排序是資料處理中的經常性工作，Excel排序有序數計算（類似成績統計中的名次）和資料重排兩類。本文以幾個車間的產值和名稱為例，介紹Excel 2000/XP的資料排序方法。
一、數值排序
1、RANK函式
RANK函式是Excel計算序數的主要工具，它的語法為：RANK（number，ref，order），其中number為參與計算的數字或含有數字的單元格，ref是對參與計算的數字單元格區域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升序方式）。
例如要計算E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值，計算各車間產值排名的方法是：在F2單元格內輸入公式 “=RANK（E2，$E:$E）”，敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式複製到剪貼簿，選中F3、F4單元格按 Ctrl+V，就能計算出其餘兩個車間的產值排名為3和1。美文坊提醒大家如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E:$E，1）”，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。相同數值用RANK函式計算得到的序數（名次）相同，但會導致後續數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與F3相同，則按本法計算出的排名分別是 3、3和1（降序時）。
2、COUNTIF函式
COUNTIF函式可以統計某一區域中符合條件的單元格數目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統計的單元格區域，criteria是以數字、表示式或文字形式定義的條件。其中數字可以直接寫入，表示式和文本必須加引號。
仍以上面的為例，F2單元格內輸入的公式為“=COUNTIF（$E:$E，”>“&E2）+1”。計算各車間產值排名的方法同上，結果也完全相同，2、1和3。
此公式的計算過程是這樣的：首先根據E2單元格內的數值，在連線符&的作用下產生一個邏輯表示式，即“>176。7”、 “>167。3”等。COUNTIF函式計算出引用區域內符合條件的單元格數量，該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重複資料計算得到的結果與RANK函式相同。
3、IF函式
Excel自身帶有排序功能，可使資料以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函式結合，可以計算出沒有空缺的排名。以上例中E2、E3、E4單元格的產值排序為例，具體做法是：選中E2單元格，根據排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有資料按要求重新排列。
假如資料是按產值由大到小（降序）排列的，而您又想賦予每個車間從1到n（n為自然數）的`排名。可以在G2單元格中輸入1，然後在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2，G3，G3+1）”，只要將公式複製到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產值排名。
二、文字排序
選舉等場合需要按姓氏筆劃為文字排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將上例資料表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法：選中排序關鍵字所在列（或行）的首個單元格，單擊Excel“資料”選單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話方塊“方法”下的“筆畫排序 ”，再根據資料排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”後回到“排序”對話方塊。如果您的資料帶有標題行，則應選中“有標題行”（反之不選），然後開啟“主要關鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）後“確定”，表中的所有資料就會據此重新排列。提醒大家此法稍加變通即可用於“第一名”、“第二名”等文字排序，請讀者自行摸索。
三、自定義排序
如果您要求Excel按照金工車間、鑄造車間和個人簡歷表格的特定順序重排工作表資料，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方法解決：首先單擊Excel“工具”選單下的“選項”命令，開啟“選項”對話方塊中的“自定義序列”選項卡。選中左邊“自定義序列”下的“新序列 ”，游標就會在右邊的“輸入序列”框內閃動，您就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在於工作表中，可以選中序列所在的單元格區域單擊“匯入”，這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。提醒大家無論採用以上哪種方法，單擊“新增”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用。
使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要開啟“排序選項”對話方塊中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規則，其他選項保持不動。回到“排序”對話方塊後根據需要選擇“升序”或“降序”，“確定”後即可完成資料的自定義排序。
需要說明的是：顯 示在“自定義序列”選項卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel 提供的自定義序列型別。
