電子表格軟體在會計中的應用是會計從業資格考試會計電算化科目的重要考點。你對電子表格軟體在會計中的應用瞭解嗎?下面是yjbys小編為大家帶來的關於電子表格軟體在會計中的應用的知識，歡迎閱讀。
第一節 電子表格軟體概述
一、常用的電子表格軟體
電子表格，又稱電子資料表，是指由特定軟體製作而成的，用於模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。
WINDOWS作業系統下常用的電子表格軟體主要有微軟的EXCEL、金山WPS電子表格等;Mac作業系統下則有蘋果的Numbers，該軟體同時可用於iPad等手持裝置。此外，還有專業電子表格軟體如LotusNotes、第三方電子表格軟體如FormulaOne等。
微軟的Excel軟體(以下簡稱Excel)是美國微軟公司研製的辦公自動化軟體OFFICE的重要組成部分，目前已經廣泛應用於會計、統計、金融、財經、管理等眾多領域。考慮到其操作簡單直觀、應用範圍廣泛、使用者眾多且與其他電子表格軟體具有很好的相容性，未特別說明時，本大綱主要介紹EXCEL有關內容。
二、電子表格軟體的主要功能
電子表格軟體的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理資料;(3)實現資料網上共享;(4)製作圖表;(5)開發應用系統。
(一)建立工作簿
Exce1啟動後，即可按照要求建立一個空白的工作簿檔案，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在螢幕上顯示出來的預設由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內容相對獨立。工作表是Exce1儲存和處理資料的最重要的部分，也稱電子表格。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數據的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32000個字元。
在Excel2003中，每個工作簿預設含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Excel2013中，每個工作簿預設含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。預設的工作表不夠用時，可以根據需要予以適當新增。每個工作簿含有工作表的張數受到計算機記憶體大小的限制。
(二)管理資料
使用者通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關單元格中輸入、儲存資料，編制銷量統計表、科目彙總表、試算平衡表、資產負債表、利潤表以及大多數資料處理業務所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的資料進行檢索、排序、篩選、分類、彙總等操作，還可以運用運算公式和內建函式，對資料進行復雜的運算和分析。
(三)實現資料網上共享
通過Excel，使用者可以建立超級連結，獲取區域網或網際網路上的共享資料，也可將自己的工作簿設定成共享檔案，儲存在網際網路的共享網站中，讓世界上任何位置的網際網路使用者共享工作簿檔案。
(四)製作圖表
Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表嚮導方便、靈活地製作圖表，而且可以很容易地將同一組資料改變成不同型別的圖表，以便直觀地展示資料之間的複雜關係;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、座標軸、網路線、圖例、資料標誌、背景等各種物件，而且可以在圖表中新增文字、圖形、影象和聲音等，使精心設計的圖表更具說服力。
(五)開發應用系統
Exce1自帶VBA巨集語言，使用者可以根據這些巨集語言，自行編寫和開發一些滿足自身管理需要的應用系統，有效運用和擴大Exce1的功能。
三、Exce1軟體的啟動與退出
(一)Exce1軟體的啟動
通常可以採用下列方法啟動Exce1軟體：
1.點選“開始”選單中列示的Exce1快捷命令
通過“開始”選單可啟動Exce1軟體，同時建立一個新的文件，該文件在Exce1軟體中被預設為工作簿。啟動Exce1後建立的第一個空白工作簿的預設名和副檔名，在Exce12003中分別預設為“Book1”和“.x1s”(在Exce12013中則分別為“工作簿1”和“.x1sx”)，但也可以另存為其他名字和型別的檔案。
