會計軟體的應用流程一般包括系統初始化、日常處理和期末處理等環節。下面是yjbys小編為大家帶來的會計軟體的應用的知識，歡迎閱讀。
第一節 會計軟體的應用流程
會計軟體的應用流程一般包括系統初始化、日常處理和期末處理等環節。
一、系統初始化
(一)系統初始化的特點和作用
系統初始化是系統首次使用時，根據企業的實際情況進行引數設定，並錄入基礎檔案與初始資料的過程。
系統初始化是會計軟體執行的基礎。它將通用的會計軟體轉變為滿足特定企業需要的系統，使手工環境下的會計核算和資料處理工作得以在計算機環境下延續和正常執行。
系統初始化在系統初次執行時一次性完成，但部分設定可以在系統使用後進行修改。系統初始化將對系統的後續執行產生重要影響，因此係統初始化工作必須完整且儘量滿足企業的需求。
(二)系統初始化的內容
系統初始化的內容包括系統級初始化和模組級初始化。
1.系統級初始化
系統級初始化是設定會計軟體所公用的資料、引數和系統公用基礎資訊，其初始化的內容涉及多個模組的執行，不特定專屬於某個模組。
系統級初始化內容主要包括：(1)建立賬套並設定相關資訊;(2)增加操作員並設定許可權;(3)設定系統公用基礎資訊。
2.模組級初始化
模組級初始化是設定特定模組執行過程中所需要的引數、資料和本模組的基礎資訊，以保證模組按照企業的要求正常執行。
模組級初始化內容主要包括：(1)設定系統控制引數;(2)設定基礎資訊;(3)錄入初始資料。
二、日常處理
(一)日常處理的含義
日常處理是指在每個會計期間內，企業日常運營過程中重複、頻繁發生的業務處理過程。
(二)日常處理的特點
1.日常業務頻繁發生，需要輸入的資料量大;
2.日常業務在每個會計期間內重複發生，所涉及金額不盡相同。
三、期末處理
(一)期末處理的含義
期末處理是指在每個會計期間的期末所要完成的特定業務。
(二)期末處理的特點
1.有較為固定的處理流程;
2.業務可以由計算機自動完成。
四、資料管理
在會計軟體應用的各個環節均應注意對資料的管理。
(一)資料備份
資料備份是指將會計軟體的資料輸出儲存在其他儲存介質上，以備後續使用。資料備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
(二)資料還原
資料還原又稱資料恢復，是指將備份的資料使用會計軟體恢復到計算機硬碟上。它與資料備份是一個相反的過程。資料還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
第二節 系統級初始化
系統級初始化包括建立賬套並設定相關資訊、增加操作員並設定許可權、設定系統公用基礎資訊等內容。
一、建立賬套並設定相關資訊
(一)建立賬套
賬套是指存放會計核算物件的所有會計業務資料檔案的總稱，賬套中包含的檔案有會計科目、記賬憑證、會計賬簿、會計報表等等。一個賬套只能儲存一個會計核算物件的業務資料，這個核算物件可以是企業的一個分部，也可以是整個企業集團。
建立賬套是指在會計軟體中為企業建立一套符合核算要求的賬簿體系。在同一會計軟體中可以建立一個或多個賬套。
(二)設定賬套相關資訊
建立賬套時需要根據企業的具體情況和核算要求設定相關資訊。賬套資訊主要包括賬套號、企業名稱、企業性質、會計期間、記賬本位幣等。
(三)賬套引數的修改
賬套建立後，企業可以根據業務需要對某些已經設定的引數內容進行修改。如果賬套引數內容已被使用，進行修改可能會造成資料的紊亂，因此，對賬套引數的修改應當謹慎。
二、管理使用者並設定許可權
(一)管理使用者
使用者是指有權登入系統，對會計軟體進行操作的人員。管理使用者主要是指將合法的使用者增加到系統中，設定其使用者名稱和初始密碼或對不再使用系統的人員進行登出其登入系統的許可權等操作。
(二)設定許可權
在增加使用者後，一般應該根據使用者在企業核算工作中所擔任的職務、分工來設定、修改其對各功能模組的操作許可權。通過設定許可權，使用者不能進行沒有許可權的操作，也不能檢視沒有許可權的資料。
三、設定系統公用基礎資訊
設定系統公用基礎資訊包括設定編碼方案、基礎檔案、收付結算資訊、憑證類別、外幣和會計科目等。
(一)設定編碼方案
設定編碼方案是指設定具體的編碼規則，包括編碼級次、各級編碼長度及其含義。其目的在於方便企業對基礎資料的編碼進行分級管理。設定編碼的物件包括部門、職員、客戶、供應商、科目、存貨分類、成本物件、結算方式和地區分類等。編碼符號能唯一地確定被標識的物件。
(二)設定基礎檔案
設定基礎檔案是後續進行具體核算、資料分類、彙總的基礎，其內容一般包括設定企業部門檔案、職員資訊、往來單位資訊、專案資訊等。
1.設定企業部門檔案
設定企業部門檔案一般包括輸入部門編碼、名稱、屬性、負責人、電話、傳真等。其目的是方便會計資料按照部門進行分類彙總和會計核算。
2.設定職員資訊
設定職員資訊一般包括輸入職員編號、姓名、性別、所屬部門、身份證號等，其目的在於方便進行個人往來核算和管理等操作。
3.設定往來單位資訊
往來單位包括客戶與供應商。
設定客戶資訊是指對與企業有業務往來核算關係的客戶進行分類並設定其基本資訊，一般包括輸入客戶編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯絡方式等。其目的是方便企業錄入、統計和分析客戶資料與業務資料。
設定供應商資訊是指對與企業有業務往來核算關係的供應商進行分類並設定其基本資訊，一般包括輸入供應商編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯絡方式等。其目的是方便企業對採購、庫存、應付賬款等進行管理。
