1、下載外貿企業出口退稅申報系統和出口退稅網，安裝後通過系統維護進行企業資訊設定。
2、通過退稅系統完成出口明細申報資料的錄入、稽核。
3、取得增值稅發票後在發票開票日期30天內，在“發票認證系統”或國稅局進行發票資訊認證。
4、通過退稅系統完成進貨明細申報資料的錄入、稽核。
5、通過系統中“資料處理”的“進貨出口數量關聯檢查”和“換匯成本檢查”後生成預申報資料。
6、網上預申報和察看預審反饋。
7、在申報系統中錄入單證備案資料。
8、預審通過後，進行正式申報，把預申報資料確認到正式申報資料中。
9、打印出口明細申報表、進貨明細申報表、出口退稅申報彙總表各2份;並生成退稅申報軟盤，軟盤中應該有12個檔案，並在生成好的退稅軟盤上寫上企業的名稱和海關程式碼。
10、準備退稅申報資料，到退稅科正式申報退稅;(需要在出口日期算起90天內進行正式申報)。所需資料如下：
列印好的`專用封面紙;
《外貿企業出口退稅進貨明細申請表》;
《外貿企業出口退稅出口明細申請表》;
出口退稅專用核銷單;
稅收(出口貨物專用)繳款書;
增值稅票抵扣聯及專用貨物清單;
代理出口證明(如屬代理出口的);
出口退稅專用報關單;
資料封底。
以上單據在裝訂時請按關聯號排列，所有單據豎著放靠右側在上方裝訂，裝訂成一冊。另外應附兩套退稅申報表(退稅彙總申報表;退稅進貨明細表;退稅出口申報明細表)並加蓋公章。
企業到退稅機關辦理退稅正式申報，退稅機關稽核軟盤及報表和資料合格以後，企業將軟盤和資料及一套退稅申報表交給退稅機關，退稅機關會將一張退稅彙總申報表簽字蓋章後返還給企業。正式申報退稅即完成。
11、稅款的退還
稅務局得到退稅的批覆之後，會將資料上傳到稅網，同時系統自動傳送電子郵件。
企業看到後，可以到“資料管理”—“退稅批覆”欄目中檢視。
點選某條批覆的資料，顯示注意事項。點選“下一步”，會顯示“出口貨物稅收退還申請書”的內容，企業應仔細核對開戶行與帳號是否準確，列印3份。
根據注意事項的相關內容，在打印出的表單中蓋章，交到退稅科，由退稅機關辦理退庫。