2.點選桌面或工作列中Exce1的快捷方式圖示
這種方法的前提是桌面或工作列中已經建立Exce1快捷方式圖示。
3.通過“執行”對話方塊啟動Exce1軟體
相關操作完成後，Exce1啟動，同時建立一個新的空白工作簿。
4.開啟現成的Exce1檔案
直接點選現成的Exce1檔案，通過開啟該檔案來啟動Exce1軟體。
(二)Exce1軟體的退出
通常可以採用下列方法退出Exce1軟體：
1.點選標題欄最右邊的關閉按鈕
點選標題欄最右邊的關閉按鈕“X”後，Exce1軟體將被退出。
2.點選“關閉視窗”或“關閉所有視窗”命令
右鍵單擊工作列中的Exce1圖示，開啟選單選項，點選“關閉視窗”命令可退出Exce1檔案。檔案被關閉後，Exce1軟體也隨之退出。
3.按擊快捷鍵“A1t+F4”
按擊“A1t+F4”鍵後，Exce1軟體將被退出。
以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內容未被儲存，將出現提示是否儲存的對話方塊。
需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿檔案在執行，以上操作方法執行的結果將是游標所在的檔案被關閉，其他處於開啟狀態的Exce1檔案仍在執行，Exce1軟體並未退出。只有這些檔案均被關閉後，Exce1軟體才能退出。
四、Exce1軟體的使用者介面
Exce1軟體啟動後，通常會建立一個新的空白工作簿或者開啟一個現有的工作簿，並在螢幕上呈現一個最大化的工作簿視窗(簡稱視窗)。這一視窗是使用者操作Exce1軟體的重要平臺，被稱為預設的使用者介面。
Exce1軟體的預設使用者介面因版本不同而有所區別。其中，Exce12003及以下版本的預設使用者介面基本相同，由標題欄、選單欄、工具欄、編輯區、工作表區、狀態列和任務窗格等要素組成;Exce12007及以上版本的預設使用者介面基本相同，主要由功能區、編輯區、工作表區和狀態列等要素組成。
(一)標題欄
標題欄位於視窗的最上方，依次列示Exce1軟體的圖示、文件的標題和控制Exce1視窗的按鈕。
(二)選單欄
Exce12003的選單欄預設位於標題欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，包含“檔案”、“編輯”、“檢視”、“插入”、“格式”、“工具”、“資料”、“視窗”和“幫助”等9個預設的選單項，包括Exce1的全部操作命令，每一選單項分別含有對工作表進行操作的一組功能相關的命令選項。命令後面帶有“…”的，表示選擇了這一命令後將開啟該命令的對話方塊;命令後面帶有“ ”的，表示該選項後面帶有一個子選單。
(三)工具欄
工具欄預設位於選單欄的下方，但可移動到視窗的其他適當位置，它由一系列與選單選項命令具有相同功能的按鈕組成。每個按鈕代表一個命令，能更加快捷地完成相應的操作。
使用者不僅可以自行設定工具欄的顯示、隱藏及其在視窗中的位置，而且可以自行設定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。
(四)編輯區
編輯區預設位於工具欄的下方，由名稱框、取消輸入按鈕、確認輸入按鈕、插入函式按鈕和編輯欄構成，用來顯示當前單元格的名字和當前單元格的內容、取消或確認本次輸入的資料或公式。
(五)工作表區
工作表區預設位於編輯區的下方，是Exce1檔案用於儲存和處理資料的專門區域，由工作表、工作表標籤、標籤滾動按鈕、滾動條和滾動條按鈕、列和列號、行和行號、全選按鈕、單元格等要素組成。
(六)狀態列
狀態列預設位於視窗底部，可以顯示各種狀態資訊，如單元格模式、功能鍵的開關狀態等。
(七)任務窗格
任務窗格預設位於Exce1視窗的右邊，但可移動到視窗的其他適當位置，用於集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開始工作”、“幫助”、“搜尋結果”、“剪貼畫”、“資訊檢索”、“剪貼簿”、“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區”、“文件更新”和“XML源”等11個任務窗格。
(八)功能區
功能區是由一系列在功能上具有較強相關性的組和命令所形成的區域，各功能區的主要功能由相應的選項卡標籤予以標識，使用者可以根據需要完成的操作，快速找到和呼叫包含當前所需命令的功能區。
Exce12013預設的選項卡標籤有“開始”、“插入”、“頁面佈局”、“公式”、“資料”、“審閱”、“檢視”、“開發工具”，排列在標題欄的下方。此外，使用者還可以通過“自定義功能區”自定義選項卡。單擊任一選項卡標籤，其下方將出現一個以平鋪方式展開的“帶形功能區”，它由若干個功能相關的組和命令所組成。