4.設定專案資訊
專案是指一個特定的核算物件或成本歸集物件。企業需要對涉及該專案的所有收入、費用、支出進行專項核算和管理。設定專案資訊，一般包括定義核算專案，建立專案檔案，輸入其名稱、程式碼等。
(三)設定收付結算方式
設定收付結算方式一般包括設定結算方式編碼、結算方式名稱等。其目的是建立和管理企業在經營活動中所涉及的貨幣結算方式，方便銀行對賬、票據管理和結算票據的使用。
(四)設定憑證類別
設定憑證類別是指對記賬憑證進行分類編制。使用者可以按照企業的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設定完後，使用者應該設定憑證類別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類別校驗的標準，供系統對錄入的記賬憑證進行輸入校驗，以便檢查錄入的憑證資訊和選擇的憑證類別是否相符。
在會計軟體中，系統通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必無、無限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時，如果錄入的記賬憑證不符合使用者設定的限制條件或限制科目，則系統會提示錯誤，要求修改，直至符合為止。
(五)設定外幣
設定外幣是指當企業有外幣核算業務時，設定所使用的外幣幣種、核算方法和具體匯率。使用者可以增加、刪除幣別。通常在設定外幣時，需要輸入幣符、幣名、固定匯率或浮動匯率、記賬匯率和折算方式等資訊。
(六)設定會計科目
設定會計科目就是將企業進行會計核算所需要使用的會計科目錄入到系統中，並按照企業核算要求和業務要求，對每個科目的核算屬性進行設定。設定會計科目是填制會計憑證、記賬、編制報表等各項工作的基礎。
1.增加、修改或刪除會計科目
系統通常會提供預置的會計科目。使用者可以直接引入系統提供的預置會計科目，在此基礎上根據需要，增加、修改、刪除會計科目。如果企業所使用的會計科目與預置的會計科目相差較多，使用者也可以根據需要自行設定全部會計科目。
增加會計科目時，應遵循先設定上級會計科目，再設定下級會計科目的順序。會計科目編碼、會計科目名稱不能為空。增加的會計科目編碼必須遵循會計科目編碼方案。
刪除會計科目時，必須先從末級會計科目刪除。刪除的會計科目不能為已經使用的會計科目。
2.設定科目屬性
(1)會計科目編碼
會計科目編碼按照會計科目編碼規則進行。在對會計科目編碼時，一般應遵守唯一性、統一性和擴充套件性原則。
(2)會計科目名稱
從會計軟體的要求來看，企業所使用的會計科目的名稱可以是漢字、英文字母、數字等符號，但不能為空。
(3)會計科目型別
按照國家統一的會計準則制度要求，會計科目按其性質劃分為資產類、負債類、共同類、所有者權益類、成本類和損益類共六種型別。使用者可以選擇一級會計科目所屬的科目型別。如果增加的是二級或其以下會計科目，則系統將自動與其一級會計科目型別保持一致，使用者不能更改。
(4)賬頁格式
用於定義該會計科目在賬簿列印時的預設列印格式。一般可以分為普通三欄式、數量金額式、外幣金額式等格式。當會計科目有數量核算時，賬簿格式設定為“數量金額式”;當會計科目有外幣核算要求時，賬簿格式設定為“外幣金額式”。
(5)外幣核算
用於設定該會計科目核算是否有外幣核算。
(6)數量核算
用於設定該會計科目是否有數量核算。如果有數量核算，則需設定數量計量單位。
(7)餘額方向
用於定義該會計科目餘額預設的方向。一般情況下，資產類、成本類、費用類會計科目的餘額方向為借方，負債類、權益類、收入類會計科目的餘額方向為貸方。
(8)輔助核算性質
用於設定會計科目是否有輔助核算。輔助核算的目的是實現對會計資料的多元分類核算，為企業提供多樣化的資訊。輔助核算一般包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應商往來核算、專案核算等。輔助核算一般設定在末級科目上。某一會計科目可以同時設定多種相容的輔助核算。
(9)日記賬和銀行賬
用於設定會計科目是否有日記賬、銀行賬核算要求。
第三節 賬務處理模組的應用
一、賬務處理模組初始化工作
(一)設定控制引數
在會計軟體執行之前，企業應該根據國家統一的會計準則制度和內部控制制度來選擇相應的執行控制引數，以符合企業核算的要求。在賬務處理模組中，常見的引數設定包括：憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結算方式和結算號、現金流量科目是否必須輸入現金流量專案、出納憑證是否必須經過出納簽字、是否對資金及往來科目實行赤字提示等。
(二)錄入會計科目初始資料
會計科目初始資料錄入是指第一次使用賬務處理模組時，使用者需要在開始日常核算工作前將會計科目的初始餘額以及發生額等相關資料輸入到系統中。
1.錄入會計科目期初餘額
在系統中一般只需要對末級科目錄入期初餘額，系統會根據下級會計科目自動彙總生成上級會計科目的期初餘額。如果會計科目設定了數量核算，使用者還應該輸入相應的數量和單價;如果會計科目設定了外幣核算，使用者應該先錄入本幣餘額，再錄入外幣餘額;如果會計科目設定了輔助核算，使用者應該從輔助賬錄入期初明細資料，系統會自動彙總並生成會計科目的期初餘額。
在期初餘額錄入完畢後，使用者應該進行試算平衡，以檢查期初餘額的錄入是否正確。一般情況下，由於初始化的工作量較大，在日常業務發生時可能初始化工作仍然沒有完成，因此即使試算報告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。
