說到oa辦公系統，最開始是基本的審批，以及一些檔案管理，公文流轉，始於政府，也一直被認為扮演著祕書的角色，企業依靠他用於基本的日常行政事務的處理，很難在其他點上開啟一片新天地而今天，隨著協同軟體理論和技術的日趨成熟，協同 OA辦公系統應運產生。它源自傳統 OA辦公系統，但又完全擺脫了原有的侷限，並凸現出其不同與傳統 OA辦公系統的應用和更高層面的價值。
在闡述傳統 OA辦公系統和協同 OA辦公系統的區別之前，讓我們來回顧一下 OA辦公系統的發展歷程及其相應的特點。
回顧：辦公自動化的發展過程
第一代 OA辦公系統起源於政府公文和檔案管理的需求，它實施了企業部分工作流程的自動化和文件的電子化管理。它的特點是以公文處理、檔案管理為核心，辦公其實就是辦文，並形成了以後 OA辦公系統的基本體系。此時 OA辦公系統的架設也多在 C/S 下，無法很好的支援遠端辦公和移動辦公。
第二代 OA辦公系統是從 90 年代中期開始，隨著網際網路( Internet )的興起與發展而產生的。以 Internet 為基礎，第二代 OA辦公系統實現了 B/S 架構，並很好的支援了移動辦公的需求，企業資源不再受到通訊技術的限制。同時， OA辦公系統系統也加入了更多的功能，如 BBS 、新聞釋出、日程安排、人事資訊等，但從本質上來說第二代 OA辦公系統依然以公文和檔案管理為核心內容。
90 年代末期開始，隨著市場環境的變化和協同管理( Collaboration )的興起， OA辦公系統的指導思想開始發生轉變，更多的強調跨地域、跨部門之間的協同， OA辦公系統中也加入了新的協作工具，如即時通訊、專案管理、網路會議、文件共享等等，第三代 OA辦公系統出現了。但此時的 OA辦公系統還是沒有完全突破傳統 OA辦公系統的侷限，實現的協作也僅是區域性的、淺層次的;更多的企業資源依然處於割裂和難以管理的狀態。
縱觀 OA辦公系統的發展歷程，我們發現，辦公自動化很多時候作的工作不過是將手工進行的事務搬到計算機網路上，並利用了計算機技術的一些先進特點，而其本身卻沒有增加多少先進的管理理念和方法。另外，起源於政府的公文和檔案管理的 OA辦公系統也一直很難擺脫最初的定義模式，除了將企業的一些文件、資訊進行了電子化，並在工作流管理上有所增強外，並未給企業帶來更多的價值。同時，儘管第三代 OA辦公系統開始加入新的理念如 " 協同 " ，但從根本上來說，它只是利用了一些簡單的協作工具，從企業管理的整體角度來看，它離真正的 " 協同 " 還有相當的距離。
現狀：使用者面對的 OA辦公系統系統
瞭解了 OA辦公系統的發展歷程和基本特性後，我們不禁要問，那麼現在使用者面對的辦公自動化系統又是怎樣的一個情況呢?
第一類 OA辦公系統：沿襲傳統 OA辦公系統，簡單和低價
開發和銷售這種產品的企業很多，也有一定的客戶群。這類產品價格和開發成本都比較低，它的功能主要是以傳統的收發文管理，檔案管理為主。並加入了一些輔助功能如， BBS 、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能比較簡單且相對獨立，其中包含的各種資訊依然以 " 孤立 " 和 " 靜態 " 的形式存在。總體上來說，這類 OA辦公系統只能幫助企業邁入 " 辦公自動化 " 的初級階段，對希望利用 OA辦公系統提高管理水平的企業來說並沒有多大實質性的幫助。
第二類 OA辦公系統：實現了部分的協作，有一定靈活性
第二類 OA辦公系統相對來說是比較先進的 OA辦公系統，它開始納入一定的協同管理思想，在功能上也進行了相當的改進，除了對工作流程的功能進行了加強之外，還利用各種協作工具實現人與人之間、部門與部門之間的協同， OA辦公系統的架構也比較靈活，然而它各方面的功能還是相對獨立的，尤其是與企業的業務還是沒有實現更深層次的對接，其 " 辦公 " 涵義的廣度和深度也沒有達到一個更高的層面。 面對辦公自動化的現狀，我們會問：辦公自動化到底應該為企業帶來什麼應用價值?它將何去何從?實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化的涵義。我們需要的是重新審視企業的管理和資訊化需求，從而挖掘 OA辦公系統新的應用價值。
