(一)供應商的考評
1、物資部負責整理各方提供的供應商的資訊，報評審組評審。
(1)物資部組織合格供應商的考察評定工作，考察內容包括：
a、生產能力
b、價格水平
c、質量水平
d、付款條件
e 、售後服務
f、履約能力和知名度等。
經公司經營部、總經理批准，將合格供應商納入名錄。
(2)屬於分包商在承包範圍自行採購的材料，由分包商自行採購，但重要材料應從公司的《合格分供商名冊》中選擇，或事先經過考核，並納入名冊中後方可採購。
2、供應商的確定
大宗材料的採購，由物資部門牽頭組織招標，公司物資部、公司經營部門、專案部共同稽核。具體按如下程式辦理。
(1)初步詢價：工程中標後，根據專案編制的物資計劃，由公司物資部對專案需用材料進行詢價並做詢價記錄，編制《物資詢價彙總表》。
(2)招標：物資部與專案部共同成立招標評審小組(專案經理、經營經理、專案物資經理等)，由公司經營部負責編制《招標邀請公告》，《招標邀請公告》包括：招標材料名稱、材質要求、開標日期等，對投標人須提供投標書、供貨廠家資質資料的要求等。
(3)各投標供應商應在規定的日期提供回標資料(或蓋章傳真件)。
(4)開標：由物資部組織開標，填寫《物資採購開標評審記錄表》，由公司物資部備案。
(5)評標：物資部招標評審小組開展評標工作，評標工作按以下程式進行：
a、對通過資格審查的投標人進行投標檔案的符合性審查;
b、對通過符合性審查的投標進行價格排序，按投標方的價格、產品質量、服務、承諾、信譽及業績等方面做出綜合評定，並初選具體供應商。
(6)終評：物資部根據評標結果填寫《物資採購中標單位會簽單》，最終選出供應商並向中標單位發出通知。
(7)物資採購中標單位由專案部物資經理、經營經理、專案經理、公司物資部經理、公司經營部經理稽核，總經理批准。
(8)同一類材料可同時在合格供應商中招標，選擇3家以上供應商。
(二)採購的相關規定
1、對確需緊急採購的A、B類物資，而該物資供方又不是合作過的友好供應商，由專案經理上報總經理說明原因，專案部現場對該供應商進行緊急評價，由物資經理、商務經理、技術負責人、專案經理、組成評審組對供應商進行評價，後經過招標報價確定價格。供應商相關資訊及公司審批手續2日內上報公司。
2、對甲方指定物資供應商，無長期合作機會，公司不予以評價控制，無須建立供方檔案。有合作機會的，經過評審、考核納入合格供應商名錄。
(三)採購合同的管理
1、物資部是物資採購合同的主管部門，物資部負責牽頭組織物資採購合同草擬、談判、評議、簽訂及管理工作。
2、採購合同應分專案建立合同檔案並作好借閱登記手續。
3、採購合同中應標明物資質量要求，技術標準，供應商對質量負責的條件和期限。
4、採購合同中應詳細標明物資名稱、商標、規格型號、數量、單價、金額，到貨時間要求，必須有預計的數量和金額。
5、採購合同的付款條件，必須符合專案的實際情況，以保證工程專案的正常執行。
6、物資採購合同中應註明發生合同糾紛時，是仲裁，還是上訴法院，註明管轄地。
7、物資部提供各類經過評審後的採購合同範本，供專案部採購使用。
(四)物資運輸
1、物資在運輸前，供應商應對易損變質的原材料、半成品、成品和工程裝置制定運輸措施，明確運輸要求，指定運輸負責人。對於大型構件運輸和吊裝供應商應制定詳細方案並由供方技術負責人審批。
2、運輸負責人應對運輸操作人員進行操作說明，有特殊運輸要求的物資，運輸負責人應下達書面運輸作業指導書，認真交底。
3、材料經驗證合格後，倉庫入庫員負責辦理入庫手續，填寫物資入庫臺帳，記錄物資名稱、入庫日期、數量、規格等，做到帳、物一致，並作好標識。經檢驗不合格的物資，應單獨存放，掛牌標識，防止誤用或錯用。
(五)物資驗收的相關規定
1、建設單位提供物資的驗收
(1)建設單位提供的物資，指包括建設單位直接提供的物資及建設單位直接指定分包商提供用於本工程的材料。
(2)建設單位提供的物資，由專案物資部、質檢員(技術部)會同建設單位共同現場實地驗證，專案物資部負責驗證記錄，填寫《進場物資驗證紀錄》，並將《進場物資驗證紀錄》送交專案質檢員，將相應原材質證明送交專案技術部存檔。對有爭議的材料，專案部與建設單位共同做好記錄，專案試驗員與建設單位共同取樣，進行復試檢驗。
(3)建設單位指定分承包方採購的、根據“工程物資試驗計劃”要求需進行復試的材料，由專案質檢員(技術部)辦理試驗委託，取樣由建設單位、監理單位、專案物資部、試驗員、質檢員參加，並送至四方確認的檢測單位進行復試。
(4)建設單位提供的產品發生不合格或與供貨清單不符時，專案物資部應做好記錄，暫停接受，並及時以書面形式通報建設單位，進行洽商處置。
2、自行採購物資的驗收
(1)進場物資要會同物資經理、質檢員(技術部)、庫管員及相關單位共同執行驗收。
(2)專案部物資部對進場的物資要進行數量的驗收和質量的確認，並做好相應的驗收記錄和標識。
(3)按規定要求抽取樣品進行復試。
(4)分包單位如按規定自行採購物資，採購前要報專案部物資部批准，入庫或使用前要報專案部檢查確認。
(5)庫管員經過核對入庫材料物資的質量和數量完全相符後，庫管員開具《驗收入庫單》，物資經理、送貨人、庫管員簽章，並按《驗收入庫單》倉庫記賬聯登記材料保管帳，《驗收入庫單》中的供應商名稱用途等資訊必須填寫清楚，《驗收入庫單》相應各聯轉交相關部門;驗收過程中發生問題，應立即反饋給物資經理，由物資經理與供應商聯絡，依據合同條款進行處置。
(6)專案部物資部督促庫管員，每月月底前將入庫單、出庫單登記彙總，報專案經營部、財務部以便成本核算。
(7)進場物資質量如不符合要求，應做好標識、隔離，並及時運出現場，對物資質量供需雙方發生爭議時，應到政府批准的檢驗機構予以複驗，複驗期間物資不允許使用。
3、向工程監理提交〈〈工程物資進場報驗表〉〉內容包括：
(1)出廠合格證。
(2)廠家質量檢驗報告。
(3)廠家質量保證書。
(4)商檢證。
(5)進場檢驗記錄。
(6)進場複試報告。