2.錄入會計科目本年累計發生額
使用者如在會計年度初建賬，只需將各個會計科目的期初餘額錄入到系統中即可;使用者如在會計年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初餘額外，還需錄入本年度各會計科目截止上月份的累計發生額。系統一般能根據本月月初數和本年度截止上月份的借、貸方累計發生數，自動計算出本會計年度各會計科目的年初餘額。
二、賬務處理模組日常處理
(一)憑證管理
1.憑證錄入
(1)憑證錄入的內容
憑證錄入的內容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數、摘要、會計科目、發生金額、制單人等。使用者應該確保憑證錄入的完整、準確。另外，對於系統初始設定時已經設定為輔助核算的會計科目，在填制憑證時，系統會彈出相應的視窗，要求根據科目屬性錄入相應的輔助資訊;對於設定為外幣核算的會計科目，系統會要求輸入外幣金額和匯率;對於設定為數量核算的會計科目，系統會要求輸入該會計科目發生的數量和交易的單價。
(2)憑證錄入的輸入校驗
在憑證實時校驗時，系統會對憑證內容的合法性進行校驗。校驗的內容包括：
①會計科目是否存在，即會計科目是否是初始化時設定的會計科目;
②會計科目是否為末級科目;
③會計科目是否符合憑證的類別限制條件;
④發生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求;
⑤憑證必填內容是否填寫完整;
⑥手工填制憑證號的情況下還需校驗憑證號的合理性。
2.憑證修改
(1)憑證修改的內容
憑證可以修改的內容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改，制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進行修改後，系統仍然會按照憑證錄入時的校驗標準來對憑證內容進行檢查，只有滿足了校驗條件後，才能進行儲存。
(2)憑證修改的操作控制
①修改未稽核或稽核標錯的憑證
對未稽核的憑證或稽核標錯的憑證，可以由填制人直接進行修改並儲存。稽核標錯的憑證在修改正確後，出錯的標記將會消失。
②修改已稽核而未記賬的憑證
經過稽核人員稽核，並已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯誤需要修改，應該由稽核人員首先在稽核模組中取消對該憑證的稽核標誌，使憑證恢復到未稽核狀態，然後再由制單人員對憑證進行修改。
③修改已經記賬的憑證
會計軟體應當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、會計科目和操作人的修改功能。
④修改他人制作的憑證
如果需要修改他人制作的憑證，在賬務處理模組引數設定中需要勾選允許修改他人憑證的選項，修改後憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果引數設定中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執行。
3.憑證稽核
(1)憑證稽核功能
稽核憑證是指稽核人員按照國家統一會計準則制度規定，對於完成制單的記賬憑證的正確性、合規合法性等進行檢查核對，稽核記賬憑證的內容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規定，所附單據是否真實、完整等。
(2)憑證稽核的操作控制
①稽核人員和制單人員不能是同一人;
②稽核憑證只能由具有稽核許可權的人員進行;
③已經通過稽核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要稽核人員取消稽核簽字後，才能進行;
④稽核未通過的憑證必須進行修改，並通過稽核後方可被記賬;
4.憑證記賬
(1)記賬功能
在會計軟體中，記賬是指由具有記賬許可權的人員，通過記賬功能發出指令，由計算機按照會計軟體預先設計的記賬程式自動進行合法性校驗、科目彙總、登記賬目等操作。
(2)記賬的操作控制
①期初餘額不平衡、不能記賬;
②上月未結賬，本月不可記賬;
③未被稽核的憑證不能記賬;
④一個月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬
⑤記賬過程中，不應人為終止記賬。
5.憑證查詢
在會計業務處理過程中，使用者可以查詢符合條件的憑證，以便隨時瞭解經濟業務發生的情況。
(二)出納管理
出納主要負責現金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括：現金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報表的管理，支票管理，進行銀行對賬並輸出銀行存款餘額調節表。
1.現金日記賬、銀行存款日記賬及資金日報表的管理
出納對現金日記賬和銀行存款日記賬的管理包括查詢和輸出現金及銀行存款日記賬。
資金日報表以日為單位，列示現金、銀行存款科目當日累計借方發生額和貸方發生額，計算出當日的餘額，並累計當日發生的業務筆數，對每日的資金收支業務、金額進行詳細彙報。出納對資金日報表的管理包括查詢、輸出或列印資金日報表，提供當日借、貸金額合計和餘額，以及發生的業務量等資訊。
2.支票管理
支票管理功能主要包括支票的購置、領用和報銷。
(1)支票購置
