目前，在進行財務分析時，多數都是利用手工計算財務指標，其計算工作量較大。另外，企業都是按照上級要求計算財務指標，企業很少自行設計，因而很難更全面更系統地進行財務分析，難以充分發揮本身的積極性和主動性，不利於管理水平的提高。另一種情況是實現會計電算化的單位，在其會計軟體中可能有一些財務分析指標。但這些指標如果不能增加或修改，往往就難以充分滿足各種企業的不同需要。針對上述存在的問題，我們主張利用Excel(電子表格)進行分析，其優點是分析方法不限，分析指標不限，分析內容不限。利用Excel進行分析，大致要經過以下幾個階段：
一、設計報表格式。
要以現行財務報表為基礎，然後在專案上進行一些必要的調整，如增加變動成本、貢獻毛益、固定成本、稅息前利潤、速動資產、長期資產等。需要注意：如果採用自動填列財務資料的方法，調整的專案必須列於會計軟體或Excel模板提供的報表之下，以免自動填列財務資料時對不上行次。
二、針對主欄，增設必要欄目。
包括本期數欄、上期數或計劃數欄、行業平均數欄、比較欄，比較欄可分絕對數與相對數，即差額和百分比。當然，為了清晰起見，欄目也不要設定過多，可以將不同的比較內容置於同一工作簿的不同工作表中。
三、針對主欄，確定分析指標。
一要注意指標的內容，可以根據企業具體需要確定。如經濟效益綜合指標體系、杜邦財務分析體系、破產測試比率體系，另外可以考慮增加利息保證倍數、現金比率、固定比率、固定長期適合率等等指標。二要注意指標的位置，必須在給定的報表格式之下。在確定分析指標時，要遵循以下原則：(1)要根據各種分析目的確定指標。(2)分析指標也有一個與國際接軌的問題。如美國鄧氏公司的`14種比率，美國《報表研究》年刊中登載的11種比率，再如國際著名評估機構的評估指標，都可納入其中。(3)不僅要考慮目前需要，而且要考慮未來需要。科學技術的迅猛發展，知識經濟的出現，在財務指標上必須有較大的創新。(4)為了避免未來損失，應該儘可能將可能需要的指標納入其中，另一方面，指標不能太多太濫，以免喧賓奪主。
四、錄入計算公式。
要迅速、及時地計算財務指標，就要事先將每個計算公式錄入到某一個單元格中。這裡需要注意的問題：一是公式的位置，必須與要計算的指標在同一行；二是公式的寫法，如果引用其他單元格的資料要用該單元格的地址來表示，至於用絕對單元格還是用相對單元格則視需要而定。一般說來用相對單元格即可。
五、填列財務資料。
填列報表資料有兩種方法：一是手工錄入，二是自動生成。其中自動生成又分兩種情況，一是利用電算會計報表，其基本作法是首先調出電算會計報表檔案。然後另存為l檔案，接著儲存、關閉，最後再用Excel調出所另存的檔案即可。H是利用資料庫，其基本作法是首先在Excel下調出資料庫檔案，然後輸入分析內容，最後另存。具體過程為：Excel——開啟檔案——檔名(字尾)——輸入指標和公式——另存——檔名——儲存。
需要說明，在Excel程式中，一般裝有工業、商業、旅遊業、運輸業、金融業等幾個行業財務報表模板，具體包括資產負債表、損益表、利潤分配表、財務狀況變動表。如果手工輸入，應該先開啟某報表模板，然後錄入原始資料，生成報表後，再複製到分析檔案中。這種方法的特點是無需計算流動資產、固定資產淨值、資產總值、負債總額等合計欄，由系統自動生成。但是由於財務狀況變動表已被現金流量表所取代，故現金流量表需自行編制或自制模板。如果是施工、房地產、股份制、外商投資等企業，由於系統未提供各種報表模板，企業也應自制。
六、生成分析結果。
當完成了上述步驟後，各分析指標的結果就自動生成了。如果為了直觀，還可以將結構分析、趨勢分析的結果在圖表中反映出來。
七、採取保護措施。
為了防止已輸入單元格中的公式被誤刪、誤改，或人為篡改，為了防止報表資料的洩密和修改，同時為了工作表下次繼續使用，可以將分析表的格式即各專案單元格和帶有公式的單元格設定密碼保護。如果不擬顯示公式，還可將公式予以隱藏。其作法是：首先，將某些單元格(主欄專案和賓欄專案之外而又不帶有公式的單元格)排除在保護範圍之外。即：選定——格式——單元格——保護——對上述單元格選定為不“鎖定”；然後，再對擬保護的帶有公式的單元格設定為鎖定、隱藏，方法同上；最後，再對工作表進行保護，即：工具——保護——保護工作表——選項——選擇對話方塊的“內容”等項——輸入密碼——確定——再輸入——密碼——確定。這樣就實現了保護。當下次再開啟時，必須輸入密碼。當然，對整個分析檔案還可設定開啟口令和修改權口令保護。
最後，需要注意，如果原來設計的欄次、指標不敷應用，則也可對財務報表進行調整，增加主欄或增加賓欄，追加分析專案。但設定保護後，必須撤銷對工作表的保護，修改後還要對檔案重新命名。
