對於一個包含許多資料列的Excel工作表而言，使用者往往希望只顯示對自己有用的部分資料列，同時隱去不需要的資料列。同時不同使用者對所要求顯示的資料列往往又是不相同的。
例如，對於一張包含多個科目的學生成績表，語文老師可能只想看語文成績，數學老師可能只想看數學成績。但是，由於多個科目的成績都彙總在一起，這就會給老師檢視單科成績造成不便。如果能針對不同使用者的需求，快速地隱去使用者不需要的資料列，只留下使用者需要的資料列，這樣，使用者就能很輕鬆地將注意力集中在所需的資料上。很多使用者可能說，這太簡單了!
把不需要的資料列隱藏起來就行了。沒錯，但問題是，如何隱藏?如果每個使用者每次檢視都通過手動隱藏和取消隱藏資料列來操作，那就太麻煩了。不過，藉助Excel的檢視和巨集就能輕鬆解決這個問題。下面筆者就以一張包含多個科目的`學生成績表為例介紹具體的實現方法。
第一步：建立使用者檢視
首先，在Excel中打開學生成績工作表(如圖1)。我們先來設定語文檢視，這個檢視中只顯示語文成績。選中除學號、姓名和語文資料列以外的所有資料列，用右鍵單擊選中資料列標題，在彈出的選單中選擇“隱藏”命令。
這樣，工作表中就只剩下了語文成績了。接著，依次單擊“檢視-檢視管理器”命令，進入“檢視管理器”對話方塊。單擊“新增”按鈕，在 “名稱”框中輸入“ChineseView”(如圖2)，單擊“確定”按鈕返回，語文檢視就建立好了。重複上述步驟，建立其他所需檢視。
第二步：錄製檢視切換巨集
檢視建立好後，雖然可以通過檢視管理器進行切換，但是，每次這樣操作就顯得太繁瑣。因此，可將切換檢視操作錄製成巨集以減少切換操作步驟。我們先來錄製檢視語文檢視的巨集。依次單擊“工具-巨集-錄製新巨集”，在“巨集名”中輸入“檢視語文”，單擊“確定”按鈕開始錄製巨集(如圖3)。
接著，單擊“檢視→檢視管理器”，進入檢視管理器。在檢視列表中選中“ChineseView”並單擊“顯示”按鈕。最後，單擊“停止錄製”按鈕完成巨集的錄製。這樣，檢視語文檢視的巨集就錄製好了。重複上述步驟，依次錄製其他所需的巨集。
第三步：建立檢視切換按鈕
巨集錄製好了，我們還要為這些巨集建立一個工具欄及相應的命令按鈕。否則，每次都要使用巨集對話方塊來執行巨集還是不方便。用右鍵單擊工具欄任意處，在彈出的選單中選擇“自定義”命令。在開啟的“自定義”對話方塊中，切換到“工具欄”標籤頁，單擊“新建”按鈕。在“工具欄名稱”框中輸入“切換檢視”，單擊“確定”按鈕。
此時，在“自定義”對話方塊邊上會出現一個“切換檢視”工具欄。這就是我們剛才新建立的工具欄。接著，在“自定義”對話方塊中，切換到“命令”標籤頁，在“類別”列表中選擇巨集，將右側“命令”列表中的自定義按鈕拖放到“切換檢視”工具欄中。用右鍵單擊剛拖放過來的自定義命令按鈕，在“命名”框中輸入“檢視語文”對其進行重新命名，並選擇“總是隻用文字”(如圖4)。
再次用右鍵單擊自定義命令按鈕，選擇“指定巨集”命令，在彈出的對話方塊中，選擇“檢視語文”巨集，單擊“確定”返回自定義對話方塊。重複上述步驟，為其他巨集也建立相應的命令按鈕。最後完成的“切換檢視”工具欄如圖5所示。
至此，整個工作就算做完了。以後，要檢視某個科目的成績時，只要單擊“切換檢視”工具欄上相應的命令按鈕，就能快速切換到只顯示某個科目成績的檢視。使用該技巧，我們還可以幫助財務、工程技術等人員在一大堆資料中快速找到自己需要的資料。