功能區的優勢主要在於，它將通常需要使用選單、工具欄、任務窗格和其他使用者介面元件才能顯示的任務或入口點集中在一起，便於在同一位置查詢和呼叫功能相關的命令。
五、Exce1檔案的管理
Exce1檔案的管理主要包括新建、儲存、關閉、開啟、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Exce1檔案的新建與儲存
1檔案的新建
單擊“開始”選單中列示的Exce1快捷命令、桌面或工作列中Exce1的快捷方式圖示或者通過“執行”對話方塊等方式啟動Exce1軟體的，系統將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板後，新的空白工作簿視窗將在螢幕上呈現出來，並在標題欄中顯示預設的檔名。
以開啟現成Exce1檔案方式啟動Exce1軟體的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：1)按擊快捷鍵“Ctr1+N”鍵;(2)開啟“檔案”選單，點選“新建”選單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點選工具欄中的“新建”按鈕(Exce12003為常用工具欄，Exce12013為快速訪問工具欄)。
1檔案的儲存
為了繼續使用新建的Exce1檔案，應當以合適的名稱和型別將Exce1檔案儲存在適當的位置。Exce1檔案在編輯修改完畢或退出Exce1軟體之前，均應進行儲存。儲存Exce1檔案的常用方法包括：
(1)通過敲擊功能鍵“F12”鍵進行儲存。
(2)通過按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進行儲存。對於之前已經儲存過的檔案，按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵後，將直接儲存最近一次的修改，不再彈出“另存為”對話方塊。
(3)通過單擊常用工具欄(適用於Exce12003)或快速訪問工具欄(適用於Exce12013)中的“儲存”或“另存為”按鈕進行儲存。
(4)通過“檔案”選單(或Exce12003“工具欄”選單)中的“儲存”或“另存為”命令進行儲存。
為了避免Exce1軟體意外中止而丟失大量尚未儲存的資訊，系統通常會預設儲存自動恢復資訊的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。
(二)Exce1檔案的關閉與開啟
1檔案的關閉
Exce1軟體退出前必須關閉開啟的檔案，因此，也可以採用前述三種Exce1軟體的退出方法來關閉處於開啟狀態的檔案。此外，還可採用以下方法來關閉處於開啟狀態的Exce1檔案：
(1)點選“工具欄”中的“關閉”按鈕或命令。
Exce12013中由於沒有“工具欄”選單，但可點選快速訪問工具欄中的“關閉”按鈕。
(2)點選“檔案”選單中的“關閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。
上述三種方法關閉的均是當前檔案，其他處於開啟狀態的Exce1檔案仍處於開啟狀態，Exce1軟體仍在執行，並可通過按擊“Ctr1+N”鍵等方式建立新工作簿。
1檔案的開啟
開啟Exce1檔案的方法主要有：
(1)通過直接點選Exce1檔案開啟。
(2)通過快捷選單中“開啟”命令開啟。
(3)通過Exce1“檔案”選單中的“開啟”命令進行開啟。
(4)通過常用工具欄(適用於Exce12003)或快速訪問工具欄(適用於Exce12013)中的“開啟”按鈕進行開啟。
(5)通過按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進行開啟。
(三)Exce1檔案的保密與備份
1檔案的保密
對於設定了開啟許可權密碼的Exce1檔案，只有輸入正確的密碼才能開啟。對於設定了修改許可權密碼的Exce1檔案，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式開啟。
1檔案的備份
Exce1軟體根據原檔案自動建立備份檔案的名稱為原檔名後加上“的備份”字樣，圖示與原檔案不同。
(四)Exce1檔案的修改與刪除
1檔案的修改
Exce1檔案的修改通常在已開啟的Exce1檔案中進行，包括修改單元格內容、增刪單元格和行列、調整單元格和行列的順序、增刪工作表和調整工作表順序等。