思考：尋求 OA辦公系統的價值
讓我們先來看一下現實情況中的企業辦公情況。辦公，這裡也可以理解為 " 日常的工作 " 。這個日常工作的涵義是很廣泛的。從人員應用的角度來看，企業管理者希望隨時瞭解整個公司的運作情況，與各部門保持經常性的溝通和交流，從人力資源、財務等方面監控企業的整體情況並支援決策，因此他關注 " 監控和決策 " ;部門領導希望方便的分配工作任務，檢視下屬的工作進展情況，對其做出相應的指導，對業績進行評價，並與上下級和其他部門建立緊密的聯絡，因此他關 ?quot; 管理和協調 " ;普通員工希望可以檢視自己的工作計劃和進度，很方便的利用各種管理工具，例如文件管理、知識庫、客戶管理、專案管理等完成自己的工作任務，因此他關注 " 高效和協作 " 。而從應用內容的角度來看，日常工作事實上涵蓋了對知識、文件、人員、資產、財務、專案等方面的管理，並且每個管理的環節都關聯緊密，相互作用。因此在現實情況中辦公的涵義遠遠超出了我們既定的範圍，傳統 OA辦公系統只是從一個狹義和片面的角度去實現了 " 辦公自動化 " 。因此 OA辦公系統應該從更廣闊的角度來考慮 " 辦公 " 的涵義，並與企業的需求進行緊密的結合。
再來看一下企業當前的資訊化現狀。我們發現，過去的很多應用系統都是相互割裂的，它們往往關注單個或區域性資源的管理，相互之間很少能夠緊密協調起來， " 資訊孤島 " 、 " 應用孤島 " 和 " 資源孤島 " 三大難題不可避免的存在。企業常常面臨溝通不暢，資訊無法及時獲得，管理效率低下，資源和資源之間各自為政，難以統一管理和協調的現狀。尤其是當企業業務流程日益複雜，業務與業務之間關聯與交叉頻繁;人與人，部門與部門，企業與企業的溝通和協作愈發凸現重要性的時候，企業更需要打破各種溝通和管理的屏障，實現對管理和運營各環節的掌控、調配和協作。而傳統 OA辦公系統由於其應用的侷限性難以滿足企業 " 協同管理 " 的需求。因此協同理念和協同應用應該更多的被納入 OA辦公系統中，使其可以對企業各種分散存在或被分隔的資源進行整合，從而讓企業的管理真正提升到一個新的層面。
從以上可以看出，一方面我們應該延展和深化 OA辦公系統的應用，另一方面需要將協同的理念納入 OA辦公系統中，於是便催生了新一代的辦公自動化系統――協同 OA辦公系統。
變革：協同 OA辦公系統實現的飛躍
協同 OA辦公系統基於全新的管理理念和功能體系而設計，因而它呈現出完全不同於傳統 OA辦公系統的特性，在泛微軟體的協同 OA辦公系統產品 e-cology 中，首先可以體現為如下三方面的基本設計思想：
資訊網狀思想：將各種分散的、不規則存在的資訊整合成一張 " 資訊網 " ;業務關聯思想：對各種業務環節進行整合並實現在統一平臺上的統籌管理;隨需而應思想：企業的各種資源，可以被迅速找到並集合到一起，並實現它們之間通暢的溝通和協作。
基於這三大基本思想體系設計的協同 OA辦公系統一方面打造了高度 " 協同 " 的管理和辦公環境，另一方面大大深化了 OA辦公系統的應用，從而完全突破了傳統 OA辦公系統的侷限，有效幫助企業整合各種資源，提升管理：
關聯：企業的分析和決策來源於準確、全面和及時的資訊，而 " 孤島式 " 的資訊一方面很難全面反應真實的情況，另一方面也容易造成資料混亂、更新不及時、難以統一管理和獲取等問題。在傳統 OA辦公系統中，例如銷售經理要審批一項費用報銷單，如果他對這筆費用的來龍去脈不清楚，就很難從這張報銷單上獲得更多的資訊，因為他所獲得的僅僅是一些靜態的，表面的資訊;這個時候他可能要通過不同的應用系統去查詢更多的資訊，或者與相關人員進行交流，這樣就大大降低了工作的效率和準確性。而在協同 OA辦公系統中，由於資訊之間已經建立了各種關聯，因而銷售經理可以從這張報銷單開始，迅速提取其他的相關資訊，如報銷事件的來龍去脈、涉及到的客戶或專案、提交人的情況、原始單據或憑證的掃描等，同時又不必在不同的應用系統之間切換。通過這樣的關聯，為企業真實的還原了資訊本來 ?quot; 網狀結構 " ，從而為管理掃除了資訊獲取不全面和不及時的障礙。
