無論哪一類材料，都要求做到真實、準確、可靠。“情況確實”，是寫好公文的基本要求。這在新舊兩個《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實，我們在材料準備上一般要抓好四個環節的工作：佔有、篩癬核實、加工。
(一)詳盡佔有材料
寫好公文必須詳盡地佔有材料。材料是形成觀點的基礎，事實、數字，這都是公文表達出來的“乾貨”，當然十分重要。“譬如大匠操斤，無土木材料，縱有成風盡堊手段，何處設施?”(清·劉大：《論文偶記》)寫公文如巧匠有具有禾無材無料也做不成東西。以上是從形成與表達兩方面說的。
所謂詳盡地佔有材料，一是要“盡”，就是儘可能廣泛地佔有材料，“貪多務得”、“竭澤而漁”、“韓信將兵，多多益善”;二是要“詳”，就是詳細具體。一件事情的起因、過程、結果、多種因素的干擾、正反影響效果;一件工作的動因、背景;一個問題的正反觀點、來龍去脈，都要儘可能詳細具體地佔有，寫出來的才有說服力。
佔有材料，就公文寫作而言，有三條途徑：
1.平時積累，就是積學儲材。平素注意學習、觀察積累，用時才能厚積薄發。古人所謂“積學”，指的就是這個道理。“得之在俄頃，積之在平日”(清·袁守定：《佔畢叢談》;“佔”，看;“畢”，簡冊)，說的是一個道理。平時學習、觀察積累豐富，知識面廣，寫作時其構思就容易觸類旁通、思路開闊，擇優而用，妙緒泉湧。
2.受領任務後，查閱檔案，蒐集資料。這樣得來的材料，就是間接材料。蒐集資料時應注意與撰寫任務、與公文主旨的相關性，也就是說，要有一定的方向、範圍。操作方法是首先學習相關的中央檔案，進一步領會精神實質，然後查閱上級領導機關所頒佈的相關政策、規定，最後翻閱手冊、年鑑等工具書及報刊、雜誌上相關的情況報道和國內外研究成果。這一過程中，始終應注意查閱、收集圍繞本單位工作的各項統計數字以及資訊、簡報、總結、報告、會議紀要等相關資料，做到：上下通達，全域性瞭然於胸，命筆瞻前顧後。
3.構思之前，實地調查，掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況，也要調查瞭解，不僅可以核實已掌握的材料，而且可以發現新問題、新經驗、新動向;重點情況，尤其要進行深入的調查研究。實踐證明，組織召開座談會、調查會是一種快捷而有效的方法。如果發現實際調查的情況與撰寫者已經掌握的情況有出入，可以修正;出入較大，要尊重實際。即使發現實際情況與領導意圖相牴觸，也要尊重客觀實際，採用恰當的方法，妥善協調。這是唯物主義者應有的'態度，也是黨性的表現。
(二)嚴格篩選材料
調查、蒐集、積累而來的材料，不是堆砌在寫字檯上，而是要不斷地分類整理，分析研究，爬梳剔抉，進行篩眩篩選材料，貴在一個“嚴”字，重在一個“新”字。主要是根據以下三個標準：
1.材料的相關性
這是以寫作要表現的主旨，即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據來區別對待不同材料的。與公文主旨有關聯的材料，取;無關的材料，舍。在已經選取的材料中進一步篩選：與表現主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料，要詳，要具體、充分;與表現主旨、說明觀點雖有關係、必不可少，但是關係又比較一般的材料，要略，要概括。有的論者提出“實則詳，虛則略;新則詳，舊則略;特點詳，一般略”;或主張“重則詳，輕則略;近則詳，遠則略;點則詳，面測略”。這些來自實踐經驗的認識，是頗有見地的。材料的取捨、詳略，對於公文構思十分重要。不經過這一步，就很難搭起架子。
2.材料的典型性
這是要求篩選出最有代表性的材料來表現主旨，說明觀點。典型一詞，在不同領域裡有不同的含義，在公文寫作中就是指代表性強。一份材料，它在自身所屬的某一類事物中，最能體現該類事物的總體本質特徵，並且預示著該類事物總體的發展方向，那麼這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的觀點鮮明，主旨突出，增強內在的說服力。所以，篩選典型性強的材料對於構思公文十分重要，它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”，指的就是材料的質量對於整篇公文質量的重要作用和影響。
