在Word的“格式”選單項中，有個叫“樣式與格式”的選單項，“樣式”選項，可以讓我們在不同文章中設定相同的格式，使不同時候所編輯的檔案具有相同的風格。在此，我們先明確一下什麼是樣式。樣式其實就是對文字某部分的格式的定義。在“格式”選單中的“樣式項”裡，我們可以發現WORD其實已提供了多種樣式，如“標題1、標題2、正文”等。而且我們也可以在設定滿足我們要求的格式後，通過樣式管理器，將這些格式儲存成一種樣式，這樣，以後遇到要設定相同“格式”時，就可以直接呼叫樣式來完成格式的設定了。
在同一篇文章中，如果要讓不同處的文字有相同的格式，一般可以通過用“格式刷”複製格式來完成，而要讓不同文章具有相同的格式，就須同時開啟多篇文章進行格式複製。但實際上，通過選取預先設好的樣式，我們可以很容易地讓以上兩種情況具有相同的格式。
例如，要列印一個由多篇文章組成的小冊子時，為了使小冊子裝訂更完美一些，要在小冊子的最前面加上所有文章的標題及頁碼作為目錄，而為對齊右側的頁碼而須一次次地調整字號大小、插入空格鍵，非常費勁。因此，最初我使用的方法是：採用“格式”選單中的“製表位”命令。這樣按製表鍵後，右側的頁碼大致可以對齊，但頁碼與左側的.題目之間所插入的間隔點的間隔卻不盡相同，而且，如果在某處插入或刪除一篇文章後，對應的頁碼還要再逐個在目錄中寫出，非常麻煩。其實利用樣式來進行目錄的新增非常方便，它用不著再向檔案中輸入任何文字，而且操作更簡單，修改更方便。具體做法是這樣的：
一.定義目錄標題的樣式：
先選定文章中的任意一篇的標題，對標題進行字型、字號、加粗、顏色等字型格式的定義及居中、左右縮排、行距等段落格式的定義。然後選擇“格式”選單中的“樣式和格式”，新建一個樣式。
二.設目錄標題的樣式：
在檔案中選中第一個目錄標題的文字，從“格式”選單中選取“樣式”選項，並從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標題文字也採用相同的方法處理。
三.插入目錄：
將游標移到要插入目錄標題的位置，從“插入”選單中選取“索引和目錄”項，並選取“目錄卡”，確定是否顯示頁碼、前導符樣式及顯示級別。這樣，在游標處就產生我們所需要的目錄，該目錄包含有所選文字的目錄標題併產生相應的頁碼。
四.目錄的更新：
如果以後在文章中的某處插入了新的內容，則其後的所有頁碼將全部發生變化，如果沒有采用樣式產生相應目錄，還須將目錄的頁碼全部手工更改一遍，使用以上方法後，只須選取目錄，點滑鼠右鍵，選擇更新域，則目錄的目錄標題及相應頁碼將全部被更新。
以前，在長文章的編輯中，要將游標移動到文章某處，需要移動滾動條或通過定位方式來完成，非常煩瑣。而採用樣式新增目錄，只須用滑鼠點選所產生目錄的某個標題，游標就會快速定位到相應標題的頁碼上，實現了游標的快速移動。