支票購置是指對從銀行新購置的空白支票進行登記操作。登記的內容包括購置支票的銀行賬號、購置支票的支票規則、購置的支票型別、購置日期等。
(2)支票領用
支票領用時應登記詳細的領用記錄，包括領用部門、領用人資訊、領用日期、支票用途、支票金額、支票號、備註等。
(3)支票報銷
對已領用的支票，在支付業務處理完畢後，應進行報銷處理。會計人員應填制相關記賬憑證，並填入待報銷支票的相關資訊，包括支票號、結算方式、簽發日期、收款人名稱、付款金額等。
3.銀行對賬
銀行對賬是指在每月月末，企業的出納人員將企業的銀行存款日記賬與開戶銀行發來的當月銀行存款對賬單進行逐筆核對，勾對已達賬項，找出未達賬項，並編制每月銀行存款餘額調節表的過程。
會計軟體中執行銀行對賬功能，具體步驟包括：銀行對賬初始資料錄入、本月銀行對賬單錄入、對賬、銀行存款餘額調節表的編制等。
(1)銀行對賬初始資料錄入
在首次啟用銀行對賬功能時，需要事先錄入賬務處理模組啟用日期前的銀行和企業賬戶餘額及未達賬項，即銀行對賬的初始資料。從啟用月份開始，上月對賬的未達賬項將自動加入到以後月份的對賬過程中。
(2)銀行對賬單錄入
對賬前，必須將銀行對賬單的內容錄入到系統中。錄入的對賬單內容一般包括入賬日期、結算方式、結算單據字號、借方發生額、貸方發生額，餘額由系統自動計算。
(3)對賬
在會計電算化環境下，系統提供自動對賬功能，即系統根據使用者設定的對賬條件進行逐筆檢查，對達到對賬標準的記錄進行勾對，未勾對的即為未達賬項。
系統進行自動對賬的條件一般包括：業務發生的日期、結算方式、結算票號、發生金額相同等。其中，發生金額相同是對賬的基本條件，對於其他條件，使用者可以根據需要自定義選擇。
除了自動對賬外，系統一般還提供手工對賬功能。特殊情況下，有些已達賬項通過設定的對賬條件系統無法識別，這就需要出納人員通過人工識別進行勾對。
(4)餘額調節表的編制
對賬完成後，系統根據本期期末的銀行存款日記賬的餘額、銀行對賬單的餘額對未達賬項進行調整，自動生成銀行存款餘額調節表。調整後，銀行存款日記賬和銀行對賬單的餘額應該相等。使用者可以在系統中查詢餘額調節表，但不能對其進行修改。
(三)賬簿查詢
1.科目賬查詢
(1)總賬查詢
用於查詢各總賬科目的年初餘額、各月期初餘額、發生額合計和期末餘額。總賬查詢可以根據需要設定查詢條件，如會計科目程式碼、會計科目範圍、會計科目級次、是否包含未記賬憑證等。在總賬查詢視窗下，系統一般允許聯查當前會計科目當前月份的明細賬。
(2)明細賬查詢
用於查詢各賬戶的明細發生情況，使用者可以設定多種查詢條件查詢明細賬，包括會計科目範圍、查詢月份、會計科目程式碼、是否包括未記賬憑證等。在明細賬查詢視窗下，系統一般允許聯查所選明細事項的記賬憑證及聯查總賬。
(3)餘額表
用於查詢統計各級會計科目的期初餘額、本期發生額、累計發生額和期末餘額等。使用者可以設定多種查詢條件。利用餘額表可以查詢和輸出總賬科目、明細科目在某一時期內的期初餘額、本期發生額、累計發生額和期末餘額;可以查詢和輸出某會計科目範圍在某一時期內的期初餘額、本期發生額、累計發生額和期末餘額;可以查詢和輸出包含未記賬憑證在內的最新發生額及期初餘額和期末餘額。
(4)多欄賬
多欄賬即多欄式明細賬，使用者可以預先設計企業需要的多欄式明細賬，然後按照明細科目儲存為不同名稱的多欄賬。查詢多欄賬時，使用者可以設定多種查詢條件，包括多欄賬名稱、月份、是否包含未記賬憑證等。
(5)日記賬
用於查詢除現金日記賬、銀行日記賬之外的其他日記賬。使用者可以查詢輸出某日所有會計科目(不包括現金、銀行存款會計科目)的發生額及餘額情況。使用者可以設定多種查詢條件，包括查詢日期、會計科目級次、會計科目程式碼、幣別、是否包含未記賬憑證等。
2.輔助賬查詢
輔助賬查詢一般包括客戶往來、供應商往來、個人往來、部門核算、專案核算的輔助總賬、輔助明細賬查詢。在會計科目設定時，如果某一會計科目設定多個輔助核算，則在輸出時會提供多種輔助賬簿資訊。
三、賬務處理模組期末處理
賬務處理模組的期末處理是指會計人員在每個會計期間的期末所要完成的特定業務，主要包括會計期末的轉賬、對賬、結賬等。
(一)自動轉賬
自動轉賬是指對於期末那些摘要、借貸方會計科目固定不變，發生金額的來源或計算方法基本相同，相應憑證處理基本固定的會計業務，將其既定模式事先錄入並儲存到系統中，在需要的時候，讓系統按照既定模式，根據對應會計期間的資料自動生成相應的記賬憑證。自動轉賬的目的在於減少工作量，避免會計人員重複錄入此類憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準確度。
1.自動轉賬的步驟
(1)自動轉賬定義
自動轉賬定義是指對需要系統自動生成憑證的相關內容進行定義。在系統中事先進行自動轉賬定義，設定的內容一般包括：編號、憑證類別、摘要、發生會計科目、輔助專案、發生方向、發生額計算公式等。
(2)自動轉賬生成
自動轉賬生成是指在自動轉賬定義完成後，使用者每月月末只需要執行轉賬生成功能，即可快速生成轉賬憑證，並被儲存到未記賬憑證中。
使用者應該按期末結轉的順序來執行自動轉賬生成功能。此外，在自動轉賬生成前，應該將本會計期間的全部經濟業務填制記賬憑證，並將所有未記賬憑證稽核記賬。
儲存系統自動生成的轉賬憑證時，系統同樣會對憑證進行校驗，只有通過了系統校驗的憑證才能進行儲存。生成後的轉賬憑證將被儲存到記賬憑證檔案中，制單人為執行自動轉賬生成的操作員。自動生成的轉賬憑證同樣要進行後續的稽核、記賬。
2.常用的自動轉賬功能
(1)自定義轉賬
自定義轉賬包括自定義轉賬定義和自定義轉賬生成。自定義轉賬定義允許使用者通過自動轉賬功能自定義憑證的所有內容，然後使用者可以在此基礎上執行轉賬生成。
