辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。以下是本站小編整理的關於辦公自動化的介紹內容，歡迎閱讀!
辦公自動化 (新型辦公方式)
辦公自動化(Office Automation,簡稱OA)是將現代化辦公和計算機技術結合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中採用各種新技術、新機器、新裝置從事辦公業務，都屬於辦公自動化的領域。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最後實現提高決策效能的目的。
OA基本概念
計算機的誕生和發展促進了人類社會的進步和繁榮，作為資訊科學的載體和核心，電腦科學在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事業單位工作中，是採用Internet/Intranet技術，基於工作流的概念，以計算機為中心，採用一系列現代化的辦公裝置和先進的通訊技術，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、儲存和使用資訊，使企業內部人員方便快捷地共享資訊，高效地協同工作;改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化辦公裝置中，由人與技術裝置構成服務於某種辦公業務目的的人一機資訊處理系統。
OA未來： “以人為本”是協同的精髓
企業的核心管控環節包括各項事務都存在一個事前規劃預測、事中執行監控、事後分析優化的迴圈體系，都要有一個目標制定、分解執行落地、執行中資源協助、執行後分析優化的過程，不管是流程管理、知識管理還是目標績效、計劃任務管理。當我們把目光聚焦到執行者身上，就很輕易地得出以人為中心的協同運營導航平臺的原型：這個平臺需要能夠明確地傳達他的工作體系是怎樣的、目標是什麼、執行落地的步驟該怎麼操作、執行過程中所需要的資源應該從哪裡獲取，以及執行的過程可以怎樣來優化等等，而這個執行的過程支撐著企業各項事務的落地和效果。因此，以人為中心是協同的精髓之所在。
相關工具
日事情是辦公自動化工具，讓辦公智慧。
世間錘是辦公自動化工具。
OA功能介紹
OA軟體的核心應用是：流程審批、協同工作、公文管理(國企和政府機關)、溝通工具、文件管理、資訊中心、電子論壇、計劃管理、專案管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統整合、門戶定製、通訊錄、工作便籤、問卷調查、常用工具(計算器、萬年曆等)。[2]
OA管理平臺基於“框架+應用元件+功能定製平臺”的架構模型，主體部分由30多個子系統組成，包括資訊門戶、協同工作、工作流程、表單中心、公文流轉、公共資訊、論壇管理、問卷調查、計劃管理、會務管理、任務管理、關聯專案、關聯人員、文件管理、外部郵件、線上考試、車輛管理、物品管理、裝置管理、常用工具、辦理中心、線上訊息、督辦系統、簡訊平臺、常用工具、人事管理、功能定製平臺、整合平臺、系統管理等，近萬個功能點。
OA的五大特性
OA強調辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟體就應具備幾大特性：易用性、健壯性、開放性、嚴密、實用。
易用性
沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。
管理落地必須面向全員，所以，軟體也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟體都是需要培訓的，不過上網卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟體而言，走網頁風格可能是個最佳選擇。
健壯性
必須具備超大使用者、高併發應用的穩定性。
管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟體也必須能保證全員應用的穩定性，尤其是針對集團型企業，軟體必須具備超大使用者、高併發應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現實的集團業務，從而造成不可估量的損失[3] 。
堅持網路風格是最大限度提升軟體健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用併發數的並不是軟體平臺本身，而是硬體和網路速度;也就是說，從理論上講，類似的軟體平臺沒有嚴格的併發數限制。
開放性
能夠與其它軟體系統完成必要的關聯性整合應用。
管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟體能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟體必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟體系統中自動獲取相關資訊，並完成必要的關聯性整合應用。 從技術上看，採用整合性強的技術架構(J2EE)作為底層設計對軟體的整合性會有決定性的幫助。如此，軟體就能預留大量介面，為整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合專案把控等等實際操作技能要求。
嚴密性
必須同時實現資訊資料上的大集中與小獨立的和諧統一。
企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面必須有統一的.資訊平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的資訊空間。所以，軟體不僅要實現“使用者、角色和許可權”上的三維管控，還必須同時實現資訊資料上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“使用者、角色、許可權+資料”的四維管控，具備全面的門戶功能。
實用性：80%標準化+20%個性化的絕配。
實用性
軟體功能必須與管理實務緊密結合，否則藥不對症，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業管理發展的要求。
現實中，企業一方面需要軟體盡最大可能的滿足現有需求，另一方面，管理本身也是個不斷髮展的過程，所以，企業又需要軟體能夠滿足發展的需求。面對這個現實與發展間的矛盾，業界常見的有三種解決模式，專案化、產品化和平臺化。
OA發展歷程
OA是將現代化辦公和計算機網路功能結合起來的一種新型的辦公方式[4] 。辦公自動化沒有統一的定
義，最後實現提高決策效能的目的。
第1代OA：硬體配置階段
第2代OA：資料處理自動化階段
第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段
第4代OA：無障礙工作流自動化階段
第5代OA：協同工作型辦公自動化(流程管理)
第6代OA：協同發展型辦公自動化(流程管理)
第7代OA：移動OA
OA軟體技術
九大特點
1.“可行性和適應性”
所謂可行性，是指需求提煉時，應該吻合適合核心需要，滿足主要功能，而不是超越當前技術水平放衛星!