深化：企業管理涉及到的環節是眾多的。現代化企業就象一臺不停運轉著的精密機器，而各種管理和運營環節就象是機器上的各個部件，相互之間有著千絲萬縷的關係，並且必須為企業的共同目標而實現一致性的運作。例如一個產品的銷售，涉及到產品的功能和質量(產品研發、質量監控及升級)、產品的市場宣傳(宣傳平臺、宣傳檔案和方式)、具體銷售業務的開展(客戶管理、專案跟蹤、合同簽訂)、相關費用的報銷(單據填寫、流程審批、資料更新)等，而這些業務是否能夠被很好的管理並實現統一性的協調將直接影響到產品的銷售成果。傳統 OA辦公系統由於其侷限性，所涵蓋的管理深度及廣度都是十分有限的，因而很難對這樣的一些比較複雜的業務過程進行管理，當然就更難以支援整個業務鏈的平滑運作了。而在協同 OA辦公系統中，對管理範疇進行了深化和延伸，因而可以讓企業方便的對更多的環節進行整合和統籌管理。
協作：要實現良好的協作，首先需要突破物理邊界和組織邊界，讓處於不同的地理位置，不同組織的人員可以進行無障礙的溝通;其次，需要對整個的協作進行管理，讓協作的物件為共同目標而進行一致性的、協調的動作，對協作過程進行監控、調整，對協作產生的資訊進行完整的保留，並以知識的方式進行再利用;第三，由於協作發生在企業的各個運營環節中，因此還需要一定的應用廣度來支援對其的`管理。在傳統 OA辦公系統中，協作往往是淺層次的，郵件、 BBS 、即時聊天工具、工作流程等雖然可以實現一部分的協作，然而它們的涵蓋面十分有限，溝通的內容零散，之後也很難對其結果進行進一步的整理。而在協同 OA辦公系統中，由於各種資源之間的屏障被打破，因而這樣的協作可以貫穿於各個環節並容易得到集中的管理。如協作的內容可以是企業積累的各種知識文件，專案進展中的某個任務，或是企業的一個合同會籤流程，一種需要分配的物資;協作的物件可以是一人對一人，或多人對多人，可以發生在企業同一部門員工之間，也可以發生在跨部門員工之間，還可以是不同企業，企業與客戶或合作伙伴之間的協作;協作的方式可以是知識文件、主題討論區、網上會議、即時聊天、任務分配等。同時，協作的過程和結果可以得到很好的記錄，並最終形成知識體系的一部分。
總結來說，協同 OA辦公系統基於三大基本思想體系，在 " 關聯 " 、 " 深化 " 和 " 協作 " 方面體現了其完全不同於傳統 OA辦公系統的應用，把 OA辦公系統與企業管理的需求真正的相結合，從而給 " 辦公自動化 " 帶來了更高層面的價值。
展望：協同 OA辦公系統的發展方向
e-cology 現在已經在全國範圍內積累了眾多的使用者，同時，其自身也在不斷的完善和提升。隨著管理思想和資訊科技的發展，我們相信協同 OA辦公系統將越來越體現出它的獨特優勢，並在如下三方面進一步提升其應用：
協同化：協同化不僅僅是企業管理理念發展的趨勢，也是資訊科技發展的趨勢。協同 OA辦公系統一方面將加強自身 " 內含 " 的協同性，更多的突破資源之間的壁壘，提供一個暢通無阻的工作環境;另一方面，由於協同 OA辦公系統的定位並不在於取代其他專業管理軟體，而在於提供融合孤立資源的平臺，因此它也將加強其 " 外延 " 的協同性，以各種技術手段實現與其他專業軟體更多的互動和對接。
智慧化：協同 OA辦公系統不僅要能充當企業辦公的助手，更要能進一步充當 " 參謀 " 的角色。這就意味著協同 OA辦公系統不僅僅是資訊的載體，更是資訊的分析工具，能夠實現對資料的加工和轉換，提供從基本查詢、報表和智慧分析的一系列工具，並以各種形象的方式展現，從而為企業考察運營情況、分析當前問題所在，制定未來發展計劃等方面提供更多的決策支援。
知識化：協同 OA辦公系統還應是企業知識管理的工具。尤其是在知識經濟 下，知識已經成為企業能夠獲得發展的核動力，而不再是辦公事務本身帶來的短期利益。協同 OA辦公系統將利用自身的優勢，更多的關注知識的收集、積累與繼承，並提供相應的知識管理工具，以幫助提升企業及員工的內在能力，以實現其可持續性的發展。
可見如今的oa辦公系統在協同化，智慧化和知識化發展的道路上，可見已經從最傳統的文祕轉變到如今的海闊天空，適合企業基本的需求，為企業實現資訊化，作為企業的管理工具，更好的為企業服務。
