:輸入公式:=INT(18.89),確認後顯示出18。

特別提醒:在取整時,不進行四捨五入;如果輸入的公式為=INT(-18.89),則返回結果為-19。

15、ISERROR函式

函式名稱:ISERROR