採購管理之談判技巧和策略
7月11日訊，(1)談判前要有充分的準備：知已知彼，百戰百勝，成功的談判最重要的步驟就是要先有充分的準備。採購人員的商品知識，對市場及價格的瞭解，對供需狀況瞭解，對本公司的瞭解，對供貨商的瞭解，本公司所能的價格底線、目標、上限，以及其它談判的目標都必須先有所準備，並列出優先順序，將重點簡短列在紙上，在談判時隨時參考，以提醒自己。
(2)談判時要避免談判破裂：有經驗的採購人員，不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點退路，以待下次談判達成協議。沒有達成協議總比勉強達成協議好。
(3)只與有權決定的人談判：本公司的採購人員接觸的物件可能有：業務代表、業務各級主管、經理、協理、副總經理、總經理、或董事長，看供貨商的規模大小而定。這些人的許可權都不一樣。採購人員應避免與沒權決定事務的人談判，以免浪費自己的時間、同時可避免事先將本公司的立場透露給對方。談判之前，最好問清楚對方的許可權。
(4)儘量在本公司辦公室內談判：在自己的公司內談判除了有心理上的優勢外，還可隨時得到其它同事、部門或主管的必要，支援同時還可節省時間與旅行的開支。
(5)放長線釣大魚：有經驗的採購人員知道對手的需要，故儘量在小處著手滿足對方，然後漸漸引導對方滿足採購人員自己的需要。避免先讓對手知道自己的需要，否則對手會利用此一弱點要求採購人員先作出讓步。
(6)採取主動，但避免讓對方瞭解本公司的立場：攻擊是最佳的防禦，採購人員應儘量將自己預先準備的問題，以開放式的問話方式，讓對方儘量暴露出對方的立場，然後再採取主動，乘勝追擊，給對方足夠的壓力，對方若難以招架，自然會作出讓步。
(7)必要時轉移話題：若買賣雙方對某一細節爭論不休，無法談攏，有經驗的採購人員會轉移話題，或喝個茶暫停，以緩合緊張氣氛。
(8)儘量以肯定的語氣與對方談話：否定的語氣容易激怒對方，讓對方沒有面子，談判因而難以進行。故採購人員應儘量肯定對方，稱讚對方，給對方面子，因而對方也會願意給面子。
(9)儘量成為一個好的傾聽者：一般而言，業務人員總是認為自己是能言善道，比較喜歡講話。採購人員知道這一點應儘量讓他們講，從他們的言談及肢體語言之中，採購人員可聽出他們優勢與缺點，也可瞭解他們的談判立場。
(10)儘量為對手著想：全世界只有極少數的人認為談判時，應趕盡殺絕，絲毫不能讓步。事實證明，大部分成功的採購談判都是要在彼此和諧的氣氛下進行才可能達成。人都是愛面子的，任何人都不願意在威脅的氣氛下談判，何況本公司與良好的供貨商應有細水長流的合作關係，而不是對抗的關係。(11)以退為進：有些事情可能超出採購人員的許可權或知識範圍，採購人員不應操之過急，裝出自己有權或瞭解某事，做出不應作的決定，此時不妨以退為進，與主管或同事研究或弄清事實情況後，再答覆或決定也不遲，畢竟沒有人是萬事通的。草率倉促的決定大部分都不是好的決定，智者總是先深思熟慮，再作決定。
(12)不要誤認為50/50最好：有些採購人員認為談判的結果是50/50最好，彼此不傷和氣，這是錯誤的`想法。事實上，有經驗的採購人員總會設法為自己的公司爭取最好的條件，然後讓對方也得到一點好處，能對他們的公司交待，因此站在好又多采購的立場，若談判的結果是60/40，70/30，或甚至是80/20，也就不會“於心不忍”了。
(13)談判的十二戒：準備不周，缺乏警覺，脾氣暴躁，自鳴得意，過分謙虛，不留情面，輕諾寡信，過分沉默，無精打采，倉促草率，過分緊張，貪得無厭等。
端架的廣告贊助
其中以第一項“本公司快訊的廣告贊助”為最大。由於本公司快訊的印刷及郵寄成本很高，依國外量販店之經驗，約80%之成本系由供貨商來支付，採購人員應要求供貨商贊助此種費用，廣東省每年商業廣告費高達40億人民幣，供貨商通常都願意由其廣告預算中拔出一部分作為本公司的廣告贊助。
進貨獎勵(RETROSPECTIVEBONUS)：進貨獎勵與數量折扣是有區別的。進貨獎勵是一段時間達成一定的進貨金額，供貨商給予的獎勵，這是家電及某些行業慣用的行銷方式，而數量折扣是指單次訂貨的數量超過某一範圍時所給的折扣。
依其它國家的採購人員的經驗通常都要求供貨商可給予進貨金額1-10%的進貨獎勵(以月、季、或年度計算)，供貨商因業績之需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對本公司之利潤提升大有助益，有些商品可能供貨商因種種原因不願以低的價格供應時，採購人員為增加利潤，應積極與供貨商談判要求更高的進貨獎勵，但切忌為了爭取獎勵、而增加不切實際的採購數量，結果庫存壓力大增，甚至季節過後必須打折求售，這種情況採購人員不如不要進貨獎勵。
下面，我們瞭解一下談判的策略有哪些：
(1)質量：質量的傳統解釋是“好”，或“優良”，對本公司採購人員而言，質量的定義應是：“符合買賣雙方所約定的要求或規格就是好的質量”。故採購人員應設法瞭解供貨商對本身商品質量的認知或瞭解的程度，管理制度較完善的供貨商應有下列有關質量的檔案：
