摘要：行政祕書作為學院領導的參謀和助手, 是聯絡學院與職能部門、學院領導與師生之間的橋樑和紐帶, 其崗位職責是協助學院領導做好日常行政工作, 根據其崗位職責和工作內容, 行政祕書服務於學院領導、師生和職能部門, 因此行政祕書的角色定位是服務者。只有正確把握好行政祕書的角色定位, 才能更好地開展學院各項工作。
關鍵詞：行政祕書; 崗位職責; 角色定位; 服務;
行政祕書是高校行政管理中的重要組成部分, 因其工作特殊性, 行政祕書與職能部門、學院領導和師生之間都有著密不可分的關係。行政祕書既是學院領導的參謀和助手, 又是聯絡學院與職能部門、學院領導與師生之間的橋樑, 擔負著承上啟下、溝通內外和聯絡左右的重要作用, 承載著銜接和紐帶的關係。然而不論在哪種關係和作用中, 行政祕書都扮演著服務者的角色。在新型大學的建設過程中, 只有釐清行政祕書的角色定位, 才能更好地做好高校行政管理工作, 進一步促進學院教學、科研等工作的順利開展。
一、行政祕書的崗位職責
學院行政祕書的崗位職責主要是協助學院領導做好日常行政工作, 保障學院各項工作的順利進行。行政祕書只有明確自己的崗位職責, 才能更好地做好本職工作。行政祕書的工作是最基礎、最繁瑣複雜的工作, 工作範圍比較廣, 大致可以分為以下幾個方面:
1. 會務工作。
會務工作主要是指行政祕書負責學院例會、公務接待及大型專業活動的安排佈置工作, 這是行政祕書的重要職責之一。具體表現為:要提前做好會前服務準備工作, 與相關職能部門溝通預約會務場地, 置辦宣傳橫幅、席卡、海報等材料, 通知參會人員時間和地點, 提前去會務場地佈置現場, 除錯音響裝置, 大型活動要進行彩排, 保證會務流程不出現任何差錯;在會務過程中做好協調溝通環節, 及時處理各項突發事件。當出現突發事件時, 要保持冷靜, 儘量縮小事件影響, 做好會議記錄和影象收集;會後做好整理收尾工作, 整理備份會務材料, 吸取會議經驗教訓, 全面做好會務總結、檔案歸類工作。
2. 文書工作。
根據學院領導的安排, 負責草擬學院年度工作計劃或總結、工作實施方案、申請報告等重要檔案。這要求行政祕書具備一定的寫作功底, 能夠清晰恰當的草擬出檔案材料, 具體表現為“草擬學院行政工作報告、總結、規劃和決議、決定等綜合性文字材料檔案;草擬重要會議文稿和重要檔案;草擬及整理院級幹部講話稿及有關資料。”[1]這需要行政祕書在全面熟悉政策制度、行政管理知識和工作流程, 瞭解學校、學院實際情況的基礎上, 熟悉文書寫作格式和各種辦公軟體, 擅於歸納整合, 站在一定的高度草擬各類文字材料, 對行政祕書的文字寫作、綜合能力要求較高。
3. 管理工作。
管理工作具體表現為人事管理、資產管理和科研管理等工作。人事管理主要負責協助學院領導做好教職工的職稱申報、培訓進修、考核考勤等工作, 將職稱申報的工作流程和注意事項通知到相關教職工, 做好教職工的英語、網路、暑期等各種培訓安排, 報送培訓需求計劃, 及時提交考勤考核情況。資產管理是負責院部辦公裝置的申報、分發、維護維修、處置等, 綜合考慮教師需求和院部辦公裝置的配備情況, 及時填報每年度的物資採購專案預算, 做好學院辦公用品的領用登記工作, 按需所發, 做到不浪費, 按時盤點, 以便能及時補充辦公用品, 滿足學院教職工的工作需要。科研管理是負責學院科研工作的統計、申請科研材料的上報、獎勵等, 做好每學期學術講座計劃及相關報道和照片的報送, 提醒教職工各類課題的申報時間和程式, 稽核學院科研成果的登記等。
