電子表格是會計電算化處理資訊的重要載體。你知道電子表格在會計電算化中的應用是怎樣的嗎?下面是yjbys小編為大家帶來的電子表格軟體在會計中的應用的知識，歡迎閱讀。
一、常用的電子表格軟體
電子表格，又稱電子資料表，是指由特定軟體製作而成的，用於模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。
WINDOWS作業系統下常用的電子表格軟體主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac作業系統下則有蘋果的Numbers，該軟體同時可用於iPad等手持裝置。此外，還有專業電子表格軟體如LotusNotes、第三方電子表格軟體如FormulaOne等。
微軟的Excel軟體(以下簡稱Excel)是美國微軟公司研製的辦公自動化軟體OFFICE的重要組成部分，目前已經廣泛應用於會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。考慮到其操作簡單直觀、應用範圍廣泛、使用者眾多且與其他電子表格軟體具有很好的相容性，未特別說明時，本大綱主要介紹EXCEL有關內容。
二、電子表格軟體的主要功能
電子表格軟體的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理資料;(3)實現資料網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。
(一)建立工作簿
Exce1啟動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿檔案，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在螢幕上顯示出來的預設由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Exce1儲存和處理資料的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字元。
在Excel2003中，每個工作簿預設含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中，每個工作簿預設含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。預設的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當新增。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機記憶體大小的限制。
(二)管理資料
使用者通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、儲存資料，編制銷量統計表、科目彙總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數資料處理業務所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的資料進行檢索、排序、篩選、分類、彙總等操作，還可以運用運算公式和內建函式，對資料進行復雜的運算和分析。
(三)實現資料網上共享
通過Excel，使用者可以建立超級連結，獲取區域網或網際網路上的共享資料，也可將自己的工作簿設定成共享檔案，儲存在網際網路的共享網站中，讓世界上任何位置的網際網路使用者共享工作簿檔案。
(四)製作圖表
Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表嚮導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組資料改變成不同型別的圖表，以便直觀地展示資料之間的複雜關係;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、座標軸、網路線、圖例、資料標誌、背景等各種物件，而且可以在圖表中新增文字、圖形、影象和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。
(五)開發應用系統
Exce1自帶VBA巨集語言，使用者可以根據這些巨集語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Exce1的功能。
三、Exce1軟體的啟動與退出
(一)Exce1軟體的啟動
通常可以採用下列方法啟動Exce1軟體：
1.點選“開始”選單中列示的Exce1快捷命令
通過“開始”選單可啟動Exce1軟體，同時建立一個新的文件，該文件在Exce1軟體中被預設為工作簿。啟動Exce1後建立的第一個空白工作簿的預設名和副檔名，在Exce12003中分別預設為“Book1”和“.x1s”(在Exce12013中則分別為“工作簿1”和“.x1sx”)，但也可以另存為其他名字和型別的檔案。
2.點選桌面或工作列中Exce1的快捷方式圖示
這種方法的前提是桌面或工作列中已經建立Exce1快捷方式圖示。
3.通過“執行”對話方塊啟動Exce1軟體
相關操作完成後，Exce1啟動，同時建立一個新的空白工作簿。
4.開啟現成的Exce1檔案
直接點選現成的Exce1檔案，通過開啟該檔案來啟動Exce1軟體。
(二)Exce1軟體的退出
通常可以採用下列方法退出Exce1軟體：
1.點選標題欄最右邊的關閉按鈕
點選標題欄最右邊的關閉按鈕“X”後，Exce1軟體將被退出。
2.點選“關閉視窗”或“關閉所有視窗”命令
右鍵單擊工作列中的Exce1圖示，開啟選單選項，點選“關閉視窗”命令可退出Exce1檔案。檔案被關閉後，Exce1軟體也隨之退出。
3.按擊快捷鍵“A1t+F4”
按擊“A1t+F4”鍵後，Exce1軟體將被退出。
以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被儲存，將出現提示是否儲存的對話方塊。
需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿檔案在執行，以上操作方法執行的結果將是游標所在的檔案被關閉，其他處於開啟狀態的Exce1檔案仍在執行，Exce1軟體並未退出。只有這些檔案均被關閉後，Exce1軟體才能退出。
四、Exce1軟體的使用者介面
Exce1軟體啟動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者開啟一個現有的工作簿，並在螢幕上呈現一個最大化的工作簿視窗(簡稱視窗)。這一視窗是使用者操作Exce1軟體的重要平臺，被稱為預設的使用者介面。
Exce1軟體的預設使用者介面因版本不同而有所區別。其中，Exce12003及以下版本的預設使用者介面基本相同，由標題欄、選單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態列和任務窗格等要素組成;Exce12007及以上版本的預設使用者介面基本相同，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態列等要素組成。
(一)標題欄
標題欄位於視窗的最上方，依次列示Exce1軟體的圖示、文件的標題和控制Exce1視窗的按鈕。
(二)選單欄