(2)期間損益結轉
期間損益結轉包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結轉用於在一個會計期間結束時，將損益類科目的餘額結轉到本年利潤科目中，從而及時反映企業利潤的盈虧情況。
使用者應該將所有未記賬憑證稽核記賬後，再進行期間損益結轉。在操作時需要設定憑證類別，一般憑證類別為轉賬憑證。執行此功能後，一般系統能夠自動搜尋和識別需要進行損益結轉的所有科目(即損益類科目)，並將它們的期末餘額(即發生淨額)轉到本年利潤科目中。
(二)對賬
對賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對賬簿資料進行檢查核對。對賬主要包括總賬和明細賬、總賬和輔助賬、明細賬和輔助賬的核對。為了保證賬證相符、賬賬相符，使用者應該經常進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結賬前進行。只有對賬正確，才能進行結賬操作。
(三)月末結賬
1.月末結賬功能
結賬主要包括計算和結轉各賬簿的本期發生額和期末餘額，終止本期的賬務處理工作，並將會計科目餘額結轉至下月作為月初餘額。結賬每個月只能進行一次。
2.月末結賬操作的控制
結賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統中資料狀態正確的情況下才能進行。因此，結賬工作執行時，系統會檢查相關工作的完成情況，主要包括：
(1)檢查本月記賬憑證是否已經全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結賬;
(2)檢查上月是否已經結賬，如上月未結賬，則本月不能結賬;
(3)檢查總賬與明細賬、總賬與輔助賬是否對賬正確，如果對賬不正確則不能結賬;
(4)對會計科目餘額進行試算平衡，如試算不平衡將不能結賬;
(5)檢查損益類賬戶是否已經結轉到本年利潤，如損益類科目還有餘額，則不能結賬;
(6)當其他各模組也已經啟用時，賬務處理模組必須在其他各模組都結賬後，才能結賬。
結賬只能由具有結賬許可權的人進行。在結賬前，最好進行資料備份，一旦結賬後發現業務處理有誤，可以利用備份資料恢復到結賬前的狀態。
第四節 固定資產管理模組的應用
一、固定資產管理模組初始化工作
(一)設定控制引數
1.設定啟用會計期間
啟用會計期間是指固定資產管理模組開始使用的時間。固定資產管理模組的啟用會計期間不得早於系統中該賬套建立的期間。設定啟用會計期間在第一次進入固定資產管理模組時進行。
2.設定折舊相關內容
設定折舊相關內容一般包括：是否計提折舊、折舊率小數位數等。
如果確定不計提折舊，則不能操作賬套內與折舊有關的功能。
3.設定固定資產編碼
固定資產編碼是區分每一項固定資產的唯一標識。
(二)設定基礎資訊
1.設定折舊對應科目
折舊對應科目是指折舊費用的入賬科目，資產計提折舊後必須設定折舊資料應歸入哪個成本或費用科目。根據固定資產的使用狀況，某一部門內的固定資產的折舊費用可以歸集到一個比較固定的會計科目，便於系統根據部門生成折舊憑證。
2.設定增減方式
企業固定資產增加或減少的具體方式不同，其固定資產的確認和計量方法也不同。記錄和彙總固定資產具體增減方式的資料也是為了滿足企業加強固定資產管理的需要。
固定資產增加的方式主要有：直接購買、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉入、融資租入等。
固定資產減少的方式主要有：出售、盤虧、投資轉出、捐贈轉出、報廢、毀損、融資租出等。
3.設定使用狀況
企業需要明確固定資產的使用狀況，加強固定資產的核算和管理。同時，不同使用狀況的固定資產折舊計提處理也有區別，需要根據使用狀況設定相應的折舊規則。
固定資產使用狀況包括：在用、經營性出租、大修理停用、季節性停用、不需要和未使用。
4.設定折舊方法
設定折舊方法是系統自動計算折舊的基礎。折舊方法通常包括：不提折舊、平均年限法、工作量法、年數總和法和雙倍餘額遞減法等。系統一般會列出每種折舊方法的預設折舊計算公式，企業也可以根據需要，定義適合自己的折舊方法的名稱和計算公式。
5.設定固定資產類別
固定資產種類繁多，規格不一，需建立科學的固定資產分類體系。為強化固定資產管理，企業可根據自身的特點和管理方法，確定一個較為合理的固定資產分類方法。
(三)錄入原始卡片
固定資產卡片是固定資產核算和管理的資料基礎。在初始使用固定資產模組時，應該錄入當期期初(即為上期期末)的固定資產資料，作為後續固定資產核算和管理的起始基礎。固定資產卡片記錄每項固定資產的詳細資訊，一般包括：固定資產編號、名稱、類別、規格型號、使用部門、增加方式、使用狀況、預計使用年限、殘值率、折舊方法、開始使用日期、原值、累計折舊等。
二、固定資產管理模組日常處理
企業日常運營中，會發生固定資產相關業務，一般包括固定資產增加、減少、固定資產變動等。在每個會計期間，使用者可在固定資產管理模組中對相關日常業務進行管理和核算。
(一)固定資產增加
固定資產增加是指企業購進或通過其他方式增加固定資產，應為增加的固定資產建立一張固定資產卡片，錄入增加的固定資產的相關資訊、資料。
(二)固定資產減少
固定資產減少業務的核算不是直接減少固定資產的價值，而是輸入資產減少卡片，說明減少原因，記錄業務的具體資訊和過程，保留審計線索。
(三)固定資產變動
固定資產變動業務包括價值資訊變更和非價值資訊變更兩部分內容。
1.價值資訊的變更
