國內的ERP實施顧問有點全才的意思，即要懂銷售、又要懂生產，還要懂財務。但是，事實上國內大部分的實施顧問很多都不是財務出身，在財務方面的管理沒有經過系統的培訓，實施ERP財務模組時，總給客戶一種不熟練不專業的感覺。yjbys在這篇文章中將給讀者朋友們梳理一下財務管理的流程及ERP操作技巧。
1企業ERP的應付賬款管理
按照正常的情況，供應商根據企業的採購單送貨給企業，企業驗收完畢後收下。供應商拿到企業簽收的單據後，就可以確認應付賬款了。但是，在中國很多企業中，這個流程不一定行的通。為什麼呢?因為即使你貨送來了、拿到了企業的簽收單，企業仍然不認為這些原材料已經是企業自己的財產了，而是供應商暫時寄放在企業的;只有當企業開始用這些材料或者材料用完的時候，企業才會通知供應商，說材料用完了，你們可以給我們開發票了，等待我們付款吧。
這個流程，當然不是很正規的流程。拒一些在國外實施過多個專案的專家來說，這個流程是國內企業特有的，不虧是中國特色的稱號。雖然這個流程不正規，但是，對於企業卻是有利的，因為他可以最大限度的減少企業的庫存資金的佔用，提高資金的使用效率，減少企業管理成本。相反，對於供應商是不利的。不過，供應商有時候為了獲得更多的銷售定單，也只能屈服與企業。一個願打、一個願挨，這也不是我們ERP實施顧問能夠改變的了的。我們ERP實施顧問的任務，就是如何根據這個需求，轉化為ERP可以實現的流程。
國內的一些ERP軟體，畢竟是土生土長的，熟悉環境，佔有優勢。他們在系統設計的時候，就考慮到了這個雖特殊但是卻常見的流程。如在入庫單上設定一個開關，當物料入庫時，開關是關著的，也就是說不能根據這張入庫單生成應付賬款;當材料開始用後，即ERP系統中開始領料，根據先進先出的原則，若開始動用這筆入庫單的材料時，系統會自動把這個入庫單的開關開啟，財務就可以根據這張入庫單產生應付賬款。這說說簡單，但是後臺的會，要涉及到很多的程式。有些簡單的ERP，只是在入庫單上設定了一個按鈕，當材料開始用時，有物料管理員手工去更改。這種處理方法欠簡單。因為若一筆原材料有兩張甚至更多的入庫單，則物料管理員還要去判斷，先結轉那一張的入庫單呢。
應付賬款如此，應收賬款也存在這種情況。如貨發出去了，還不能產生應收賬款，要等客戶通知才能收款等等。這個情形同應付賬款是類似。應付賬款流程與應收賬款流程是財務管理的開端，也是財務工作的主要流程。若能夠這兩大流程控制好了，ERP系統的財務模組也就成功了一大半了。我先給大家介紹一下財務管理的應付賬款流程。
企業的應付賬款有很多種類，如原材料的應付賬款、電力能源的應付賬款、房租的應付款等待，但是，大頭是原材料的應付賬款，我講述的重點也是這個。在講解以前，我們有必要先了解以下，ERP的應付賬款流程跟一般的財務管理的應付賬款管理系統兩者的區別，這有利於我們更好的瞭解ERP系統的財務管理功能。我們都知道，一般的財務管理系統，他的起點就是憑證，也就是說，要財務人員手工的輸入憑證，到企業的定單比較多，特別是生產企業原材料比較多的情況下，輸入憑證就是一個非常大的工程。有些製造企業，財務部門甚至有一個專門的人員，負責這憑證的輸入工作。但是，ERP系統不一樣。ERP系統的應付賬款憑證(指供應商的應付賬款)一般都可以根據原材料入庫單直接轉換過來，可以節省財務部門很多的工作量。接下去，我就列舉應付賬款中的兩個經典管理流程及操作要點。
2流程中應注意的操作技巧
第一、採購價格和數量有錯誤解決辦法。在供應商送發票之前或者入庫單轉換成應付憑單作業之前，一般採購都要跟供應商進行對賬，看看當月的賬目是否有錯誤。萬一不幸的是，若採購價格有錯誤怎麼辦呢?因為採購單已經入庫結案，即使只入了一部分，系統為了資料的安全，也不會允許採購員通過採購定單邊變更單更改價格;若採購員把原材料入庫單先撤消稽核、再刪除、然後再變更採購單的話，改完後再走一遍入庫流程，明顯是不可能的。那該怎麼辦呢?
其實，在很多ERP系統在原材料入庫單上有個小功能，通過此功能，可以在採購單已經結案的情況下，修改入庫單價。如原來採購單上的單價為10元，而其實應該是15元，通過這個功能，可以把入庫單的材料單價改為15元，計算庫存成本時也是按照這個價格來計算，包括統計生產成本。但是，採購單的價格不會更改，這是為了保留歷史記錄。但是，在轉換應付憑單的時候，就會以正確的價格，即15元的價格。
若數量有問題也可以做類似處理。如供應商總共送來5萬套材料，但是，如質量或者其他原因，最後計價的數量只有4.9萬套，此時，就可以在這裡直接更改數量即可。這個工具，極大的方便了日常管理。
第二、發票資訊的控制。若想要財務付款，一般需要四張單據，分別為採購單、供應商送貨單、企業的入庫單與供應商發票，缺一不可。特別是供應商增值稅發票，以為這發票對於企業來說，就是錢。所以，財務人員也想省事，跟採購或者供應商說，你們沒有發票就不用來向財務請款了，請了也是白請。也就是說，在轉應付憑單的時候，就要有一個判斷，看入庫單有沒有發票，及發票的金額是否準確等等。
在入庫單上還有一個功能，通過這個功能，採購員可以把這張入庫單的發票資訊輸入進去。在轉換應付憑單的時候，財務人員可以選擇，是全部轉換呢，還是隻轉換那有有發票資訊的入庫單據。通過這個控制，那些不及時提供發票的供應商，就不用想急著收到款項。
但是，在實際作業中，有這種情況存在。如供應商不按照當月的貨款來開發票，而是每月固定開票。如當月的貨款雖然有550萬，但是，其每月就開500萬發票。此時，就有個發票的匹配問題。關於這個問題的處理情況，我會在應付賬款的另外一個流程中，詳細介紹。
第三、在應付憑證處發現採購價格有誤。有時候由於人為的疏忽，採購員在對賬時，沒有發現什麼問題。但是，財務人員在稽核憑證時，發現了價格有問題。在應付憑單上有個查詢工具，可以查詢這個材料、這個供應商的歷史交易資訊，可以看到價格等記錄，方便財務人員核對。若財務人員在核對時，發現價格有錯誤，該如何操作呢?
