通知由標題、主送機關名稱、正文、發文機關署名、成文日期、印發傳達範圍組成。其中，正文，一般有開頭部分與主體部分;印發傳達範圍根據傳達貫徹的需要標註。其他格式要素按有關規定和工作需要標註(下同)。
1.批示性通知。
批示性通知，是指領導機關批轉下級機關的公文，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文所使用的通知。這類公文，一般有兩個或兩個以上文種。“通知”為第一文種，被批轉、轉發的公文文種是第二文種。這類通知一般要有對所批轉、轉發的公文的意見或評價，並分別情況寫明批轉、轉發的目的。需要下級機關執行的，根據情況分別寫明“請遵照執行”、“請參照執行”、“請研究執行”、“請認真貫徹執行”、“請緊密
結合本地本單位的實際，認真貫徹執行”等。有的批轉、轉發性通知，不僅要寫明批轉、轉發的目的和要求，還要寫明具體的指示性意見，以提高下級機關對某項工作的認識，達到統一思想，並在實際工作中遵照執行的目的。有的批示性通知的篇幅很短，只有一句話，結構比較簡單。批示性通知一般要寫得精練、簡明，字斟句酌，仔細推敲;在被批轉、轉發的公文前面，與被批轉、轉發的公文一起構成一個新的公文。
標題。由發文機關名稱、被批轉的公文標題與“通知”組成。例如：《x x x(發文機關名稱)關於批轉(或轉發)(x x x x x規定(或意見、報告等)的通知》。行政機關的批示性通知的標題，除批轉、轉發的公文是法規性公文外，不用書名號。
正文。有兩種寫法。從結構上看，段落不同，其寫作方法亦不同。
①只有一個自然段的。結構比較簡單，內容包括被批轉或轉發的公文標題、批准機關、對貫徹執行的要求三個部分。其中，貫徹執行的要求，必須根據公文的具體情況確定。比如，批轉需要下級機關認真貫徹執行的公文，沒有討論的.餘地，採用明確的肯定的語言，準確地闡明態度與要求;對於新的探索性的工作，上級機關提出工作的指導方針、原則與巨集觀要求，要求下
級機關結合本地本單位的實際貫徹執行。例如： “《x x x x x報告》已經x x x同意，現轉發給你們，請認真貫徹執行。
②有兩個或兩個以上自然段的。除第一個自然段與上述寫法相同外，還要根據實際情況寫明具體的指示性意見，包括對某工作的定性、做好某工作的意義和對貫徹執行的要求等，以提高下級機關對某項工作重要性的認識，達到統一思想的目的，並能在實際工作中抓落實。
發文機關名稱和成文日期標註在正文之後，對傳達貫徹另有要求的，在印發傳達範圍處予以說明。
2.指示性通知。
指示性通知，是指上級機關對下級機關就某項工作有所指示和安排，根據公文內容不宜用命令、指示、決定等文種，只能用通知。這種通知使用起來比較靈活、自由，既沒有“命令”那麼多手續，也沒有“指示”那麼抽象、巨集觀，更沒有“決定”那麼嚴肅、莊重，但其法定效力是一樣的，都是要貫徹執行的。
標題。由發文機關名稱、公文主題與“通知”組成。
正文。由開頭和主體兩部分組成。開頭部分，以精練的文字寫出某項工作的定義、工作進展情況和當前存在的問題，有的闡明發文的目的、依據和任務，然後以一個過渡句
承上啟下，比如：“特通知如下”、“現就做好x x x工作，特作如下通知”等。主體部分，即通知的內容。這部分由開頭部分的過渡語領起，開門見山，開頭就寫通知的內容。內容較多的，加序數分項(條)撰寫。其內容，一般由做好某項工作的意義(為什麼要這樣做)、具體措施(如何去做)、保障措施(如何確保具體措施的實施)三大部分組成。意義部分要從政治的高度、“三個代表”的高度和全域性出發，立意要高，視野要廣，寫得精煉、準確。具體措施，可分作幾條或幾個部分，與意義部分並列。對於具體問題的處理，要提出處理問題的原則、具體措施、辦法等。保障措施，一般是指如何加強領導，部門如何配合，如何加大投入和加強隊伍建設等。指示性通知一般不單獨結尾，正文寫完，自然結束。