(1)固定資產原值變動
固定資產使用過程中，其原值變動的原因一般包括：根據國家規定，對固定資產重新估價;增加補充裝置或改良裝置;將固定資產的一部分拆除;根據實際價值調整原來的暫估價值;發現原記錄固定資產的價值有誤等幾種情況。
(2)折舊要素的變更
折舊要素的變更包括使用年限調整、折舊方法調整、淨殘值(率)調整、累計折舊調整等。
2.非價值資訊變更
固定資產非價值資訊變更包括固定資產的使用部門變動、使用狀況變動、存放地點變動等。
(四)生成記賬憑證
設定固定資產憑證處理選項之後，固定資產管理模組對於需要填制記賬憑證的業務能夠自動完成記賬憑證填制工作，並傳遞給賬務處理模組。
三、固定資產管理模組期末處理
(一)計提折舊
固定資產管理模組提供自動計提折舊的功能。初次錄入固定資產原始卡片時，應將固定資產的原值、使用年限、殘值(率)以及折舊計提方法等相關資訊錄入系統。在期末，系統利用自動計提折舊功能，對各項固定資產按照定義的折舊方法計提折舊，並將當期的折舊額自動累計到每項資產的累計折舊專案中，並減少固定資產賬面價值。然後，系統將計提的折舊金額依據每項固定資產的用途歸屬到對應的成本、費用專案中，生成折舊分配表，並以此為依據，製作相應的記賬憑證，並傳遞給賬務處理模組。
系統還可以提供折舊清單，顯示所有應計提折舊的資產已計提折舊的資訊。
(二)對賬
固定資產管理模組對賬功能主要是指與賬務處理模組進行對賬。對賬工作主要是為了保證固定資產管理模組的資產價值、折舊、減值準備等與賬務處理模組中對應科目的金額相一致。
(三)月末結賬
使用者在固定資產管理模組中完成本月全部業務和生成記賬憑證並對賬正確後，可以進行月末結賬。
(四)相關資料查詢
固定資產管理模組提供賬表查詢功能，使用者可以對固定資產相關資訊按照不同標準進行分類、彙總、分析和輸出，以滿足各方面管理決策的需要。
第五節 工資管理模組的應用
一、工資管理模組初始化工作
(一)設定基礎資訊
1.設定工資類別
工資類別用於對工資核算範圍進行分類。企業一般可按人員、部門或時間等設定多個工資類別。
2.設定工資專案
設定工資專案是計算工資的基礎，包括工資專案名稱、型別、資料長度、小數位數等。
3.設定工資專案計算公式
設定工資專案計算公式是指企業根據其財務制度，設定某一工資類別下的工資計算公式。
4.設定工資類別所對應的部門
設定工資類別所對應的部門後，可以按部門核算各類人員工資，提供部門核算資料。
5.設定所得稅
為了計算與申報個人所得稅，需要對個人所得稅進行相應的設定。設定內容具體包括：基本扣減額、所得專案、累進稅率表等。
6.設定工資費用分攤
企業在月內發放的工資，不僅要按工資用途進行分配，而且需要按工資一定比例計提某些費用。為此係統提供設定計提費用種類和設定相應科目的功能。
(二)錄入工資基礎資料
第一次使用工資管理模組必須將所有人員的基本工資資料錄入計算機。
由於工資資料具有來源分散等特點，工資管理模組一般提供以下資料輸入方式：
(1)單個記錄錄入。選定某一特定員工，輸入或修改其工資資料。
(2)成組資料錄入。先將工資專案分組，然後按組輸入。
(3)按條件成批替換。對符合條件的某些工資項，統一替換為一個相同的資料。
(4)公式計算。適用於有確定取數關係的資料項。
(5)從外部直接匯入資料。指通過資料介面將工資資料從車間、人事、後勤等外部系統匯入工資管理模組。
二、工資管理模組日常處理
(一)工資計算
1.工資變動資料錄入
工資變動是指對工資可變專案的具體數額進行修改，以及對個人的工資資料進行修改、增刪。工資變動資料錄入是指輸入某個期間內工資專案中相對變動的資料，如獎金、請假扣款等。
2.工資資料計算
工資資料計算是指按照所設定的公式計算每位員工的工資資料。
(二)個人所得稅計算
工資管理模組提供個人所得稅自動計算功能，使用者可以根據政策的調整，定義最新的個人所得稅稅率表，系統可以自動計算個人所得稅。
(三)工資分攤
工資分攤是指對當月發生的工資費用進行工資總額的計算、分配及各種經費的計提，並自動生成轉賬憑證傳遞到賬務處理模組。工資費用分攤專案一般包括應付工資、應付福利費、職工教育經費、工會經費、各類保險等。
(四)生成記賬憑證
根據工資費用分攤的結果及設定的借貸科目，生成記賬憑證並傳遞到賬務處理模組。
三、工資管理模組期末處理
(一)期末結賬
在當期工資資料處理完畢後，需要通過期末結賬功能進入下一個期間。系統可以對不同的工資類別分別進行期末結賬。
(二)工資表的查詢輸出
工資資料處理結果最終通過工資報表的形式反映，工資管理模組提供了主要的工資報表，報表的'格式由會計軟體提供，如果對報表提供的固定格式不滿意，使用者也可以自行設計。
1.工資表
工資表主要用於對本月工資發放和統計，包括工資發放表、工資彙總表等。使用者可以對系統提供的工資表進行修改，使報表格式更符合企業的需要。
2.工資分析表
工資分析表是以工資資料為基礎，對按部門、人員等方式分類的工資資料進行分析和比較，產生各種分析表，供決策人員使用。
第六節 應收管理模組的應用
一、應收管理模組初始化工作
(一)控制引數和基礎資訊的設定
1.控制引數的設定
(1)基本資訊的設定
主要包括企業名稱、銀行賬號、啟用年份與會計期間設定。
(2)壞賬處理方式設定
企業應當按期估計壞賬損失，計提壞賬準備，當某一應收款項全部確認為壞賬時，應根據其金額衝減壞賬準備，同時轉銷相應的應收款項金額。
在賬套使用過程中，如果當年已經計提過壞賬準備，則壞賬處理方式這一引數不能更改;如確需更改的，只能在下一年修改。
(3)應收款核銷方式的設定
應收款核銷是確定收款與銷售發票、應收單據之間對應關係的操作，即指明每一次收款是哪幾筆銷售業務款項。應收管理模組一般提供按單據、按存貨等核銷方式。
