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採購員崗位職責規定

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一、負責編制採購合同,進行物資採購。

採購員崗位職責規定

1、根據採購計劃單和詢價單,起草採購合同,傳真給供方,進行合同審批。

2、供方蓋章確認回傳後,根據採購管理辦法進行合同審批。

3、採購合同審批完畢,方可正式蓋採購合同章後傳真給供方,並電話通知供方查收。

【注意】

1、合同審批程式按照《物資採購管理辦法》要求執行。

2、在與供方溝通中若發現交貨期不能滿足我方要求的,一定要與供方確定最快的交期,並上報延誤給部門主管。

3、合同訂出後,在交到貨前採購員必須進行合同貨物催交,在催交過程中發現的異常要第一時間上報部門主管。

二、物資到貨後,報檢入庫。

1、物資到貨後,採購員確認到貨物資,將其採購合同轉換成報檢單,然後列印,一式三份。採購員簽名,將報檢單及有關技術協議分發給原材料檢驗員檢驗,若緊急需在報檢單上註明“緊急”字樣。

2、檢驗員檢驗完成簽字,一聯檢驗員留存,二聯燈具倉庫留存對賬,三聯交由當事採購員,採購員將報檢單和合同附在一起將合格物品交由倉庫入庫,不合格物品給供應商進行退換。

3、倉管對合格物資辦理入庫手續後,報檢單、合同及入庫單交由採購員簽字確認,倉庫最後將手續辦理齊全的黃聯入庫單、報檢單與採購合同返還給採購員,採購員登記臺帳後將合同和報檢單附一起存在採購合同檔案中,入庫單按供方整理存放。

三、負責採購發票的催交。

1、票貨同行的,在物資入庫後,採購員立即核對入庫單和發票是否一致(供方名稱、單價、總價、稅率、數量、規格型號)。

2、款到發貨的,要求在貨到十天內發票要上交到財務;貨到月付的,要求貨到二十天內欠票金額不能大於欠款金額;對於不能夠及時到的發票,要及時打電話催使用者開發票,確保發票的及時到位。

3、收到發票的三日內採購經辦人完成發票的審驗工作,核對一致的發票確認簽收;採購經辦人將已審驗合格的發票附入庫單一起在個人發票登記本上登記,並在KIS系統“採購發票”模組中將本次發票和入庫單核消之後交財務部,由財務部成本核算會計簽收。

4、採購經辦人對及時全額收回所採購物資的發票負全責,若發生發票缺失、毀損,採購經辦人應負責賠償。

四、負責對採購的不合格物資進行退換。

1、市內採購的物資在進行入庫檢驗時發現的不合格品(未辦理入庫),直接通知供方,由供方拉回退換或返修。

2、對於在報檢環節反饋的不合格物資,由採購員核實後反饋給供應商進行更換和退換手續的.辦理。

五、負責採購臺帳的登記。

採購員每週集中在臺帳登記表上記錄本周內入庫的元器件明細(供方名稱、入庫金額、入庫單號)、付款金額、訂出合同的錄入、到貨情況。

六、整理供方資料,編制價格月報。

1、適時填報《物資採購現行價格表(補充)》和《常用器件新供方明細表(補充)》,經部門主管、經理,經營副總和總經理稽核批准後下發給相關部門。

2、每月依據上月《物資採購現行價格表》和本月下發的《物資採購現行價格表(補充)》編制、更新《物資採購現行價格表》,全面反映公司所用原材料的最新價格。經供應服務部稽核、報總經理批准後,抄送相關部門。

七、填寫供方辦款申請報批。

1、本地辦款一月一次,為每月25日。由採購經辦人整理彙總每月付款供方和金額,上報部門經理稽核確認,再交由總經理確認辦款廠家和金額,逐級簽字確認後,交財務部出納安排付款。

2、外地辦款分貨到月付供方和款到發貨的,貨到月付供方每月25日辦款,款到發貨逐級簽字確認,總經理批准後,交財務部安排付款。所有需辦款的供方由採購員書面申請,核對總欠款和總欠票後,由供應服務部經理複核,報總經理批准後交由財務部出納辦款。

八、填寫《萬洲集團供方費用代扣單》。

九、完成上級領導交辦的其它工作任務。