無論你是在電腦旁邊寫書的作者還是在報社工作的編輯，每天都會使用Word對大量文字進行編輯和排版。下面小編整理了word的基本排版知識，供大家參閱。
第一節 文字的格式
在文件中如何輸入一個X的平方：先輸入“X2”，然後將2選中，開啟“格式”選單，單擊“字型”命令，開啟“字型”對話方塊，在下面的“效果”欄中選擇“上標”，單擊“確定”按鈕，這樣就可以了。
這個上標是文字格式的一種，在Word裡，有關字的特殊效果基本上是用文字格式來實現的。下面說一下文字的格式：
1.常用文字格式
文字的格式可以說就是文字的外觀，文字的字型和字號是最常用的文字格式。此外在Word裡面可以設定的文字格式還有很多。我們來看一下：選中這裡第一段的文字，單擊工具欄上的這個“加粗”按鈕，選中文字的筆畫就變粗了;再單擊這個按鈕，讓按鈕彈起來，文字又恢復原狀了;單擊這個“傾斜”按鈕，可以把文字變成斜體顯示;單擊“下劃線”按鈕，選中的文字下面就出現了下劃線。想把這個下劃線設定成紅色的波浪線，單擊“下劃線”按鈕中的下拉箭頭，選擇這種波浪線，下劃線變成波浪線了;再單擊這個箭頭，這次選擇“下劃線顏色”項，從彈出的顏色面板中選擇“紅色”，在文件中單擊取消選擇狀態，它就變成你要的樣子了。
2.新增邊框和底紋
選中文字，單擊工具欄上的“字元邊框”按鈕，選中的文字周圍就出現了一個邊框，再單擊這個“字元底紋”按鈕，文字又新增上了底紋。給文字新增邊框和底紋不但能夠使這些文字更引人注目，而且可以使文件更美觀。當然，讓文字以不同的顏色顯示，也能起到突出顯示的作用。選中文字，單擊“格式”工具欄上的“字型顏色”按鈕中的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“粉紅”，文字的顏色就改變了，取消選定，在Word中還可以對文字在橫向上進行縮放：選中文字，單擊“字元縮放”按鈕中的下拉箭頭，選擇150%，文字就變寬了。
3.設定動態效果
選中文字，開啟“格式”選單，單擊“字型”命令，開啟“字型”對話方塊，單擊“文字效果”選項卡，單擊“動態效果”列表中的“赤水情深”，單擊“確定”按鈕，這樣就設定好了。剛才的那個對話方塊裡好像還有很多選項，這些也都是文字的格式，不過我們平常能用到的不多。如果你感興趣的話，可以看對話方塊的預覽框中顯示的效果。
4.西文字型的中文格式
選中要設定的文字，開啟“格式”選單，單擊“字型”命令，開啟“字型”對話方塊，在這裡就可以設定文字的格式了。需要說明的是，這裡的字型設定是把中文字型是和西文字型分開的，而不是像工具欄把中西文一起設定。單擊“中文字型”下拉列表框，選擇“黑體”，單擊“西文字型”下拉列表框，選擇“使用中文字型”，這樣就可以讓西文字型也使用黑體。在“字形”列表框中選擇“加粗”，從預覽框中可以看到文字的變化，它的作用相當於選擇了工具欄中的“加粗”按鈕;從字號列表框中選擇“二號”，預覽框中的文字同時變大了;單擊“文字顏色”下拉列表框中的箭頭，單擊“其它顏色”按鈕，從彈出的顏色設定對話方塊中選擇想要的顏色，單擊“確定”按鈕，把顏色賦給選定的文字;單擊“下劃線”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇這種較粗的雙線，然後這裡的“下劃線顏色”就成為可選項了。單擊這個下拉箭頭，從面板中選擇“粉紅”，單擊“確定”按鈕，選中的文字格式就設定好了。
第二節 段落的格式
1.段落間距
把游標定位在要設定的段落中，開啟“格式”選單，選擇“段落”命令，開啟“段落”對話方塊，在“間距”選擇區中，單擊“段後”設定框中向上的箭頭，把間距設定為“6磅”，單擊“確定”按鈕，這樣這個段落和後面的段落之間的距離就拉開了，這裡的段和段之間並不是用回車來分開的。
2.對齊方式
在Word裡我們通常用的.段落的對齊方式有四種，分別是兩端對齊、居中、右對齊和分散對齊。這表示游標所在段落的對齊方式是兩端對齊;我們單擊這個“居中”按鈕，這是居中的效果;單擊“右對齊”按鈕，這是右對齊的效果，再單擊這個“分散對齊”按鈕，文字就這樣來排列了。
Word的左對齊，因為用得比較少，所以在W