1檔案的刪除
Exce1檔案的刪除方法包括：
(1)選中要刪除的Exce1檔案，按擊“De1ete”鍵進行刪除。
(2)滑鼠右鍵點選要刪除的Exce1檔案，選擇刪除命令。
第二節 資料的輸入與編輯
一、資料的輸入
(一)資料的手工錄入
Exce1中，資料的輸入和修改都在當前單元格或者對應的編輯欄中進行。Exce1檔案開啟後，所有單元格均預設處於就緒狀態，等待資料的輸入。
1.在單個單元格中錄入資料
選定目標單元格，錄入所需的數字或文字。
2.在單張工作表的多個單元格中快速錄入完全相同的資料
選定單元格區域，在當前活動單元格或者對應的編輯欄中錄入所需的數字或文字，通過組合鍵“Ctr1+Enter”確認錄入的內容。
3.在單張工作表的多個單元格中快速錄入部分相同的資料
相關設定完成後，在相應的單元格輸入資料時，只需要輸入不重複的數字部分，系統會在輸入的數字前自動加上重複部分。
4.在工作組的一個單元格或多個單元格中快速錄入相同的資料
可將工作簿中多張工作表組合成工作組。在目標單元格，如同按照在單個單元格中錄入資料的方法錄入相關資料;在一個單元格區域，如同按照在單張工作表的多個單元格中錄入相同資料的方法錄入相關資料。完成資料錄入後，可採用以下方法取消工作組：
(1)單擊所在工作簿中其他未被選中的工作表標籤(即組外工作表標籤)，如果該工作組包含工作簿中的所有工作表，則只需單擊活動工作表以外的任意一個工作表標籤;
(2)指向該工作簿任意一個工作表標籤，單擊右鍵，從彈出的快捷選單中選定“取消成組工作表”。
(二)單元格資料的快速填充
1.相同資料的填充
某單元格的內容需要複製到其他單元格時，通常可點選該單元格右下角的填充柄，滑鼠箭頭隨之變為黑十字形，按住滑鼠左鍵向上下左右的任一方向拖動，然後鬆開滑鼠左鍵，該單元格的內容即被填充到相關單元格。
2.序列的填充
序列是指按照某種規律排列的一列資料，如等差數列、等比數列等。使用填充柄可自動根據已填入的資料填充序列的其他資料。使用填充序列的操作步驟是：
(1)在需要輸入序列的第一個單元格中輸入序列第一個數或文字內容，緊接第二個單元格輸入序列第二個數或文字內容;
(2)選中上述兩個單元格，點選第二個單元格右下角的填充柄，按住滑鼠左鍵拖動，在適當的位置釋放滑鼠，拖過的單元格將會自動進行填充。
3.填充序列型別的指定
利用自動填充功能填充序列後，可以指定序列型別，如填充日期值時，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。
拖動填充柄並釋放滑鼠時，滑鼠箭頭附近出現“自動填充選項”按鈕，單擊該按鈕開啟下拉選單以選擇填充序列的型別。
(三)匯入其他資料庫的資料
EXCEL可以獲取SQLServer、ACCESS等資料庫的資料，實現與小型資料庫管理系統的互動。
二、資料的編輯
(一)資料的複製和剪下
1.資料的複製和貼上
Exce1中，可以使用“貼上”命令貼上複製的內容，還可以使用“選擇性貼上”命令有選擇地貼上剪貼簿中的數值、格式、公式、批註等內容。
2.資料的剪下與貼上
資料的剪下與複製不同。資料複製後，原單元格中的資料仍然存在，目標單元格中同時還增加原單元格中的資料;資料剪下後，原單元格中資料不復存在，只在目標單元格中增加原單元格中的資料。
(二)資料的查詢和替換
1.查詢和替換特定資料
如果只需要查詢，單擊“查詢下一個”逐個查詢或單擊“查詢全部”一次性全文查詢;如果需要替換，單擊“替換”逐個替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。
2.選中包含公式的單元格
依次單擊“編輯”、“查詢和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。
3.替換格式
進行相應格式設定後單擊確定回到“查詢與替換”對話方塊，單擊“全部替換”即完成對內容和格式的批量替換。
三、資料的保護
(一)保護工作簿
Exce1可以為重要的工作簿設定保護，限制進行相應的操作。
1.限制編輯許可權
工作簿被保護後所有的操作都不可進行。如果要撤銷保護工作簿，按設定保護工作簿的路徑選擇“保護工作簿”，輸入正確的密碼後可撤銷保護。
2.設定工作簿開啟許可權密碼
設定密碼完成後，當再次開啟工作簿時需要輸入正確的密碼才能開啟。
(二)保護工作表
在Exce12013中，可以對工作表進行編輯許可權設定，限制他人對工作表的編輯許可權，如插入行、插入列等。取消許可權保護需輸入正確的密碼。
如果要撤銷保護工作表，按設定保護工作簿的路徑選擇“保護工作表”，正確輸入取消工作表保護時使用的密碼後可撤銷保護。
(三)鎖定單元格
