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如何建立溝通渠道

職場 閱讀(2.22W)

組織中成員的關係維護靠的是溝通,恰到好處的溝通,不僅使組織內部的關係協調,而且能夠很好的調節氣氛,調動員工的積極性。但是,溝通有很多方式,有效的溝通渠道才能維繫好組織的秩序。溝通是資訊的雙向傳達,不管是上級和下級,還是員工與員工之間,其中下級與上級之間的溝通顯得尤為重要。有效的溝通,上級可以及時地把工作傳達給下屬去執行,員工在工作中遇到的困難也能及時地想上級反映,使問題及時得到解決。如何建立溝通渠道?跟著小編一起去看看吧。

如何建立溝通渠道

  常見的有效的溝通渠道有以下6種:

1、工作會議。上下級之間定期舉行工作會議,雙方進行直接的交流。開會的週期可以是一天一次,也可以每週一次。一般來講,管理層次越低,會議週期應該越短,這樣可以使管理越接近實際工作,溝通對管理的作用就越明顯。另外,開會前,下級人員把要向上彙報或反映的內容整理好,上級人員把要向下指示或傳達的內容整理好,這樣可以提高會議的效率。在下面這個生產管理組織中,每天應該舉行的工作會議包括:

a)經理與各主管(包括生產主管);

b)生產主管與生產班長;

c)生產班長與生產組長;

d)生產組長與作業人員。

每週舉行的會議包括:

a)經理與各主管(可以包括生產組長);

b)生產主管與生產組長(包括生產班長);

每月舉行的會議主要是由經理主持、部門全員參加的工作總結大會(或者叫例會)。

定期的工作會議具有“穩定、簡單”等特點,它可以保證組織最基本的日常運作。除此以外,根據實際工作的需要,為了解決某個(些)特定的問題,還可以舉行臨時的工作會議。

2、工作報告。這裡指的是書面形式的工作報告,一般由下級人員作成並交給上級人員審閱。報告中可以反映的事情是很廣泛的。上級在審閱過程中,可以把自己的評價、建議或意見批註在報告上。和工作會議一樣,工作報告也分定期報告(如每天的生產報告)和隨機報告。與工作會議相比,工作報告具有跨時空溝通的特點,所以這也是最常用的溝通方式之一。

3、業務聯絡。業務聯絡廣泛應用於部門與部門之間的往來業務,在一個組織內,不同指揮鏈上的人們互相之間也可以使用這種溝通形式。它具有準確可靠的特點。通常的業務資料需要收發雙方的有關領導簽字承認以示效力。它有一種簡化形式,那就是便條,亦即留言條。這種形式簡單易用,主要起到一種指示、通知或提醒的作用。事實上,對於公務繁忙的管理者而言,充分利用便條可以提高工作效率。

4、意見或建議。這是下級向上級傳遞的資訊,可以使上級更充分地把握組織或工作的現況。為了收集這類資訊,需要設立意見箱或信訪箱並由組織中的`權威領導負責管理。當然,最重要的是上級領導要對這些資訊作出迅速的反應,或者實際問題的解決,或者答覆,或者解釋,不要讓意見或建議的提出者因遲遲看不到上級的反應而感到沮喪。

5、面談。面談主要發生在上下級之間,或者上級找下級進行面談,或者下級向上級要求面談。這也是一種相當直接的溝通形式。

6、公告。 公告是一種廣播式的溝通過程,是單項傳遞資訊的溝通渠道,公告面向的是組織中的全體員工,較多的是上級的指令或者安排直接交代給下屬,下屬一般遵照執行。公告在資訊的傳達層面上,存在一定的誤差和漏洞。因為領導的指令可能沒有考慮員工或者生產的具體實情。

組織內部只有溝通順暢,溝通渠道有效及時,才能高效運轉。有效的溝通渠道是具備以下三方面的特點的:一、組織中的任意兩個人,不管是領導和員工之間還是員工與員工之間,都可以通過某種形式直接或者間接的進行溝通,不存在阻礙;二、溝通速度快,最好是當事人直接面對面的溝通,即使是間接的溝通,間接的環節應該是儘量少的;三、溝通過程中,資訊的傳達到位,能偶如實反映事實,中途資訊的流失較少。