4. 招生工作。
行政祕書作為招生聯絡員, 與學校招辦之間保持良好的聯絡, 及時傳達招辦關於招生工作的相關檔案和通知精神, 確保資訊暢通。主要負責招生宣傳冊、視訊的製作, 制定詳細的.招生工作方案, 認真學習、傳達學校招生工作精神, 站在講政治的高度, 充分認識招生工作的重要性。通過多途徑、多方式宣傳學院的教學成果和學生專業風采, 展示辦學特色、優勢專案和優秀畢業生等圖文材料, 讓社會、家長、學生全面瞭解學院和專業情況。在招生過程中, 協調招生諮詢會及各招生點的教師、志願者安排情況, 進而有效促進學院招生規模不斷擴大, 招生工作順利開展。
除此之外, 行政祕書還要做好資料採集、檔案收發、經費報銷及學院交給的臨時任務等事宜, 雖然工作的難度係數不高, 但因各項工作都涉及到方方面面比較多, 既有與職能部門和學院師生的溝通交流, 又有各項資料資訊的彙總和梳理, 需要行政祕書工作十分細緻, 具有極大的耐心和條理性。
二、行政祕書的角色定位———服務者
根據行政祕書的崗位職責和工作內容, 可以把行政祕書的角色定位為服務者, “從分工內容來看, 都是根據高校行政工作的需要而確定的, 為院系行政管理層服務, 為師生員工服務, 為高校發展服務。”[2]由此可見, 行政祕書是為學院領導、師生以及職能部門服務的。只有正確把握好行政祕書的角色定位, 才能更好地提升行政祕書的角色意思, 順利推進學院各項行政工作的開展。
第一, 行政祕書服務於學院領導。行政祕書直接服務於學院領導, 一方面是為學院領匯出謀劃策, 是學院領導的參謀和助手, 向領導提供一些具有建設性意見的工作策略, 另一方面是執行領導的決策, 按照領導要求執行具體的工作方案, 有效推進學院工作的順利開展。行政祕書主要工作是接受學院領導和辦公主任的指揮, 要善於領會領導的意圖, 釐清工作思路, 井然有序地開展各項工作。不管是日常的常規工作還是一些突發、臨時性的工作, 行政祕書在開展各項工作之前, 一般要先找領導彙報, 徵求領導的意見和建議, 根據領導的要求制定具體的工作方法和步驟。在實施過程中, 聽從領導的安排, 按照領導的要求開展, 遇到緊急或特殊情況, 及時向領導彙報。當領導徵詢意見時, 根據事情的實際情況提供可供領導參考的意見。在工作結束後, 向領導如實反饋工作開展情況及遇到的問題。在工作開展過程中既為領匯出謀劃策, 又按照領導的意圖執行決策, 保證領導在整項工作開展中始終站在全域性的角度把握事情脈絡, 全面清晰瞭解事情的發展原委。
第二, 行政祕書服務於學院師生。行政祕書作為學院領導和師生之間的橋樑, 起到上傳下達的作用, 為學院領導與師生之間的溝通起到銜接作用。行政祕書及時收集教師和學生相應的訴求資訊和意見建議, 並將其進行整理和歸納傳達給領導, 因此行政祕書也服務於學院師生。首先, 行政祕書服務於學生。雖然行政祕書的工作性質是為學院領導服務, 工作過程中不與學生直接接觸, 看似與學生無關, 但其最終目的還是為學生服務。這是因為行政祕書服務於學院領導, 學院領導的各項決策工作亦是為了學生的發展, 而行政祕書是執行決策的具體人員。另外學校裡的各項規章制度都是通過行政祕書傳達到學院中, 再由輔導員或班主任轉告學生。其次, 行政祕書除了服務於學生外, 還為學院教職工服務, 行政祕書的很多工作都是負責教職工的工作或個人利益相關的保障工作, 比如通知教職工參加學校培訓、職稱申報材料上報、及時申請科研課題, 以及為教職工配備辦公用品等, 都是行政祕書的工作內容, 為教職工解決後顧之憂。
