筆者所在林場從1991年11月起參加職工基本養老保險（1996年6月補辦投保手續並繳費），養老保險業務由財務科和勞動人事科共同管理。個人應交費由勞人科計算上報批准後，下發給各單位代扣代交財務科，財務科收款後上繳自治區林業保險管理所。幾年來，只在財務科“其他應收款”下設“養老保險”明細目記錄收費情況。結果，每人應交、已交、欠交費沒有個詳細的資料。經常有職工來鬧事，說是多交了保險費，要求退還。
1999年5月，我們著手清查歷年繳費情況。在清查工作中，發現有些單位只代扣而不上交，所扣款自己存著吃利息；有些人根本就沒交；有些單位上交代扣款時沒有附交費人員名單。針對現狀，我們在銀行開設了保險專戶，做到保險基金專款專用，明確只有收到款項時，才能算交費。運用Excel為每個職工設立個人繳費明細表，作為“養老保險”明細賬的附表。這樣經過清查，追收欠費，填寫《機關事業單位職工養老保險手冊》併發給職工核對簽名，同時通過各種渠道和途徑大力宣傳參加職工養老保險的意義，使職工轉變觀念，提高了對參加養老保險的認識。使養老保險個人應交費的收繳難度降到了最低處，養老保險管理工作也步入正軌。
在對職工養老保險個人交費管理方面，取得如此成果，得益於Excel工作表的有效運用。下面將此個人繳費明細表的設計、編制、公式設計、使用方法等具體介紹如下。
一、設計目標
與賬簿對應，簡單明瞭，易於操作，直觀實用，能隨時查詢。
二、本表的設計與編制
本表分四部分（見附表）：
第一部分為基本情況，含：“單位程式碼”，人員所屬內部單位，可以隨著人員內部單位變動而變動。“微機編號”，每人固定一個編號，與保險手冊中編號一致。“投保標誌”，根據一定規律編制，其中小於20為在職人員，大於20則為不在職人員。“序號”，反映各人在職情況，由公式自動給出。“姓名”及其他認為必要的`基本情況。基本情況部分，可以與其他有關職工管理方面的程式通用。
第二部分為各年繳費情況，含：“年應繳費月數”，“上年月均工資總額”，“繳費比例”，“個人月應繳費”，“個人年應繳費”，“個人年已繳費”，“累計個人應繳費”，“累計個人已繳費”，“累計個人欠繳費”。
第三部分為各年繳費詳情，含：各年度各月份分欄顯示。
第四部分為附加表，為方便管理而設計的統計表。
本表可與上級年初核定的繳費名冊相呼應。
三、本表的公式設計
行設計：第一行為表名。為方便工作，合計數署於表前，即第4行。D4單元格鍵入公式：=COUNT（D5：D960），顯示所有在職人數。AI4單元格鍵入公式：=SUM（AI5：AI960），顯示個人應交費合計。將AI4公式複製到其餘各欄：將游標定位於AI4，將滑鼠指標放到右下角，呈黑＋字時，按住左鍵往右面拖曳到所需位置即可。
列設計:“序號”顯示在職情況,D5單元格內鍵入公式：=IF（E5>20，″″，1），表示假若E5大於20，D5為空白，否則等於l。使用填充柄（拖曳填充法）將公式複製到所需的末行。“個人月應繳費”等於相應年度“上年月均工資總額”“繳費比例”，AN5單元格內鍵入公式：=ROUND（IF（AL5=″″，0，（AM50．02＋0.04）），l），表示假若AL5為空白，則AN5等於0，否則等於AM5乘2％，積數末見分進角後保留一位小數。使用填充柄將公式複製到所需的末行。“個人年應繳費”等於“應繳費月數”“個人月應繳費”，AO5單元格內鍵入公式：=AL5AN5，使用填充柄將公式複製到所需的末行。“個人年已繳費”等於第三部分相應年度各月繳費的總和，AP5單元格鍵入公式：=SUM（BX5：CK5），使用填充柄將公式複製到所需的末行。“累計個人應繳費”等於前面各年度“個人年應繳費”加本年度“個人年應繳費”，AQ5單元格鍵入公式：=AI5＋AO5，使用填充柄將公式複製到所需的末行。“累計個人已繳費”等於前面各年度“個人年已繳費”加本年度“個人年已繳費”，AR5單元格鍵入公式：=AJ5＋AP5，使用填充柄將公式複製到所需的末行。
“累計個人欠繳費”等於“累計個人應繳費”減“累計個人已繳費”，AS5單元格鍵入公式：=AQ5－AR5，正數表示欠繳數，括號內資料表示預交數。使用填充柄將公式複製到所需的末行。連續幾欄（行）使用公式時，可一次複製公式，先選定要複製的這幾欄（行）拖黑，用拖曳法統一複製。
四、本表的實際運用
平時按“微機編號”排序，臨時使用可按具體需要重新排序。在合計行下插入一空行，使用篩選方式，單擊工具欄“資料”——“篩選”——“自動篩選”。在篩選方式與“姓名”間拆分視窗，單擊工具欄“視窗”——“拆分視窗”，或“視窗”——“凍結拆分視窗”，游標在拆分視窗的右面活動，以調整螢幕所顯示內容。單人交費時，採用查詢方式在“姓名”欄直接查詢，將游標定位於姓名欄，同時按[Ctrl]＋[F]鍵，輸入所查詢姓名，按[Alt]＋[F]鍵（或左鍵單擊“查詢”）開始查詢。單位集體交費時，採用篩選方式，並在該空白單元格內鍵入公式：=AT4－AT4原有資料，以檢查並核對新輸入資料的正確性。在“單位程式碼”下單擊黑色倒三角，選出該單位後再在“姓名”欄找人。所交款項填入帳簿記載的相應年月。若某人某月有兩筆以上交費，則在相應月份的單元格內輸入資料時使用“=……＋……”，各資料相加，顯示出來的是和，而在單元格編輯欄則可見各原始資料。
本表所交款項輸入後，即可自動顯示各人應繳、已繳、欠繳數，若將公式稍作改動則可隨意顯示所要時間的上述資料。本表可隨時查詢各人的繳費情況。
以上是1999年清查時用表，將各年資料同時顯示於一個工作表中，故表格較大。以後每年與賬簿對應，建立新賬時，建立新表。每年年度終了對賬結束，當賬賬、賬實相附後，列印一份與賬簿一併儲存下來，該Excel工作表則作附屬資料儲存備用。年初只需將當年在職人員選出（可用篩選方式），將本表第一、第二部分數值複製到一個新建Excel工作表中，加上本年繳費基本情況及各月繳費詳情即可（以前年度累計繳費各欄可省略）。本年繳費基本情況及詳情的設計及其公式則與上述類似。年內有新增職工的，加在後面。
五、附加表
本表後面，可以加編一個統計表，以便於對下屬單位的管理。
公式設計：BP4單元格內鍵入公式：=SUM（BP5：BP41），表示從BP5到BP41的總和。BP5單元格內鍵入公式：=COUNTIF（＄A＄5：＄A＄960，1010），表示將A5到A960所有等於1010的個數加總。BQ5單元格內鍵入公式：=SUMIF（＄A＄5：＄A＄960，″=1010″，＄AM＄5：＄AM＄960），表示將所有從A5到A960行程式碼等於1010，所對應的AM列資料加總。BR5單元格內鍵入公式：=SUMIF（＄A＄5：＄A＄960，″=1010″，＄AN＄5：＄AN＄960），表示將所有從A5到A960行程式碼等於1010，其對應的AN列資料加總。其餘類推。
