當團隊到達時，接待工作人員應該怎麼做？有哪些接待流程？下面是小編為你整理的團隊接待流程，希望對你有幫助。
一、標準：
1、熟記重要團隊名稱及領隊名字。
2、熟悉重要團隊的日程安排。
二、程式：
1、接到接待通知單後，根據接待單上的特殊要求逐一落實(房號、房間佈置要求、歡迎信、具體抵離時間、用餐地點、用餐標準、由誰負責出面迎接等)。
2、根據客人的抵店時間，提前2小時(特殊情況除外)對房間進行檢查，檢查內容是：房內各項設施是否完好無損，衛生
是否合乎標準，是否按貴賓的規格放置了各類物品，需撤除的物品是否已撤除，檢查完畢，放置歡迎信。
3、在查房中如發現問題，隨時與有關人員聯絡，並督促立即維修，如不能在短時間內修復，應通知總檯重新安排房間，並協助佈置，檢查。
4、根據團隊抵店時間，提前在大廳恭侯客人，如事先不知客人的抵店時間，應通知總檯及時呼叫。
5、當團隊抵店時，大堂經理迎上前去與團隊陪同聯絡，先自我介紹並與領隊交換名片，然後代表度假酒店總經理向客人表示歡
迎(如度假酒店總經理出面迎接，大堂經理則要向客人介紹總經理)，並將客人引上電梯，送至樓層或根據實際情況在大廳等候，隨時準備提供服務，檢查行李運送情況。
6、如果團隊進店後即去餐廳用餐，大堂經理應事先根據接待要求對餐廳進行檢查，團隊進店後，送客人進餐廳用餐。
7、對於需要組織迎送隊伍的重要團隊，要事先與有關部門聯絡，落實迎送隊伍人數集中的時間及地點，並與有關接待部門保持聯絡，以確定抵離時間，在迎送隊伍準備就緒後，通知總經理出場。接待過程中，要求指揮正確、及時，確保工作順利進行。
8、接待完畢後，將接待情況記入工作日記，並在接待統計表中做記錄。
團隊入住程式1、 當市場營銷部接到團體訂房時，先要請旅行社將有關資料傳真到，然後將資料交給市場營銷部經理，由市場營銷部經理決定是否接待此團。
2、 前臺接到市場營銷部下達的團隊通知單後，要根據接待單上特殊要求逐一落實，(房號、房間型別、付款方式、具體抵離時間等)。
3、 前臺接待員按照團隊接待單上的要求進行排房，團體到達的前一天，將資料再複查一次，落實各崗位之間的準備工作。
4、 在團隊到達前，預先備好團隊的`鑰匙，並與有關部門聯絡確保房間為乾淨房。
5、 要按照團隊要求提前分配好房間。
6、 團體到達的當天，接待員應預先將有關資料整理好，以便團隊領隊分配房間;
7、 前廳接待人員與營銷部聯絡員一同禮貌地把團隊客人引領至團隊入店登記處;
8、 團隊聯絡員告知領隊、團隊客人有關事宜，其中包括：早、中、晚餐地點、其它設施等;
9、 接待人員與領隊確認房間數、人數及早晨喚醒時間;
10、經確認後，請團隊聯絡員在團隊明確單上簽字，且前臺接待處人員亦需在上面簽字認可;
11、團隊聯絡員和領隊接洽完畢後，前臺接待人員需協助領隊發放鑰匙，並告知客人電梯的位置。
12、手續完畢後，前臺接待人員將準確的房號名單轉交禮賓部，以便行李傳送;
13、修正完畢所有更改事項後，及時將所有資訊輸入電腦中。
酒店團隊接待操作方法一、團隊接待操作程式：
1、團隊預訂
(1)收取預訂傳真、信函，認真細緻閱讀。
(2)閱讀訂房傳真、信函，理解正確。
(3)查清訂房要求，如有超出本人許可權的特殊要求，應向營銷總監彙報。
(4)查清對方與我店是否已有協議。如有協議，而且對方的要求也符合協議條款，可按要求直接給予確認;如超出協議條款和本人許可權，應經請示營銷總監後與對方商量，達成一致後再予確認;如無協議，應在自己職權範圍內與對方就價格、付款方式等進行協商，達成一致後再予確認;如對方要求超出本人許可權，應向營銷總監請示後再與對方協商，達成一致後再予確認。
(5)根據預訂要求，查閱《會議/團隊客情一覽表》。
(6)與前廳部客房預訂確認能否接受預訂。
(7)24小時內填寫《團隊預定確認書》給予書面確認，確認內容全面正確，包括時間人數、用房數、國籍、價格、訂餐人數、付款方式。
(8)準確無誤填寫《團隊通知單》並提前一週將《團隊通知單》發至前廳部客房預訂等有關部門。
(9)將預訂填入《會議/團隊客情一覽表》，供隨時查閱。
(10)將通知單放入當月團隊資料夾。
(11)將對方傳真歸入資料夾，及時轉送財務部會計核算組。
2、團隊更改與取消
(1)接收旅行社更改、取消通知，以書面形式為準。
(2)對照原計劃進行比較，仔細找出修改內容，不得遺漏。
(3)如對變更無異議、重大更改，則立即給予確認;如有異議，則需打電話或發傳真，則於24小時之內與該社取得聯絡。
(4)如24小時內的團隊取消，協商解決，酌情收取損失費，以求下次合作，共同發展。
(5)如該團計劃已下發前廳部預訂處，須立即向前廳部預訂處下達《變更通知單》;如該團預訂尚未下達，則在原計劃相應處用醒目色筆進行改動。
(6)及時將資料歸檔。
3、團隊接待
(1)團隊到店前三小時，對照《團隊通知單》仔細核對團隊人數、用房數等情況。
(2)檢查房間、鑰匙等的準備工作是否到位。
(3)對有特殊要求的客人，應檢查是否已按特殊要求做好各項安排。
(4)團隊到店時，到前臺與旅行社陪同及領隊聯絡，互相交換名片，協助辦理入住手續。
(5)協助總檯接待人員的工作，落實團隊用房、用餐及其他特殊事項。
(6)團隊辦理退房手續前15分鐘到總檯協助結賬，並確保團隊客人已結清個人帳。
(7)送客人離店，與客人道別。
(8)團隊退房後，將《團隊預定確認書》、《團隊通知單》歸檔，由部門文員按每季或每年進統計，登記在《會議/團隊經營情況一覽表》上。
二、團隊接待的操作標準：
1、所有資訊必須以書面的形式，要求準確、及時、簽字。
2、訂單的收取要及時，回覆必須在24小時以內，確認必須與書面形式，並按類歸檔。
3、團隊的確認、修改、取消必須第一時間與前廳部預訂處聯絡。
4、與各相關部門的溝通必須以書面、簽字確認的形式進行，並要求準確、及時。
5、旅行社銷售經理必須全程跟蹤團隊的預訂、變更、入住、退房全過程，及時反饋資訊、解決問題，並填寫《客戶意見反饋表》。
6、須協助財務部做好結算工作。
7、儘量用姓氏稱呼客人。(整個訪問過程最少用姓氏、職銜稱呼客人三次)