第三, 行政祕書服務於職能部門。行政祕書除了做好對內溝通學院領導和師生關係外, 還要成為對外聯絡學院與學校職能部門的紐帶, 與校內其他部門進行溝通對接是行政祕書的重要工作之一。學院作為一個獨立的部門, 與學校職能部門之間有著千絲萬縷的關係, 學院工作的順利開展離不開職能部門的支援, 職能部門工作的開展也離不開學院的配合。行政祕書服務於職能部門主要是指行政祕書作為學院與職能部門之間的溝通橋樑, 及時將雙方之間的資訊或訴求傳遞給對方, 在促進學院與職能部門的溝通與協調過程中, 行政祕書發揮了至關重要的作用。當職能部門需要學院配合協助統計學院相關資訊, 行政祕書負責聯絡彙總學院各項資訊, 進行資訊初審後, 及時反饋給職能部門, 方便職能部門收集資訊。另外, 行政祕書作為中間聯絡人, 負責將職能部門的一些規定或規章制度傳達到學院中, 同時行政祕書也會徵集學院師生對各職能部門的意見和建議, 並轉達給職能部門, 促進職能部門調整工作方式適應學院師生的需求, 為學院與職能部門之間更好地協作提供便利。
三、如何提升高校行政祕書的角色意識
第一, 增強行政祕書的服務意識。“高校行政祕書首要的角色意識是服務意識。這是由該職位的工作職責、工作內容和工作性質共同決定的。”[3]從行政祕書的崗位職責和角色定位來看, 行政祕書工作的前提是增強服務意識。行政祕書是學院行政管理人員, 在學院管理工作中發揮著重要作用, 因此行政祕書要確立自己的角色定位, 把服務意識貫徹工作過程始終, 端正工作態度, 以服務學院領導、師生和職能部門為工作理念和行為準則, 始終貫徹“服務第一”的原則, 樹立“以人為本”的現代服務思想, 切實發揮上傳下達、左右溝通和內外聯絡的作用, 認真履行好自己的工作職責。“首先是思想上, 要有更強的服務意識, 杜絕工作推諉現象, 工作時要始終保持積極的情緒, 保證良好的服務態度, 對領導和老師要尊重、支援, 接待學生要熱情、耐心。”[4]行政祕書要以服務者的嚴格標準來規範自己, 轉變自己的服務態度, 以紮實工作為準則, 恪守行政祕書的行為規範和準則, 堅持高標準、嚴要求, 嚴格約束、調整自己的行為, 以此來控制、指導自己的工作, 努力提高服務質量和效率, 為師生提供優質、高效的服務, 樹立起工作的權威。在工作中不怕麻煩, 經常向學院領導彙報請示, 與同事密切配合、相互支援, 做好主動補位, 保證整體工作按時保質地完成。
第二, 提高行政祕書的工作能力。行政祕書工作複雜、繁瑣, 涉及面較廣, 要想提升行政祕書的角色意識, 需要提高行政祕書的分析判斷、綜合協調、創新管理能力和語言文字表達等能力。過硬的工作能力是做好行政祕書工作的保障。首先, 行政祕書要對即將開展的工作提前做好準備, 根據領導、師生或職能部門的服務需要做出預見性判斷, 細緻考慮怎樣把工作做得更好, 有計劃性地去安排。其次, 行政祕書要善於與各方面溝通, 具備多方綜合協調能力, 保證與對接方資訊暢通, 溝通有效, 促使工作井然有序進行, 努力營造出和諧融洽的工作環境。具備較強的綜合協調能力, 是行政祕書必備的基本功。綜合協調工作是一種“軟協調”, 絕不能以行政命令的方式開展, 行政祕書在協調各方面工作關係時, 要講究工作方法、策略技巧和溝通藝術, 既要達到完成工作的目的又不能造成負面影響。