(4)規則選項
應收管理模組的規則選項一般包括：核銷是否自動生成憑證、預收衝應收是否生成轉賬憑證等。
2.基礎資訊的設定
(1)設定會計科目
設定會計科目是指定義應收管理模組憑證制單所需的基本科目。
(2)設定對應科目的結算方式
設定對應科目的結算方式即設定對應科目的收款方式，主要包括現金、支票、匯票等。
(3)設定賬齡區間
設定賬齡區間是指為進行應收賬款賬齡分析，根據欠款時間，將應收賬款劃分為若干等級，以便掌握客戶欠款時間的長短。
(二)期初餘額錄入
初次使用應收管理模組時，要將系統啟用前未處理完的所有客戶的應收賬款、預收賬款、應收票據等資料錄入到系統，以便以後的核銷處理。一般包括初始單據、初始票據、初始壞賬的錄入。
當第二年度處理時，應收管理模組自動將上年未處理完的單據轉為下一年的期初餘額。
二、應收管理模組日常處理
(一)應收處理
1.單據處理
(1)應收單據處理
企業的應收款來源於銷售發票(包括專用發票、普通發票)和其他應收單。如果應收管理模組與銷售管理模組同時使用，則銷售發票必須在銷售管理模組中填制，並在稽核後自動傳遞給應收管理模組，在應收管理模組中只需錄入未計入銷售貨款和稅款的其他應收單資料(如代墊款項、運輸裝卸費、違約金等);企業如果不使用銷售管理模組，則全部業務單據都必須在應收管理模組中錄入。
應收管理模組具有銷售發票與其他應收單的新增、修改、刪除、查詢、預覽、列印、制單、稽核記賬以及其他處理功能。
(2)收款單據處理
收款單據用來記錄企業收到的客戶款項。收款單據處理主要是對收款單和預收單進行新增、修改、刪除等操作。
(3)單據核銷
單據核銷主要用於建立收款與應收款的核銷記錄，加強往來款項的管理，同時核銷日期也是賬齡分析的重要依據。
2.轉賬處理
(1)應收衝應收
應收衝應收是指將一家客戶的應收款轉到另一家客戶中。通過將應收款業務在客戶之間轉入、轉出，實現應收業務的調整，解決應收款業務在不同客戶間入錯戶和合並戶等問題。
(2)預收衝應收
預收衝應收用於處理客戶的預收款和該客戶應收欠款的轉賬核銷業務。
(3)應收衝應付
應收衝應付是指用某客戶的應收款衝抵某供應商的應付款項。通過應收衝應付，將應收款業務在客戶和供應商之間進行轉賬，實現應收業務的調整，解決應收債權與應付債務的衝抵。
(二)票據管理
票據管理用來管理企業銷售商品、提供勞務收到的銀行承兌匯票或商業承兌匯票。對應收票據的處理主要是對應收票據進行新增、修改、刪除及收款、退票、背書、貼現等操作。
(三)壞賬處理
1.壞賬準備計提
壞賬準備計提是系統根據使用者在初始設定中選擇的壞賬準備計提方法，自動計算壞賬準備金額，並按使用者設定的壞賬準備科目，自動生成一張計提壞賬的記賬憑證。
2.壞賬發生
使用者選定壞賬單據並輸入壞賬發生的原因、金額後，系統將根據客戶單位、單據型別查詢業務單據，對所選的單據進行壞賬處理，並自動生成一張壞賬損失的記賬憑證。
3.壞賬收回
壞賬收回是指已確認為壞賬的應收賬款又被收回。一般處理方法是：當收回一筆壞賬時，先填制一張收款單，其金額即為收回壞賬的金額;然後根據客戶程式碼查詢並選擇相應的壞賬記錄，系統自動生成相應的壞賬收回記賬憑證。
(四)生成記賬憑證
應收管理模組為每一種型別的收款業務編制相應的記賬憑證，並將憑證傳遞到賬務處理模組。
三、應收管理模組期末處理
(一)期末結賬
當月業務全部處理完畢，在銷售管理模組月末結賬的前提下，可執行應收管理模組的月末結賬功能。
(二)應收賬款查詢
應收賬款查詢包括單據查詢和賬表查詢。單據查詢主要是對銷售發票和收款單等單據的查詢;賬表查詢主要是對往來總賬、往來明細賬、往來餘額表的查詢，以及總賬、明細賬、單據之間的聯查。
(三)應收賬齡分析
賬齡分析主要是用來對未核銷的往來賬餘額、賬齡進行分析，及時發現問題，加強對往來款項動態的監督管理。
第七節 應付管理模組的應用
一、應付管理模組初始化工作
(一)控制引數和基礎資訊的設定
1.控制引數設定
(1)基本資訊的設定
主要包括企業名稱、銀行賬號、啟用年份與會計期間設定。
(2)應付款核銷的設定
應付款核銷是確定付款與採購發票、應付單據之間對應關係的操作，即指明每一次付款是哪幾筆採購業務款項。應付管理模組一般提供按單據、按存貨等核銷方式。
(3)規則選項
應付管理模組規則選項一般包括：核銷是否自動生成憑證、預付衝應付是否生成轉賬憑證等。
2.基礎資訊設定
(1)設定會計科目
設定會計科目是指定義應付管理模組憑證制單所需的基本科目，如應付科目、預付科目、採購科目、稅金科目等。
(2)設定對應科目的結算方式
設定對應科目的結算方式即設定對應科目的付款方式，主要包括現金、支票、匯票等。
(3)設定賬齡區間
設定賬齡區間是指為進行應付賬款賬齡分析，根據欠款時間，將應付賬款劃分為若干等級，以便掌握對供應商的欠款時間長短。
(二)期初餘額錄入
初次使用應付管理模組時，要將系統啟用前未處理完的所有供應商的應付賬款、預付賬款、應付票據等資料錄入到系統中，以便以後進行核銷處理。
當第二年度處理時，系統會自動將上年未處理完的單據轉為下一年的期初餘額。
二、應付管理模組日常處理
(一)應付處理
1.單據處理
(1)應付單據處理
企業的應付款來源於採購發票(包括專用發票、普通發票)和其他應付單。如果應付管理模組與採購管理模組同時使用，採購發票必須在採購管理模組中填制，並在稽核後自動傳遞給應付管理模組，應付管理模組中只需錄入未計入採購貨款和稅款的其他應付單資料。企業如果不使用採購管理模組，則全部業務單據都必須在應付管理模組中錄入。