鎖定單元格可以使單元格的內容不能被修改，使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護工作表功能。
第三節 公式與函式的應用
一、公式的應用
(一)公式的概念及其構成
公式是指由等號“=”、運算體和運算子在單元格中按特定順序連線而成的運算表示式。運算體是指能夠運算的資料或者資料所在單元格的地址名稱、函式等;運算子是使Exce1自動執行特定運算的符號。Exce1中，運算子主要有四種類型：算術運算子、比較運算子、文字運算子和引用運算子。
Exce1中，公式總是以等號“=”開始，以運算體結束，相鄰的兩個運算體之間必須使用能夠正確表達二者運算關係的運算子進行連線。即公式的完整表示式按以下方式依次構成：等號“=”、第一個運算體、第一個運算子、第二個運算體，以下類推，直至最後一個運算體。
(二)公式的建立與修改
1.公式的建立
Exce1中，建立公式的方式包括手動輸入和移動點選輸入。
手動輸入公式時如有小圓括號，應注意其位置是否適當以及左括號是否與右括號相匹配。
當輸入的公式中含有其他單元格的數值時，為了避免重複輸入費時甚至出錯，還可以通過移動滑鼠去單擊擬輸入數值所在單元格的地址(即引用單元格的數值)來建立公式。
移動點選輸入數值所在單元格的地址後，單元格將處於“資料點模式”。
2.公式的編輯和修改
公式編輯和修改的方法有：
(1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內修改內容。
(2)選中公式所在的單元格，按下“F2”鍵後直接在單元格內更改內容。
(3)選中公式所在的單元格後單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應更改。
需注意的是，在編輯或者移動點選輸入公式時，不能隨便移動方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內游標移動之前的位置將自動輸入所移至單元格的地址名稱。
(三)公式的運算次序
對於只由一個運算子或者多個優先順序次相同的運算子(如既有加號又有減號)構成的公式，Exce1將按照從左到右的順序自動進行智慧運算;但對於由多個優先順序次不同的運算子構成的公式，Exce1則將自動按照公式中運算子優先順序次從高到低進行智慧運算。
為了改變運算優先順序，應將公式中需要最先計算的部分使用一對左右小圓括號括起來，但不能使用中括號。公式中左右小圓括號的對數超過一對時，Exce1將自動按照從內向外的順序進行計算。
(四)公式運算結果的顯示
Exce1根據公式自動進行智慧運算的結果預設顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應顯示公式表示式的完整內容。該單元格處於編輯狀態時，單元格也將顯示等號“=”及其運算體和運算子，與所對應編輯欄顯示的內容相一致。
1.檢視公式中某步驟的運算結果
單元格中預設顯示的運算結果是根據完整的公式表示式進行運算的結果，但可通過下述方法檢視公式中某步驟的運算結果：
(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進入編輯狀態;
(2)選中公式中需要檢視其運算結果的運算體和運算子，按“F9”鍵後，被選中的內容將轉化為運算結果，該運算結果同時處於被選中狀態。
在運算結果處於被選中狀態下，如果按下確認鍵或者移動游標鍵，公式中參與運算的運算體和運算子將不復存在，而被該結果所替代;如果移動滑鼠去點選其他單元格，公式所在單元格將由編輯狀態切換成資料點狀態，公式所在單元格里同時顯示被選中單元格的地址或名稱。
(3)按下“Esc”鍵或者“Ctr1+Z”組合鍵(或單擊“撤消”按鈕)，運算結果將恢復為公式表示式的原來內容。
2.公式預設顯示方式的改變
為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以通過下述方法使單元格預設顯示完整的公式表示式，實現公式表示式與運算結果之間的便捷切換。
(1)在單元格顯示執行結果時，選中單元格，按下“Ctr1+`”組合鍵或者點選“顯示公式”(適用於Exce12013)選單命令，可切換為顯示公式內容。
(2)在單元格顯示公式內容時，選中單元格，按下“Ctr1+`”組合鍵或者點選“顯示公式”(適用於Exce12013)選單命令，或者點選“公式稽核模式”(適用於Exce12003)選單命令，可切換為顯示執行結果。
3.將公式運算結果轉換為數值
採用複製貼上的方法將公式原地複製後，進行選擇性貼上，但只貼上數值。