另外, 雖然行政祕書工作大多是基礎事務性工作, 但並不能忽略其中的開拓創新性和現代管理能力。“隨著辦公自動化的日益普及, 祕書工作的智商性服務將成為祕書職業的主要內涵。所以在做好本職工作的基礎上要不斷探索管理的新途徑、新方法、新新手段, 促進管理工作的資訊化、現代化, 在工作中要以新視覺來視察問題、新觀念來思考問題、新方法來處理問題, 只要這樣行動才會有新舉措, 管理才會有新效果。”[5]除此外, 行政祕書還要負責學院工作計劃、總結或方案的草擬工作, 只有具備良好的語言文字表達能力, 才能條理清晰地草擬各項計劃或方案, 為領導提供好思路和好方法。文書草擬工作是一項複雜的的創造性腦力勞動, 決不是輕而易舉、一蹴而就的事情, 堅持一切從實際出發的原則, 抱著對工作高度負責的精神去對待文書草擬工作。
第三, 做好職業發展規劃。行政祕書工作具有重複性和事務性, 職業發展規劃對其尤為重要。如果行政祕書在工作中沒有制定明確的職業發展規劃。容易導致工作後勁發展不足, 缺乏恆心和進取之心, 進而導致對工作產生認知偏差, 產生否定自己的價值、職業認同感低等問題。行政祕書做好職業發展規劃, 首先要有職業認同感, 在工作中尋找價值。正確認識行政祕書工作的重要性和意義, 認同自己的崗位職責而產生責任感, 同時也努力自己思考怎樣更好的完成工作, 提高自己的專業素質, 從而增加職業自豪感和價值感。其次要制定短期、中期目標和長期發展規劃, 逐步完成短期、中期目標有利於樹立長期規劃完成的信心, 長期規劃的制定也有利於有序推進短期、中期目標的實現, 通過不斷完成短期目標推動整體工作的發展。“確定職業目標是高校行政祕書職業規劃的關鍵之步。職業目標包括短期目標、中期目標和長期目標。短期目標一般為一年內完成的, 中期目標期限為三至五年內完成的, 長期目標是五年以上的, 甚至是人生目標。”[6]當然目標的制定一定要切合自身的各方面條件, 要實事求是, 通過不斷克服困難, 提升業務水平逐漸實現。最後要進行職業總結, 定期進行工作回顧。回顧工作既是對自己過去工作的檢討, 也是對今後工作的促進, 真正實現本職工作有計劃、有落實。在回顧工作的過程中要及時梳理工作方式方法, 總結經驗教訓, 摸索實踐, 明確工作程式和方向, 在具體的工作中形成清晰的工作思路, 不斷反思工作過程中的成敗, 提升個人的綜合素質, 保證各項行政工作有序進行。
在新型大學的建設過程中, 既離不開承擔著教學與科研任務的教師, 同時也離不開在服務崗位上的行政管理人員, 行政祕書是高校行政管理中不可缺少的重要部分。隨著高校職能定位越來越精準, 對行政祕書的崗位工作也提出了更高的標準和要求, 這就要求行政祕書在工作中認清自己的角色定位, 真正發揮崗位功效。行政祕書是溝通上下、聯絡左右、對接內外的橋樑與紐帶, 從其工作內容和性質上可看出, 高校行政祕書的角色定位歸根結底是服務者。行政祕書在服務學院領導、師生和職能部門的工作過程中, 要擺正自己的角色, 不斷提升服務意識, 提高自己綜合協調、語言文字表達等工作能力。在制定職業發展規劃的過程中, 尋找工作價值, 增強工作責任感, 從而不斷增加對行政祕書工作的職業認同感。
參考文獻
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