很多人制作的PPT存在不少問題,原因是在認識上存在一些誤區。掌握以下PPT製作技巧和方法,你的PPT講稿將做得更加生動完美。
一、先梳理框架，再進行製作
「讓輸出的歸輸出，讓展示的歸展示」。在我來到無訟的第一天就聽到了這樣一句話。如果大家此前製作PPT，是直接開啟Powerpoint軟體，開始製作PPT封面的話，那我非常強烈地建議你，先梳理演講或展示的提綱，甚至不止是大標題和二標題的提綱，應當是整個展示的主體內容。當然，主體內容並不意味著直接寫一份逐字稿，而應當是有邏輯的，有結構地梳理整個展示的框架和內容。我們也曾在各個場合都推薦過可以方便地幫大家進行結構化梳理的工具：
在兩個軟體之間跳轉，看似麻煩，但是實際上，直接使用用於「展示」的PPT軟體，軟體本身的操作邏輯會阻礙流暢地思考和梳理。試想一下，直接使用PPT軟體，製作一頁之後，難免要調整字型、字號、佈局和顏色，等一頁調好了，到下一頁，又要進行「輸出」切換，這樣的切換反而是低效的。
另外，使用結構化思維輸出的軟體，可以強迫大家對於一級標題、二級標題和內容進行總結和梳理，當內容梳理完畢，開始進行PPT製作時，就不用再從長篇文稿、或者乾脆從腦子裡，尋找應該放在PPT頁面上的標題和內容了。
二、使用空白的模板
當我們開啟一個新的PPT檔案的時候，往往會有一些自帶的模板，就像這樣：
我建議大家，將這些預設的文字框刪掉，當你需要輸入文字的時候，點選「插入」選單下的「文字框」按鈕，手動插入文字框。
手動加入文字框雖然會增加一個操作步驟，但可以為後期排版增加更多的可能性。預設文字框會極大地限制排版，例如上次文章舉過的一個例子，它最終呈現出的效果是這樣：
但如果我們用自帶的文字框，很可能最終只能實現這樣的效果了：
三、更改預設字型
上次分享我們說過，在製作扁平化風格的PPT時，使用非襯線字型更加穩妥。而正常情況下，PPT軟體預設輸入的文字是宋體。每次輸入文字後，都需要再更改字型，無疑非常麻煩，格式刷可以解決一部分問題，但是更高效的方式是直接將輸入的預設字型改成微軟雅黑。這個功能在PPT2013及以前的版本中非常好實現，只要選中一個已經改好字型的文字框，右單擊，選擇「設定為預設文字框」即可，之後在文字框中輸入的所有文字，都會變成剛剛設定的字型。但是在PPT2016的版本中，這個功能被隱藏的非常深，需要我們與下一個小技巧一起使用。
四、設定幻燈片母版
作為律師或企業法務人員，日常製作PPT時，通常需要加上律所或者公司的logo。一頁一頁地複製貼上非常麻煩。我們可以通過編輯幻燈片母版，解決這個問題，PPT2016版本中「設定預設文字框」的功能，也需要通過編輯母版來實現。
首先，點選「檢視」選單下的「幻燈片母版」按鈕。
接著，將我們需要加入每一頁的Logo，直接插入第一張母版幻燈片中。
如果我們希望整套PPT的字型都是微軟雅黑，那麼同樣是選中第一張母版幻燈片，點選「字型」按鈕，選擇微軟雅黑。
當我們把母版幻燈片關掉之後就會發現，我們每一頁PPT的右下角，都出現了無訟學院的.Logo，而每一個文字框輸入的預設字型，都變成了微軟雅黑，不需要再手動調整。如果我們對這一次的設計非常滿意，還可以點選「設計」按鈕，在主題方框的下面有一個下拉箭頭，點選這個下拉箭頭，選擇「儲存當前主題」。
下一次新建幻燈片時，我們就可以選擇這個已經儲存好的主題，不需要再次進行Logo插入和設計。掌握了母版編輯功能，我們就再也不用到處找PPT模板啦。
五、一鍵去除動畫
雖然我在上篇文章中說，讓大家在不知道視覺邏輯如何安排的情況下不要給PPT新增動畫效果。但是如果我們已經精心為PPT加上了動畫效果，但客戶臨時說，我們時間很緊張，只能給你幾分鐘的時間展示，那麼這個時候，迅速去除PPT上的動畫效果就顯得非常重要了。那如果我們既需要在展示時去除動畫效果，又想要保留一份有動畫效果的版本，怎麼辦呢?其實PPT動畫設定中有一個非常有用的小功能：
點選「幻燈片放映」選單下的「設定幻燈片放映」，選中「放映時不加動畫」。這樣，我們放映幻燈片時，就不會有動畫效果了。動畫效果本身並不會被刪除，下次放映時想要有動畫效果，只要不再選中「放映時不加動畫」按鈕，就可以正常播放動畫了。
掌握了這五個小技巧，可以大大提高製作PPT的效率。但在撰寫這篇文章的時候，我發現，如果大家使用的是Mac電腦，並在上面安裝Powerpoint軟體使用的話，一些Windows系統裡PPT的功能是無法實現的，例如「嵌入字型」，即PPT中使用了外部網站下載的字型，在Windows系統的Powerpoint裡，在儲存設定的地方可以選擇「嵌入字型」，這樣在使用其他沒有安裝這個字型的電腦放映時，字型不會被改變。但是在Mac版本的Powerpoint軟體中，要儲存字型只能通過把字型所在的文字框變成圖片來解決。
