建立和實施制度化的採購管理程式， 這是採購管理工作有效進行的根本保證。 有法必依， 違法必究， 這是制度能切實貫徹執行的保證。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。下面小編準備了關於採購管理的主要程式，提供給大家參考!
① 規定採購條件。
明確採購人員對供應商的選擇、採購物品的質量、需求的滿足保證等負完全責任， 並明確採購主管人對下屬的工作過程和結果的監控負責、採購物品必須是必需的不可或缺的， 而且經查對無庫存或庫存不足以滿足需要者。 採購物品必須適量， 不得超標積壓或不可用或根本不需用、採購物品的單價須為掌握內的合適單價， 而且力求是最低的單價。 執行價格不得高於公司核定價格或掌握的現行市場價格。大數量或高單價的物品採購必須有三家以上供應商報價選擇， 並在採購事項未確定前傳送財務部、採購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認之供應商處購買， 即不適宜隨意變更供應商。 已有之供應商處沒有所需採購之物品， 或因單價及質量或因其他原因等因素， 可變更或選擇新的供應商， 但應將變更理由及有關事項告知財務部並徵得財務部認可， 同時向財務部提供[新增供應商資料卡片]、採購物品必須保證物有所值且物有所用， 即相同質量下的價格最優化是採購的前提。
② 明確分工。
公司下轄生產性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產部門、工模材料消耗的工模部、總務維修及工程材料消耗的總務部、機械裝置維修材料消耗的裝置維修部、辦公文具用品消耗的資訊部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購部門， 為明確採購員的權利和責任， 使各採購活動有條不紊並將責任歸落到人， 必須對公司的所有采購活動按類別進行明確分工並落實到相應採購人員。 採購人員必須是該種採購的內行者， 如原材料及輔助材料由生產採購部負責， 工程物資由總務部負責， 裝置維修材料由裝置維修部負責， 工模材料由工模部負責， 電腦、精密儀器、電子裝置、機器裝置等由使用部門或專業人員負責。
③ 採購審批許可權。
所有采購報價、採購合同、採購辦理必須先批准後實行， 有效批准者是總經理。禁止未經批准的`採購事宜， 但突發性或臨時性急需物品(如工作中的機械突損部件、臨時特採等)可以由財務部確認後即由採購負責部門採購， 但請購單上須註明急購字樣並說明理由， 請購單由總經理補批。
④ 驗收職能。
任何物品購入後須經非採購者本人驗收並在送貨單、**上簽名作實。 驗收人員由財務部指定或確認。 驗收者必須核實進貨的物品與訂貨單是否相符， 對經手驗收物品的品種、規格、數量和質量等與採購**或採購約定所載之要求的相符性負責。 只有完全合格或經相關職能部門批准特殊放行的物品才準驗收入庫。 驗收無誤後， 填製材料入庫單， 連同供應商送貨單分送財務部作為結算貨款的憑據。為明確責任， 結算憑據必須由採購員簽名作實。
⑤ 退貨與索賠。
為避免損失，採購回廠的物品由於質量、規格不符， 採購部門須立即辦理退貨， 無論貨品是否退還給了供應商， 均須立即書面通知財務部及時扣回相應款項。 凡檢驗結果為不良品的來料檢驗報告， 品管部應分發至採購部門和財務部， 以有效追蹤， 不致有遺漏退貨扣款事項的發生。 採購約定中必須明確索賠條款， 對因供應商供貨期間、數量、質量或相關原因未達到約定條件而產生的直接損失和因此面導致產生的其他損失， 應由採購部門根據實際應由供應商負責的損失以正式公函向供應商索賠，並由財務部在貨款中扣回相應款項或收取現款。 採購部門不能解決的， 公司可以採用不排除以法律形式解決的措施， 以及時保護公司的利益。
⑥ 貨款結付政策。
所有采購除零散性或不常用無法採用月結付款和特別情況需用現金支付的外， 均為月結付款方式。 不能使用月結的， 除小金額或零散性的因供應商不能來公司收款而由採購人員購買時直接付款外， 均由供應商直接到公司財務部收款。 禁止採購人員直接辦理現金支付事宜。 月結供應商必須在規定期間內(每月5日前)提供對帳單至財務部對帳， 此政策採購部門須明確知會供應商。 貨款由財務部根據採購結算條件和資金流轉情況安排結付。 為防止貨款已結付但事後出現質量或數量等原因而給公司造成經濟損失， 採購部門應儘量避免即時結付現金， 即對非月結的大金額的採購保留一週或半月等一定的付款期間。 在不影響公司商譽的前提下， 適度延長付款時間是公司進行信用融資的財務政策。
