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從"晚餐"談專案管理

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如今的專案管理體系層出不窮,真正的百花齊放,百家爭鳴。各種名目繁多的培訓課程和認證證書也如雨後春筍,大有欣欣向榮之勢。

從"晚餐"談專案管理

筆者作為IT行業的普通一員,從入行到現在也經有6個年頭,各種專案管理的培訓也參加過幾輪,專案管理的書籍也看過幾本,大大小小的專案也管理了幾個,甚至有幸親身參與了CMMI Level2的評估全過程。專案管理之於我,已經不再是高深莫測的理論和閃閃發光的證書,已然成為了工作中不可缺少的基本元素,並且滲透到了每天的生活當中,成為了再平凡不過的生活元素。甚至,連做飯、逛街這樣的日常行為當中也會時時閃現專案管理的影子。

不相信麼?沒關係,請大家仔細回想一下我們每天做飯的流程,活脫脫一個專案管理的標準流程嘛。首先,按照專案的定義:“專案是為完成某一獨特的產品、服務或任務所做的一次性努力”,我們通常做一頓晚飯的過程具有獨特性、一次性和不可重複性的特點, 是一個典型的專案。其次,做飯過程中的每個步驟,都在不知不覺的體現著專案管理的思想和精髓。下面我們就以“晚餐專案”為例,看看貌似深奧的PM理論是如何在日常生活中最普通的一件事情中大顯身手的。

因為專案管理的理論分成許多體系,我們就分別以主流的三種理論來進行分析。首先,我們來看看這個“晚餐專案”放到不同的PM理論模型中是怎樣的。

  按照軟體生命週期理論,“晚餐專案”可以將其分為這樣幾個專案階段:

1. 立項:決定今晚在家吃飯,做出大致的時間安排

2. 需求調研:問問家人都想吃什麼菜

3. 需求分析:綜合考慮一下季節、天氣、控制體重等因素,確定菜式

4. 系統設計:設計出每道菜的主料、配料

5. 開發:外出採購,然後開始做菜

6. 系統測試:嘗一下菜的味道

7. 部署:擺桌吃飯

8. 專案收尾:收拾碗碟

  按照CMMI(Level 2)的理論體系,“晚餐專案”可以分為這樣幾個過程域:

1. PP(專案計劃):計劃晚餐的菜譜,需要採購哪些原料,做出大致的'時間安排

2. PMC(專案跟蹤及監控):每完成一項工作,檢查一下是否超出原定的時間計劃,如果超出了則做出必要的調整

3. RM(需求管理):對家人對菜式的要求進行管理,確保每個要求都被管理,或者被滿足、或者被取消、或者被變更

4. CM(配置管理):對晚餐準備過程中的每件製成品、半成品和其它副產品進行管理;

5. MA(度量及分析):對原材料、工作時間、工作產品等指標進行預算、跟蹤、度量和分析;

6. PPQA(過程和產品質量保證)——定期對晚餐的準備過程進行評審,保證按照原有的計劃進度進行,並保證每個步驟產生的結果符合質量要求;

7. SAM(供應商管理)——如果準備過程中將部分工作外包,比如網上訂購部分原材料等,我們就需要對服務提供商提供的服務和最後提交的產品進行監督和管理。

按照PMP的專案管理體系,“晚餐專案”將被劃分為以下9個知識領域:

1. 範圍管理:確定菜譜

2. 質量管理:保證原料新鮮,菜的味道符合家人要求

3. 採購管理:如果從網上訂購了紅酒或其它原料,我們就需要對送貨的時間和交付的貨品進行管理

4. 時間管理:在整個晚餐專案過程中,確保按照計劃的進度完成

5. 人力資源管理:如果準備晚餐的不只你一個人,要對每個人的任務和分工進行管理

6. 風險管理:注意識別和監控晚餐準備過程中可能出現的各種意外情況,並擬定應對預案

7. 成本管理:保證這頓晚餐不要超支

8. 溝通管理:在晚餐準備的過程中,要向各位干係人(比如家人)及時通報進展情況,如果幹系人的需求發生變化,也要及時溝通

9. 整體管理:作為晚餐準備的負責人,要對以上各個方面的工作進行監督和控制

如此看來,我們的“晚餐專案”是完全可以當作一個專案來進行管理的,接下來就是選擇一個適合的專案管理方法,對專案進行計劃、控制和度量了。

雖然我們平時的晚飯沒有必要搞得那麼複雜,但是,如果你要舉辦一次稍大的聚餐,或者你是一名飯店的總廚,那麼,你完全可以根據具體情況,選擇一種適當的專案管理方法來準備一次聚餐或者宴會,相信一定可以事半功倍很多——比方說,如果準備一次高規格的晚宴,對各方面要求都很高,那麼我們可以採用“瀑布模型法”,按部就班的進行,同時加強質量保證方面的力度,以確保達到預期的質量標準,避免因質量問題影響進度和飯店的聲譽。但是,如果是準備一次小型的聚餐會,準備的時間又很緊,那麼我們就可以選擇“快速開發法”,把那些可以並行的環節同時展開,在保證大多數人滿意的前提下可以放鬆一些質量標準,這樣可以最大程度的節約時間,保證聚餐開始的時候來賓不必餓肚子。

可見,專案管理思想完全可以褪去其浮華的外衣,在更多領域發揮它的作用,甚至應用到日常生活中最普通的生活場景中去。作為專案管理人員,在正確使用專案管理方法進行軟體開發之外,我們當然也可以利用專案管理的理論和方法,來小小的提升一下日常生活的“專案”管理水平啦。