公文的思想內容，經過一系列組織安排，最後都要通過語言表達出來，所以起草公文必須重視語言的運用。公文的語言有自身獨特的要求，重視語言的研究工作，對撰寫高質量的公文，充分發揮公文的管理協調功能具有非常重要的作用。
公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規範。
莊重指語言端莊，格調鄭重嚴肅。
公文是機關行使權力的工具，具有法定的效力，所以要求語言上具有莊重特色，要體現發文機關的權威性，特別是那些指示性、法規性公文更應如此。
準確指語言真實確切，無虛假錯漏，褒貶得當，語意明確，符合實際。公文是用來指導工作、反映情況和處理問題的，必須強調語言準確，避免產生任何歧義。但有時公文中也需要使用某種模糊語言，如基本、幾乎、不少、絕大多數等，在一定情況下適當運用此類模糊語言，不但不會造成文意的模糊，而且恰恰能夠達到準確表達文義的效果。比如，“到本世紀末基本解決農村貧困人口的溫飽問題”，這裡用“基本解決”比用百分比的表達效果更強。
樸實指語言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。
公文的著力點應放在說明問題和講清道理上，注重以理服人，因此，公文語言要實在、質樸、平易。敘事求實，論理有據，不誇張，不掩飾，不追求詞句的華麗。當然，強調公文語言的樸實，絕不是說公文的'語言不要求生動。公文也要儘可能寫得生動些，但這要根據公文的特點恰當處理，不能硬搬文藝作品的語言。
精練指語言簡明扼要，精當不繁，服從行文目的及表現主題的需要，當詳則詳，當略則略。
公文的語言必須簡明扼要，不拖泥帶水，用最少的文字，表達儘可能多的意思。當然也要注意不要由於片面追求簡練，而使文義不能得到完整、準確的表達。
嚴謹指語言含義確切，文句嚴謹，細緻周密，分寸得當，忌模糊含混、語意多歧。
公文是一種實用文體，它是在公務活動中進行交際、傳遞資訊的文書。公文寫作與一般性文章寫作有明顯的區別，它不需要繁複的細節描寫和深入細緻的刻畫，也不能抒發個人的情感，要求用規範、嚴謹的語言去表述事實、傳達資訊。
規範指語句不僅合乎語法及邏輯原則，而且要合乎公務活動的特殊規範性要求。公文要遵守語法規則，使用規範化語言，用詞要符合行文的語體風格。要使用書面語言，不用口語、方言。公文起草中必須十分重視語法和修辭問題，要在這方面認真下功夫，做到字斟句酌。現在社會上存在用語、用字不規範的現象，要防止這種現象在公文語言中出現。
我們強調公文語言要規範化，同時也不否定公文語言具有某些特點，這兩者並不矛盾，而是統一的。如在公文中適當使用文言詞語，可使公文語言風格更為莊重、典雅和簡潔。
公文的語言，在長期實踐中形成了某些專用詞語，如公文開頭用語的“根據”、“遵照”、“現將”、“最近”等，期請用語的“擬請”、“務請”、“即請”等，詢問用語的“當否”、“妥否”、“是否妥當”、“是否可行”等，表態用語的“同意”、“批准”、“可行”、“不妥”或“原則批准”、“基本同意”等，結尾用語的“此復”、“盼復”、“特此報告”、“請予指示”，等等。這些詞語既能體現公文特點，又很方便適用，起草公文要根據情況適當使用。