這類通知，要寫得具體、生動，符合實際，切實可行。文字要通暢、簡練，語言要平實、明快，準確地表達發文機關的意圖，使人們一看就懂，易於貫徹執行。其他格式要求與批示性通知及通知的一般要求相同。
3.法規性通知。
法規性通知，是指某些通知既不是法規性公文，但又接近法規性公文。在內容的涵蓋面和篇幅上，與法規性公文相當;在語言表述上，非常準確
、貼切、莊重、規範，但其精確程度不如法規性公文;在結構形式上，既可分項(條)陳述，也可分幾個部分或幾個層次陳述;在辦文程式上，法規性公文是按法律規定或法定程式批准實施的，而“通知”不需履行法律程式，只要機關領導人簽發即可;在執行上，都具有強制性，但“通知”的強制力比法規性公文的強制力要小一些，穩定性也要差一些;在針對性和操作性方面，法規性通知比法規性公文更具體、細緻，針對性和操作性更強。
正文的開頭部分，主要闡明行文的目的、意義、依據，以“特作如下通知”提示正文。
正文的主體部分，一般分項陳述。在結構層次上，可分為幾個部分，每個部分內部如果有兩個以上層次，則應標明序數。第一個層次的序數，全篇統一編順序號;第二個層次的序數，全篇可統一編順序號，也可分開編順序號。要求做到內容完整，結構嚴謹，層次分明，邏輯嚴密，具有很強的針對性、規範性和操作性。正文寫完，全文即結束。
4.政策性通知。
政策性通知，是指公文內容的主體部分都是規範下級機關和人們行為的政策性規定。其寫作方法與指示性通知和法規性通知的寫作方法基本相同。不同之處是，政策性通知，重在規定所
轄範圍的單位和人員的行為，規定應該怎麼做，不應該怎麼做，違反了如何處理等。
撰寫政策性通知，要認真學習黨的路線方針政策、國家的法律法規和wto規則及上級的指示精神，還要做深入細緻的調查研究，抓住事務的本質，抓住重點、熱點、難點問題，抓住人們普遍關心的問題，作出準確的回答，以推動改革開放和社會主義現代化建設的順利進行。
5.貫徹性通知。
貫徹性通知，是指上級有檔案，本級本單位根據上級的檔案精神，結合本地本單位的實際情況，提出貫徹執行上級檔案精神的具體意見與措施、要求等。
標題為：《x x x(發文機關名稱，下同)關於貫徹落實〈x x x(上級發文機關名稱，下同)關於x x x工作的意見(或決定、決議、通知、規定等)〉的通知》。在行政機關的公文中，貫徹性通知的標題，一般不全文引用上級機關的發文標題，而是用概括性標題。例如《x x x貫徹x x x關於x x x工作意見的通知》。如果上級機關公文的標題太煩瑣、太長，可採用變通的形式，只引用上級檔案的發文字號。上級檔案是逐級行文的，可直接標題。
正文的開頭部分。包括行文的緣由、目的、依據等，即為了達到什麼目的、根據什麼檔案、結合本地實際情況，“提出如下貫徹意見”。引用上級機關的檔案標題，要加圓括號標註發文字號，作為發文的依據。要求文字精練，篇幅簡短。
正文的主體部分。有兩種寫作方法：一是上級的檔案與本級的檔案行文範圍相同的。在上級檔案的基礎上，結合本地本單位的實際情況，提出更具體的切實可行的貫徹意見，一般不要照搬上級檔案的原文，應跳出上級的檔案撰寫檔案，重點在如何貫徹上、在具體操作上、在保障措施上下功夫，確保上級檔案精神的貫徹落實。二是上級的檔案是逐級行文的，只下達到本級，沒有再往下發。本級機關的貫徹措施，既要與上級的檔案精神保持一致，又要有本級的特色，更具有操作性和實踐性，重在“貫徹”二字上做文章，把上級的檔案精神與本地實際緊密結合起來，渾然一體，形成本級本單位的貫徹意見，上級檔案中政策規定的原文，應一字不漏的全文照搬，不加引號，不能走樣，更不能變調，使之變成本級檔案中政策規定的內容。本級的檔案與上級的檔案比較，在政策措施上完全一致，但操作性要更強，更具體，更明確，更符合本地本單位的實際。