所謂適應性，是指產品的實施條件和應用條件，要吻合企業當前的環境，超越環境搞畝產萬斤糧的大躍進是註定要失敗的。
核心需求的吻合度，是OA價值兌現的保障，使用者在工作流程、公文管理等方面的核心需求的滿足度是專案成功的基礎。
2.“前瞻性和實用性”
OA系統的開發設計，即要考慮到最大限度的增加系統的價值，最大限度的吻合各應用者的需求，充分考慮系統今後功能擴充套件、應用擴充套件、整合擴充套件多層面的延伸，實施過程應始終貫徹面向應用，圍繞應用，依靠應用部門，注重實效的方針。同時又要兼顧到成本控制、專案週期控制等因素，因此在功能的部署上也需要遵循實用主義。
3. “先進性和成熟性”
先進的管理理念、技術和方法，可以提升企業的競爭力，延長系統的生命週期，但同時，任何創新都意味著小白兔實驗，風險較大，因此又要注意軟體系統、硬體裝置、開發工具、軟體產品的是否成熟，在先進性和成熟性之間找到平衡點，成為價值最大化的關鍵。
4. “開放性和標準性”
資料孤島、資訊孤島、應用孤島，已經成為多年資訊化建設後的後遺症，而解決這些孤島的關鍵因素在於開放，解決這些孤島的效率取決於標準化。
如同我們的插座和插頭的關係、如同我們的外設和usb口的關係，OA系統是否足夠開放和標準化，成為架構設計時首要考慮的問題。
在當前和未來，OA系統需要輕鬆與各種作業系統、中介軟體、資料庫、業務系統及工具軟體進行平滑對接，當前主流的廠商都在這方面做了充分的考量。
5. “可靠性和穩定性”
OA系統裡流轉了大量的管理資料，因此必須是可靠的，一般的人為和外部的異常事件不應該引起系統的崩潰;當系統出現問題後能在較短的時間內恢復，而且系統的資料是完整的，不會引起資料的不一致。
6. “安全性和保密性[3] ”
OA系統的開發設計既考慮資訊資源的充分共享，更要注意資訊的保護和隔離，因此係統應分別針對不同的應用、不同的網路通訊環境和不同的儲存裝置，採取不同的措施，包括系統安全機制、資料存取的許可權控制等以確保系統的安全性。
其中，採取的措施包括但不限於以下
平臺安全：架構設計考慮安全性要求，平臺軟體達到安全設計標準。
應用安全：許可權控制、支援身份認證介面、防篡改、防暴力破解等措施完善，並且可以跟USBkey、CA、IP地址限制等各種安全措施進行方案組合。
資料安全：支援文件安全軟體整合技術，從而做到資料傳輸加密、遠端安全訪問、資料儲存加密，並且可以VPN等各種安全方式進行繫結，支援入侵檢測與防禦系統、防火牆的應用。
容災備份：支援各種容災的軟硬體裝置的使用等。
管理安全：提供完善的日誌功能，能夠記錄系統使用人員的關鍵操作，保證系統應用的安全
密碼策略：初始密碼強制更改、啟用圖形驗證碼、支援USBkey介面、密碼過期控制、密碼錯誤次數控制、密碼強度設定等，從而防止暴力破解和惡意攻擊。
系統網絡卡MAC和IP的繫結;支援CA認證、數字簽名加密技術;支援電子鑰匙(Ukey)技術和指紋Ukey技術;支援安全套接(SSL)技術;軟體系統嚴密、靈活的訪問安全控制，功能授權與資料範圍授權結合;