ord裡沒有把左對齊按鈕放到工具欄上來。日常使用中通常都是用兩端對齊來代替左對齊。實際上，左對齊的段落裡最右邊是不整齊的，會有一些不規則的空，而兩端對齊的段落則沒有這個問題。
3.段落行距
行距就是行和行之間的距離，選中全文，開啟“格式”選單，單擊“段落”命令，單擊對話方塊中“行距”下拉列表框中的下拉箭頭，選擇“1.5倍行距”，單擊“確定”按鈕，就可以改變整個文件的全部行距了。
4.段落的縮排
段落的縮排有首行縮排、左縮排、右縮排和懸掛縮排四種形式，標尺上有這幾種縮排所對應的標記。這幾個標記分別代表了段落不同部分的位置：首行縮排就是一段文字的第一行的開始位置空兩格，首行縮排標記控制的是段落的第一行開始的位置;標尺中左縮排和懸掛縮排兩個標記是不能分開的，但是拖動不同的標記會有不同的效果;拖動左縮排標記，可以看到首行縮排標記也在跟著移動，也就是說懸掛縮排標記隻影響段落中除第一行以外的其它行左邊的開始位置，而左縮排標記則是影響到整個段落的。如果要把整個段的左邊往右挪的話，直接拖這個左縮排標記就行了，而且這樣可以保持段落的首行縮排或懸掛縮排的量不變。右縮排標記表示的是段落右邊的位置，拖動這個標記，段落右邊的位置發生了變化。需要比較精確定位的地方可以按住Alt鍵後再拖動標記，這樣就可以平滑地拖動了。
5.自動套用格式
此外我們還可以利用Word提供的自動套用格式功能來設定一些常用文件的格式：開啟“格式”選單，單擊“自動套用格式”命令，開啟“自動套用格式”對話方塊，選擇套用文件型別為“常用文件”，單擊“確定”按鈕，Word就自動套用了預設的常用文件樣式來給這個文件排版了;當然也可以選擇“信函”和“電子郵件”兩種樣式來進行設定。
6.使用對話方塊
段落格式也可以通過對話方塊來設定：開啟“格式”選單，單擊“段落”命令，開啟“段落”對話方塊，在“縮排”一欄中單擊“特殊格式”下拉列表框，從列表中選擇“首行縮排”，在後面的輸入框中輸入縮排的數值，設定好左右縮排的距離，(可以設定負值)單擊“確定”按鈕，段落的格式就設定好了。
第三節 邊框和底紋
1.段落的邊框和底紋
把游標定位到要設定的段落中，開啟“格式”選單，開啟“邊框和底紋”對話方塊，選擇“方框”，在“線型”列表框中選擇虛線，單擊“顏色”下拉列表框中的箭頭，從彈出的面板中選擇“藍色”，然後在這個“應用範圍”下拉列表框中選擇“段落”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個段落加上了一個邊框。
再來加一個底紋：開啟剛才的對話方塊，單擊“底紋”選項卡，將填充顏色選擇為“灰色-30%”，同樣把“應用範圍”選擇為“段落”，單擊“確定”按鈕，段落的底紋就設定好了)。
還可以通過工具欄來給段落設定邊框和底紋，單擊“常用”工具欄上的“表格和邊框”按鈕，在介面中出現“表格和邊框”工具欄，單擊“繪製表格”按鈕，取消繪製表格狀態;選中要新增邊框的段落，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，從彈出的面板中選擇“外部邊框”按鈕，選中的段周圍就出現了邊框，單擊“底紋”按鈕的下拉箭頭，選擇“灰色30%”，就給選中的文字添加了底紋。
這裡還可以自己定義邊框線：使用“線型”下拉列表框選擇線型為雙線;選擇顏色為“藍色”，單擊“邊框”按鈕的下拉箭頭，選擇“左框線”單擊，就可以給段落設定一個藍色雙線的左框線
2.頁面的邊框和底紋
開啟剛才的對話方塊，單擊“頁面邊框”選項卡，單擊“藝術型”的下拉列表框，選擇第一個“蘋果”單擊，注意這裡的“應用範圍”是“整篇文件”，單擊“確定”按鈕，我們就給這個文件設定了一個藝術型的頁面邊框。
第四節 專案符號和編號
1.自動編號
自動識別輸入：當輸入1，頓號，然後輸入專案，回車，下一行就出現了一個“2、”，如果認為輸入的是編號，就會呼叫編號功能，設定起編號來很方便。不想要這個編號，按一下Backspace鍵，編號就消失了。
2.專案符號
Word的編號功能是很強大的，可以輕鬆地設定多種格式的編號以及多級編號等。一般在一些列舉條件的地方會採用專案符號來進行。選中段落，單擊“格式”工具欄上的“專案符號”按鈕，就給它們加上了專案符號。和去掉自動編號的方法一樣，把游標定位到專案符號的後面，按Backspace鍵，就可以了。另外還有一種作法：把游標定位到要去掉的專案符號的段落中，單擊“格式”工具欄上的“專案符號”按鈕，也可以把這個專案符號去掉。