應付管理模組具有對採購發票與其他應付單的新增、修改、刪除、查詢、預覽、列印、制單、稽核記賬以及其他處理功能。
(2)付款單據處理
付款單據用來記錄企業支付給供應商的款項。付款單據處理主要包括對付款單和預付單進行新增、修改、刪除等操作。
(3)單據核銷
單據核銷主要用於建立付款與應付款的核銷記錄，加強往來款項的管理，同時核銷日期也是賬齡分析的重要依據。
2.轉賬處理
(1)應付衝應付
應付衝應付是指將一家供應商的應付款轉到另一家供應商中。通過將應付款業務在供應商之間轉入、轉出，實現應付業務的調整，解決應付款業務在不同供應商間入錯戶和合並戶等問題。
(2)預付衝應付
預付衝應付用於處理供應商的預付款和對該供應商應付欠款的轉賬核銷業務。
(3)應付衝應收
應付衝應收是指用某供應商的應付款，衝抵某客戶的應收款項。通過應付衝應收，將應付款業務在供應商和客戶之間進行轉賬，實現應付業務的調整，解決應付債務與應收債權的衝抵。
(二)票據管理
票據管理用來管理企業因採購商品、接受勞務等而開出的商業匯票，包括銀行承兌匯票和商業承兌匯票。對應付票據的處理主要是對應付票據進行新增、修改、刪除及付款、退票等操作。
(三)生成記賬憑證
應付管理模組為每一種型別的付款業務編制相應的記賬憑證，並將記賬憑證傳遞到賬務處理模組。
三、應付管理模組期末處理
(一)期末結賬
當月業務全部處理完畢，在採購管理模組月末結賬的前提下，可執行應付管理模組的月末結賬功能。
(二)應付賬款查詢
應付賬款查詢包括單據查詢和賬表查詢。單據查詢主要是對採購發票和付款單等單據的查詢;賬表查詢主要是對往來總賬、往來明細賬、往來餘額表的查詢，以及總賬、明細賬、單據之間的聯查。
(三)應付賬齡分析
賬齡分析主要是用來對未核銷的往來賬餘額、賬齡進行分析，及時發現問題，加強對往來款項動態的監督管理。
第八節 報表管理模組的應用
一、報表資料來源
(一)手工錄入
報表中有些資料需要手工輸入，例如資產負債表中“一年內到期的非流動資產”和“一年內到期的非流動負債”需要直接輸入資料。
(二)來源於報表管理模組其他報表
會計報表中，某些資料可能取自某會計期間同一會計報表的資料，也可能取自某會計期間其他會計報表的資料。
(三)來源於系統內其他模組
會計報表資料也可以來源於系統內的其他模組，包括賬務處理模組、固定資產管理模組等。
二、報表管理模組應用基本流程
(一)格式設定
報表格式設定的具體內容一般包括：定義報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義單元屬性、定義組合單元、設定關鍵字等。
1.定義報表尺寸
定義報表尺寸是指設定報表的行數和列數。可事先根據要定義的報表大小，計算該表所需的行列，然後再進行設定。
2.定義行高和列寬
設定行高、列寬應以能夠放下本表中最高數字和最寬資料為原則，否則在生成報表時，會產生資料溢位的錯誤。
3.畫表格線
為了滿足查詢列印的需要，在報表尺寸設定完畢、報表輸出前，還需要在適當的位置上畫表格線。
4.定義單元屬性
定義單元屬性包括設定單元型別及資料格式、資料型別、對齊方式、字型、字型、字號及顏色、邊框樣式等內容。
5.定義組合單元
把幾個單元作為一個單元來使用即為組合單元。所有針對單元的操作對組合單元同樣有效。
(二)公式設定
在報表中，由於各報表的資料間存在著密切的邏輯關係，所以報表中各資料的採集、運算需要使用不同的公式。報表中，主要有計算公式、稽核公式和舍位平衡公式。
1.計算公式
計算公式是指對報表資料單元進行賦值的公式，是必須定義的公式。計算公式的作用是從賬簿、憑證、本表或他表等處呼叫、運算所需要的資料，並填入相關的單元格中。
2.稽核公式
稽核公式用於稽核報表內或報表間的資料勾稽關係是否正確。稽核公式不是必須定義的。
稽核公式由關係公式和提示資訊組成。稽核公式把報表中某一單元或某一區域與另外某一單元或某一區域或其他字元之間用邏輯運算子連線起來。
3.舍位平衡公式
舍位平衡公式用於報表資料進行進位或小數取整後調整資料，如將以“元”為單位的報表資料變成以“萬元”為單位的報表資料，表中的平衡關係仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。
(三)資料生成
報表公式定義完成後，或者在報表公式未定義完需要檢視報表資料時，將報表切換到顯示資料的狀態，就生成了報表的資料。
(四)報表檔案的儲存
對於新建的報表檔案，使用者需要對其進行儲存。
(五)報表檔案的輸出
會計報表輸出是報表管理系統的重要功能之一。會計報表按輸出方式的不同，通常分為：螢幕查詢輸出、圖形輸出、磁碟輸出、列印輸出和網路傳送等五種型別。
1.螢幕查詢輸出
報表螢幕查詢輸出簡稱為查詢輸出，又稱螢幕輸出、螢幕顯示、顯示輸出，是最為常見的一種輸出方式。
2.圖形輸出
根據報表的資料生成圖形時，系統會顯示與會計報表資料有關的圖形，便於分析會計報表。
3.磁碟輸出
一般指將報表以檔案的形式輸出到磁碟，以便上報下傳。
4.列印輸出
列印輸出是指將編制出來的報表以紙介質的形式表現出來。
不同的會計報表，列印輸出的要求不同。其中，庫存現金日記賬、銀行存款日記賬需要每日列印，資產負債表、利潤表等月報要求每月列印。
5.網路傳送
網路傳送方式是通過計算機網路將各種報表從一個工作站傳遞到另一個或幾個工作站的報表傳輸方式。
三、利用報表模板生成報表
報表管理模組通常提供按行業設定的報表模板，為每個行業提供若干張標準的會計報表模板，以便使用者直接從中選擇合適的模板快速生成固定格式的會計報表。使用者不僅可以修改系統提供報表模板中的公式，而且可以生成、呼叫自行設計的報表模板。