系統有整體的使用者/許可權管理體系，可統一進行使用者/許可權的管理，實現到欄位級的查詢、修改、管理許可權控制;系統提供使用者認證、資料傳輸、資料儲存、數字簽名等安全手段介面，可在各個環節提供對第三方安全認證系統的支援。
7. “可擴充套件性和易維護性”
為了適應未來的業務拓展和專案的功能擴充套件，必須充分考慮以最簡便的方法、最低的投資，實現軟體系統的擴充套件和維護擴充套件。
因此，在OA軟體系統的開發設計中，需要考慮到應用及系統不斷擴充套件的要求，以形成一個易於管理、可持續發展的體系結構。未來業務的擴充套件只須在現有機制的基礎上，增加新的應用與服務模組。一方面當應用量增加，使用者數增加時系統可以平滑增加伺服器的方式來支撐新的壓力要求;一方面，當新的技術和產品出現進行升級時，系統能夠平滑過渡而不影響使用者的使用;另一方面，產品有新的功能增加時，可以通過外掛和模組定製平臺的方式，輕鬆實現業務的擴充套件。
在裝置選擇及網路方案上堅持開放性原則，使系統對各種硬體裝置的互連互通;在軟體上支援跨平臺和開放資料介面，便於與其它系統軟體互相整合，未來支援與業務系統、門戶等系統的單點登入整合，在可獲得相應系統的資料結構情況下，實現與這些系統的應用、門戶、資料等各層面上無縫連線。
系統的管理和維護，應該採用集權和分權相平衡的思想，如OA產品設定了系統管理、應用管理和個人管理對系統進行分層授權和分層維護。
利用系統提供的工具，無須編寫程式碼，方便使用者自行進行客戶化功能改造，方便使用者自行定製介面資料項的顯示;同時在網路或系統出現問題時能及時、快速地恢復系統的正常執行，保證系統的可恢復性，具有較高網路系統的抗干擾能力。
8. “美觀性和易用性”
系統使用者介面的設計採用Web2.0使用者介面設計技術，介面根據使用者需求靈活更改(增強標籤分類特性)，注重使用者體驗，使系統各項功能易見、易學、易用、易維護、易管理。
作為全員應用系統，易用性和使用者體驗是專案成敗的關鍵要素。所提供的產品採用B/S的登入方式、可以採用電腦、手機等各種方式下登入，採用了AJAX、圖形化編輯器等各種新技術，並且易讀、易理解、易操作，使用者介面簡潔、美觀、友好，易於使用者掌握、操作和使用;系統管理的使用及管理也以簡便、易於操作、方便實用為準則。
嚴格遵循易用性六原則，實現從產品的部署、登入、使用、維護、升級、擴充套件的全方位易用，從而提升系統的黏著度; 提供統一的訪問地址，便於使用者使用。在登入頁為使用者提供加入收藏、設為首頁等操作，方便使用者以後快速訪問系統;具備風格一致的友好的使用者介面，圖形顯示直觀，工作流程從設計到使用全程圖形化;
美觀性，相比易用性來講並不是很重要，這如同一個美麗的姑娘，第一眼打動你的可能是表象，然後持續感動你的往往是她的內在。
9. “大併發能力支撐”
作為集團化、多組織、大使用者的單位，OA軟體系統的開發設計，應該支援應用和資料庫等多重負載均衡能力，支援附件伺服器和資料庫伺服器分離技術，從而支援數萬使用者同時線上和同時操作的能力，不會因為使用者數的增長或者資訊量的增長，而導致系統響應能力下降。
