一、排序記錄
一般情況下，在向表輸入資料時，人們不會有意安排輸入資料的先後順序，而是隻考慮輸入的方便性，按照資料到來的先後順序輸入。例如，在登記學生選課成績時，哪一個學生的成績先出來，就先輸入哪一個，這符合實際情況和習慣。但若要從這些雜亂的資料中查詢需要的資料就不方便了。為了提高査找效率，需要重新整理資料，對此最有效的方法是對資料進行排序。
1.排序規則
排序是根據當前表中的一個或多個欄位的值對整個表中的所有記錄進行重新排列。排序時可按升序，也可按降序。排序記錄時，不同的欄位型別，排序規則有所不同，具體規則如下：
(1)英文按字母順序排序，大、小寫視為相同，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。
(2)中文按拼音字母的順序排序，升序時按A到Z排列，降序時按Z到A排列。
(3)數字按數字的大小排序，升序時從小到大排列，降序吋從大到小排列。
(4)日期和時間欄位，按日期的先後順序排序，升序時按從前向後的順序排列，降序時按從後向前的順序排列。
排序時，要注意以下幾點：
(1)對於文字型的欄位，如果它的取值有數字，那麼Access將數字視為字串。因此，排序時是按照ASCII碼值的大小排列，而不是按照數值本身的大小排列。如果希望按其數值大小排列，則應在較短的數字前面加零。例如，希望文字字串“5”、“6”、“12”按升序排列，如果直接排列，那麼排序的結果將是“12”、“5”、“6”，這是因為“1”的ASCII碼小於“5”的ASCII碼。要想實現所需要的升序順序，應將3個字串改為“05”、“06”、“12”。
(2)按升序排列欄位時，如果欄位的值為空值，則將包含空值的記錄排列在列表中的第1條。
(3)資料型別為備註、超級連結或OLE物件的欄位不能排序。
(4)排序後，排序次序將與表一起儲存。
2.按一個欄位排序
按一個欄位排序記錄，可以在“資料表”檢視中進行。
例2.31 在“學生”表中，按“學生編號”升序排列。操作歩驟如下：
(1)用“資料表”檢視開啟“學生”表，單擊“學生編號”欄位所在的列。
(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。
執行上述操作步驟後，就可以改變表中原有的排列次序，而變為新的次序。儲存表時，將同時儲存排序結果。
3.按多個欄位排序
在Access中，不僅可以按一個欄位排序記錄，也可以按多個欄位排序記錄。按多個欄位進行排序時，首先根據第一個欄位按照指定的順序進行排序，當第一個欄位具有相同值時，再按照第二個欄位進行排序，以此類推，直到按全部指定的欄位排好序為止。按多個欄位排序記錄的方法有兩種，一種是使用“資料表”檢視實現排序，另一種是使用“篩選”視窗來完成排序。
例2.32 在“學生”表中按“性別”和“年齡”兩個欄位升序排序。使用“資料表”檢視進行排序的操作歩驟如下：
(1)用“資料表”檢視開啟“學生”表。選擇用於排序的“性別”和“年齡”兩個欄位的欄位選定器。
(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。
從結果可以看出，Access先按“性別”排序，在性別相同的情況下再按“年齡”從小到大排序。因此，按多個欄位進行排序，必須注意欄位的先後順序。
若要取消對記錄的排序，則將滑鼠指向記錄內容後單擊滑鼠右鍵，然後從開啟的快捷選單中選擇“取消篩選排序”命令即可。
使用“資料表“檢視按兩個欄位排序雖然簡單，但它只能使所有欄位都按同一種次序排序，而且這些欄位必須相鄰，如果希望兩個欄位按不同的次序排序，或者按兩個不相鄰的欄位排序，就必須使用“篩選”視窗。
例2.33 在“學生”表中先按“性別”升序排列，再按“入校日期”降序排列。操作步驟如下：
(1)用“資料表”檢視開啟“學生”表。單擊“記錄”選單中的“篩選”命令，然後從級聯選單中選擇“高階篩選/排序”命令，開啟“篩選”視窗 。
“篩選”視窗分為上、下兩部分。上半部分顯示了被開啟表的欄位列表。下半部分是設計網格，用來指定排序欄位，排序方式和排序條件。
(2)用滑鼠單擊設計網格中第1列欄位行右側的向下箭頭按鈕，從開啟的列表中選擇“性別”欄位，然後用同樣的方法在第2列的欄位行上選擇“入校日期”欄位。
(3)單擊“性別”的“排序”單元格，單擊右側向下箭頭按鈕，並從開啟的列表中選擇“升序”;使用同樣的方法在“入校日期”的“排序”單元格中選擇“降序”
(4)單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕，這時Access會按上面的設定排序“學生”表中的所有記錄。
在指定排序次序以後，單擊“記錄”選單中的“取消篩選/排序”命令，可以取消所設定的排序順序。
二、替換資料
在運算元庫表時，如果要修改多處相同的資料，可以使用Access的替換功能，自動將査找到的資料更新為新資料。
1.替換指定內容
在Access中，通過使用“査找和替換”對話方塊可以在指定的範圍內將指定查詢內容的所有記錄或某些記錄替換為新的內容。
例2.30 査找“教師”表中“政治面目”為“團員”的所有記錄，並將其值改為“黨員”。操作步驟如下：