Exce12003的選單欄預設位於標題欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，包含“檔案”、“編輯”、“檢視”、“插入”、“格式”、“工具”、“資料”、“視窗”和“幫助”等9個預設的選單項，包括Exce1的全部操作命令，每一選單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關的命令選項。命令後面帶有“…”的，表示選擇了這一命令後將開啟該命令的對話方塊;命令後面帶有“ ”的，表示該選項後面帶有一個子選單。
(三)工具欄
工具欄預設位於選單欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，它由一系列與選單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。
使用者不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在視窗中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。
(四)編輯區
編輯區預設位於工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函式按鈕和編輯欄構成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的資料或公式。
(五)工作表區
工作表區預設位於編輯區的下方，是Exce1檔案用於儲存和處理資料的專門區域，由工作表、工作表標籤、標籤滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。
(六)狀態列
狀態列預設位於視窗底部，可以顯示各種狀態資訊，如單元格模式、功能鍵的開關狀態等。
(七)任務窗格
任務窗格預設位於Exce1視窗的右邊，但可移動到視窗的其他適當位置，用於集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜尋結果”、“剪貼畫”、“資訊檢索”、“剪貼簿”、“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文件更新”和“XML源”等11個任務窗格。
(八)功能區
功能區是由一系列在功能上具有較強相關性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標籤予以標識，使用者可以根據需要完成的操作，快速找到和呼叫包含當前所需命令的功能區。
Exce12013預設的選項卡標籤有“開始”、“插入”、“頁面佈局”、“公式”、“資料”、“審閱”、“檢視”、“開發工具”，排列在標題欄的下方。此外，使用者還可以通過“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標籤，其下方將出現一個以平鋪方式展開的“帶形功能區”，它由若干個功能相關的組和命令所組成。
功能區的優勢主要在於，它將通常需要使用選單、工具欄、任務窗格和其他使用者介面元件才能顯示的任務或入口點集中在一起，便於在同一位置查詢和呼叫功能相關的命令。
五、Exce1檔案的管理
Exce1檔案的管理主要包括新建、儲存、關閉、開啟、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Exce1檔案的新建與儲存
1檔案的新建
單擊“開始”選單中列示的Exce1快捷命令、桌面或工作列中Exce1的快捷方式圖示或者通過“執行”對話方塊等方式啟動Exce1軟體的，系統將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板後，新的空白工作簿視窗將在螢幕上呈現出來，並在標題欄中顯示預設的檔名。
以開啟現成Exce1檔案方式啟動Exce1軟體的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctr1+N”鍵;(2)開啟“檔案”選單，點選“新建”選單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點選工具欄中的“新建”按鈕(Exce12003為常用工具欄，Exce12013為快速訪問工具欄)。
1檔案的儲存
為了繼續使用新建的Exce1檔案，應當以合適的名稱和型別將Exce1檔案儲存在適當的位置。Exce1檔案在編輯修改完畢或退出Exce1軟體之前，均應進行儲存。儲存Exce1檔案的常用方法包括：
(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行儲存。
(2)通過按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進行儲存。對於之前已經儲存過的檔案，按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵後，將直接儲存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話方塊。
(3)通過單擊常用工具欄(適用於Exce12003)或快速訪問工具欄(適用於Exce12013)中的“儲存”或“另存為”按鈕進行儲存。
(4)通過“檔案”選單(或Exce12003“工具欄”選單)中的“儲存”或“另存為”命令進行儲存。
為了避免Exce1軟體意外中止而丟失大量尚未儲存的資訊，系統通常會預設儲存自動恢復資訊的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。
(二)Exce1檔案的關閉與開啟
1檔案的關閉
Exce1軟體退出前必須關閉開啟的檔案，因此，也可以採用前述三種Exce1軟體的退出方法來關閉處於開啟狀態的檔案。此外，還可採用以下方法來關閉處於開啟狀態的Exce1檔案：
(1)點選“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。
Exce12013中由於沒有“工具欄”選單，但可點選快速訪問工具欄中的“關閉”按鈕。
(2)點選“檔案”選單中的“關閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。
上述三種方法關閉的均是當前檔案，其他處於開啟狀態的Exce1檔案仍處於開啟狀態，Exce1軟體仍在執行，並可通過按擊“Ctr1+N”鍵等方式建立新工作簿。
1檔案的開啟
開啟Exce1檔案的方法主要有：
(1)通過直接點選Exce1檔案開啟。
(2)通過快捷選單中“開啟”命令開啟。
(3)通過Exce1“檔案”選單中的“開啟”命令進行開啟。
(4)通過常用工具欄(適用於Exce12003)或快速訪問工具欄(適用於Exce12013)中的“開啟”按鈕進行開啟。
(5)通過按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進行開啟。
(三)Exce1檔案的保密與備份
1檔案的保密
對於設定了開啟許可權密碼的Exce1檔案，只有輸入正確的密碼才能開啟。對於設定了修改許可權密碼的Exce1檔案，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式開啟。
1檔案的備份
Exce1軟體根據原檔案自動建立備份檔案的名稱為原檔名後加上“的備份”字樣，圖示與原檔案不同。
(四)Exce1檔案的修改與刪除
1檔案的修改
Exce1檔案的修改通常在已開啟的Exce1檔案中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。
1檔案的刪除
Exce1檔案的刪除方法包括：
(1)選中要刪除的Exce1檔案，按擊“De1ete”鍵進行刪除。
(2)滑鼠右鍵點選要刪除的Exce1檔案，選擇刪除命令。
