電腦及各類應用軟體從誕生的那一刻起，就確定了為人類減輕勞動負擔的宗旨，但如果操作軟硬體的人不熟悉其功能，減輕負擔的宗旨也就成為空談。例如，使用Word和Excel製作明細表時需要重複錄入部門、職稱或學歷等內容。此時，不論是逐一錄入還是複製貼上，都是一項即耗時又費力的工作。如何利用軟體的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢?本篇文章將給你滿意的答案。
我們在使用Word和Excel製作表格時，可以為表格製作一個下拉列表，在遇到需重複錄入的內容時，只要用滑鼠單擊所需的選項，即可輕鬆完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的實現方法。
一、Word表格實現選擇錄入
例如製作一份明細表，在這個表格中，部門、職稱、學歷和級別等幾項內容是需要重複輸入的，我們利用Word提供的下拉型窗體域即可輕鬆實現表格內容的選擇錄入(如圖1)。具體設定步驟如下：
(1)首先在Word中根據需要設計好表格，將固定不變的內容輸入到表格中。
(2)將滑鼠移到指定位置(例如“職稱”下面的單元格)，單擊“檢視→工具欄→窗體”命令，彈出“窗體”工具欄，單擊“下拉型窗體域”按鈕。
小提示：單元格中插入窗體域後，會顯示出灰色底紋，在按下“窗體域底紋”按鈕時會顯示陰影。該窗體域底紋只在螢幕上顯示，用於提醒使用者該域的具體位置，這些效果並不岜淮蠐〕隼礎?
(3)雙擊單元格中的窗體域底紋，彈出“下拉型窗體域選項”對話方塊。在“下拉項”文字框內輸入需要新增的第一個列表項，並單擊“新增”按鈕進行新增。依法輸入其餘列表項，待所有列表項新增完畢後，可以通過“↑、↓”方向按鈕改變列表項的排列順序。
(4)勾選“啟用下拉列表”複選框(如圖2)，單擊“確定”按鈕，完成一個單元格的下拉型窗體域的設定。
小技巧：可將其餘使用同樣窗體域的單元格全部選中，然後通過複製、貼上的方法一次性插入。
(5)在所有下拉型窗體域完成插入之後，單擊“窗體”工具欄上的鎖狀“保護窗體”按鈕(這樣除了含有窗體域的單元格外，表格的.其它地方都無法進行修改)，在需要錄入同一內容的任一窗體域單元格上單擊滑鼠，單擊其右側出現的下拉三角圖示，從彈出下拉列表中選擇需要錄入的內容。全部選擇好後，再次單擊“保護窗體”按鈕解除鎖定。
二、Excel表格實現選擇錄入
在Excel表格中使用選擇錄入的好處是，可以對資料精確篩選，避免因錄入錯誤造成資料統計不準確的現象發生。具體設定步驟如下：
(1)首先在Excel中設計好所需要的表格，在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內容，然後選定要使用選擇性輸入的區域。
(2)單擊“資料→有效性”命令，在彈出的視窗中單擊“設定”選項卡。在“允許”下拉列表中選擇“序列”;在“來源”框中輸入序列來源的單元格絕對地址，或者單擊其右側的隱藏窗體按鈕，用滑鼠選定要使用下拉列表中所顯示的內容的單元格區域，再次單擊隱藏窗體按鈕回到“設定”選項卡。最後單擊“確定”按鈕返回(如圖3)。
(3)用滑鼠單擊區域中的任一單元格，會在單元格旁邊出現一個下拉箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設定序列，從中單擊所需的專案即可完成錄入。
小技巧：對於其它使用下拉列表的單元格，可以採用拖動柄複製的方法來實現。