改變專案符號的樣子：開啟“格式”選單，單擊“專案符號和編號”命令，開啟“專案符號和編號”對話方塊，現在是“專案符號”選項卡，選擇一個喜歡的專案符號，然後單擊“確定”按鈕，就可以給選定的段落設定一個自選的專案符號了。
自定義一個：開啟“專案符號和編號”對話方塊，選擇一個專案符號的樣式，單擊“自定義”按鈕，開啟“自定義專案符號列表”對話方塊，單擊“專案符號”按鈕，開啟“符號”對話方塊，從“字型”列表中選擇一種喜歡的字型，然後選擇一個喜歡的符號，單擊“確定”按鈕，回到“自定義專案符號列表”對話方塊，單擊“確定”按鈕，就可以把剛才選中的符號作為專案符號了。
3.編號設定
開啟“格式”選單，單擊“專案符號和編號”命令，開啟“專案符號和編號”對話方塊，現在這裡預設的就是“編號”選項卡了，有很多的編號可以選擇
想用中文的一、二、三也可以，但要設定一下。選擇一種編號，單擊“自定義”按鈕，開啟“自定義編號列表”對話方塊;從“編號樣式”下拉列表框中選擇中文的“一，二，三 …”，在上面的“編號格式”的輸入框中就出現了我們選擇的樣式，我們在後面輸入一個頓號，將括號刪除;從右面的預覽框中可以看到設定的效果。單擊“字型”按鈕，開啟“字型”對話方塊，將“中文字型”設定為“楷體”，單擊“確定”按鈕，回到“自定義編號列表”對話方塊，可以看到編號的字型已經變成楷體了。
第五節 製表位
1.對齊功能
要使文字在分隔後再對齊，可以使用空格，但這樣往往沒有辦法對齊，因此要使用製表位來進行設定。先來設定一下：開啟“工具”選單，單擊“選項”命令，開啟“選項”對話方塊，在“檢視”選項卡中的“格式”選擇區中將“製表符”前面的複選框選中，單擊“確定”按鈕。
在文件中，選項A和B之間有一個灰色的箭頭，這個就是製表符，將游標定位到下面，輸入一個A，按一下Tab鍵，再輸入一個B，在標尺的中間位置單擊，文字的位置發生了變化，這就是製表位在起作用。剛才在標尺的中間位置單擊設定了一個製表位，這個B就是以設定的製表位的地方來對齊的。通常是在不想使用表格但又想獲得有合適對齊方式的列表中使用製表位，先設定好製表位，在標尺上單擊，設定一個左對齊式製表位，單擊標尺左上角的製表符，把當前設定的製表位變成居中式製表位，再在標尺的合適位置單擊，設定一個居中式製表位，然後輸入文字;每個製表符後的文字都按照製表位的位置對齊了，在左對齊製表位下的文字靠左對齊，而居中式製表位下的文字則是居中對齊。
2.前導字元功能
這個目錄裡的這些編號就是用製表位來定位的，同時它們也使用了前導字元。我們來做一下：新建一個文件，開啟“格式”選單，單擊“製表位”命令，開啟“製表位”對話方塊，在輸入框中輸入“8”，“對齊方式”選擇“右對齊”，“前導字元”選擇小圓點，單擊“確定”按鈕，回到文件的編輯狀態。輸入“第一章”，按一下Tab鍵，輸入1，現在在1的前面就有小圓點和前面的“第一章”相連。
總結：這一課學習了文字的格式、段落的格式、邊框和底紋、專案符號、編號和多級編號，還有一個製表位。
第六節 使用格式
格式刷就是“刷”格式用的，也就是複製格式用的。在Word中格式同文字一樣是可以複製的：選中這些文字，單擊“格式刷”按鈕，滑鼠就變成了一個小刷子的形狀，用這把刷子“刷”過的文字的格式就變得和選中的文字一樣了。
我們可以直接複製整個段落和文字的所有格式。把游標定位在段落中，單擊“格式刷”按鈕，滑鼠變成了一個小刷子的樣子，然後選中另一段，該段的格式就和前一段的一模一樣了。
如果有好幾段的話，先設定好一個段落的格式，然後雙擊“格式刷”按鈕，這樣在複製格式時就可以連續給其他段落複製格式;單擊“格式刷”按鈕即可恢復正常的編輯狀態。
另外還可使用組合鍵： Ctrl+Shift+C、 Ctrl+Shift+V
把游標定位在第一段中，按Ctrl+Shift+C鍵，把格式複製下來，再把游標定位到第二段中，按Ctrl+Shift+V鍵，上個段落的格式就複製了過來;再把游標定位到第三段中，按Ctrl+Shift+V鍵，格式也複製到了這裡。