產品規格說明書(PRODUCTSPECIFICATION)
品管合格範圍(ACCEPTABLEQUALITYLEVEL)
檢驗方法(TESTINGMETHODS)
採購人員應儘量向供貨商取得以上資料，以利未來交易，通常在合約或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：
市場上商品的等級
品牌
商業上常用的標準
物理或化學的規格
效能的規格
工程圖
樣品(賣方或買方)
以上的組合
採購人員在談判時應首先與供貨商對商品的質量達成互相同意的質量標準，以避免日後的糾紛或甚至法律訴訟。對於瑕疵品或倉儲運輸過程損壞的商品，採購人員在談判時應要求退貨或退款。
(2)包裝：包裝可分為兩種：“內包裝”(PACKAGING)，及“外包裝”(PACKING)內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在本公司自選式量販的營業方式，包裝通常扮演非常重要的角色。
外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，並影響利潤。外包裝若太堅固，則供貨商成本嗇，採購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。
設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意願，加速商品的迴轉，國內生產的產品在這方面比較差，採購人員應說服供貨商在這方面改善，以利彼此的銷售。
基於以上的理由，採購人員在談判包裝的專案時，應協調對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。
對於某些商品若有銷售潛力，但卻無合適的自選式量販包裝時，採購人員應積極說服供貨商製作此種包裝，供本公司銷售。
(3)價格：除了質量與包裝之外，價格是所有談判事項中最重要的專案。本公司在客戶心目中的形象就是高質量低價格，若採購人員對任何其所擬採購的商品，以進價加上本公司合理的毛利後，若自己判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供貨商採購。
在談判之前，採購人員應事先調查市場價格，不可憑供貨商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。
(4)訂購量：在本公司分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供貨商滿意，所以在談判時，應儘量籠統，不必透露明確的訂購數量，如果因此而導致談判陷入僵局時，應轉到其它專案談。在沒有把握決定訂購數量時，採購人員不應採購供貨商希望的數量，否則一旦存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金之積壓及空間之浪費。
(5)折扣(讓利)：折扣通常有新產品引進折扣、數量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。有些供貨商可能會由全無折扣做為談判的起點，有經驗的採購人員會引述各種形態的折扣，要求供貨商讓步。
採購人員應向供貨商說明本公司的顧客都是零售商及專業客戶，換句話說專業客戶都是很會精打細算的，若供貨商的折扣數無法大到讓本公司的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供貨商訂貨，這一關係也不可能會持久，這種交易反而不利於本公司的價格形象，故最好不要向該供貨商採購。
(6)付款條件：付款條件與採購價格息息相關，在國內一般供貨商的付款條件是月結30～90天左，採購人員應計算對本公司最有利的付款條件，對於慣於外銷的供貨商，一般的付款期限比較短，有的甚至要求現金。但這全憑採購人員的經驗與說服力。
在正常情況下，本公司的付款作業是在單據齊全時，按買賣雙方約定的付款條件。電匯匯入供貨商的銀行戶頭，這是本公司的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三託四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供貨商財務排程的困難。
(7)交貨期：一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數量就相對減，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。至於有長期承諾的訂購數量，採購人員應要求供貨商分批送貨，減少庫存的壓力。
