在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的資料清單變為資料庫，只要執行了資料庫的操作，例如查詢、排序或分類彙總，Microsoft Excel 2000就會自動認為你的清單是一個數據庫，即清單中的列被認為是資料庫的欄位，清單中的列標記被認為是資料庫的欄位名，清單中的每一行被認為是資料庫的一條記錄。
12.2.1 準備工作
如果你對資料庫非常熟悉，或者使用過類似Access、DBASE、FoxPro等資料庫產品，可以跳過該小節。
建立一個數據庫首先是要進行一個好的規劃。我們應該花一些時間，考慮資料庫做什麼用，實現它的最好方法是什麼。考慮處理的資料的型別和數量，希望從資料庫中收集什麼資訊等等。然後考慮資料庫的欄位，關於它們的選擇，位置安排，名字等。
選擇欄位
為資料庫選擇欄位是極其重要的，它決定了在每個資料庫記錄中的資訊及資料庫本身的能力。例如，要決定在應收帳資料庫中是否應包括公司名稱、發票日期、金額等。通用的原則是，根據要建立的資料庫，將欄位分得更細些。例如，要建立一個客戶欠款的資料庫，可以定義下列欄位：公司名稱、地址、電話、欠款日期、欠款金額等等。在建立欄位時要根據當前和將來的需要。通常欄位越多越靈活。對於資料庫中的每個欄位應該是唯一的。用這種方式，資料庫的記錄也是唯一的，因為記錄中的每個欄位將包含特有的資訊。例如一個屬於該記錄的日期或時間。在這種方式下，欄位與當前可存取的記錄確定了資料項的.唯一性。
安排欄位位置
欄位名稱構成資料庫頂部的行，因此它們必須安排在一行連續的每一列中。欄位名稱應該按邏輯順序組織，相似的資訊應該組織到一起。例如，使用發票號、日期、公司名稱作為相鄰的欄位描述資訊會使資料庫更易於理解和使用。
命名欄位
欄位名稱是資料庫操作的標識成分。Excel根據欄位名稱來執行排序和查詢等資料庫操作。因此在選擇欄位名時應該慎重，最好選擇容易記憶的欄位名。和命名區域和檔案的規則一樣，資料庫的欄位名字必須遵循以下的規則：欄位名只能是文字或文字公式（如="1992"）。欄位名不能包含數字、數值公式、邏輯值。欄位名可以使用1~255個字元，欄位名必須是唯一的。
12.2.2 建立一個數據庫
當完成了對一個數據庫的結構設計後，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次輸入各個欄位：員工姓名、地區、日期、產品名稱、銷售數量、銷售金額、銷售金額，如圖12-1所示。當我們輸入完欄位後，就可以在工作表中按照記錄輸入資料了。
提示：欄位名放在工作表的某一行的各相鄰單元中。也可以為欄位名和尚未建立的資料庫記錄建立一個格式。格式只是使資料庫容易理解，並不影響Excel對資料庫進行操作。
12.2.3 輸入資料
要加入資料至所規定的資料庫內,有兩種方法,一種是直接鍵入資料至單元格內, 一種是利用“記錄單”輸入資料。使用“記錄單”是經常使用的方法，其操作步驟如下：
（1）在想加入記錄的資料清單中選中任一個單元格。
（2） 從“資料”選單中選擇“記錄單”命令。螢幕上會出現一個如圖12-2的對話方塊，選擇“確定”按鈕，出現圖12-3的對話方塊。
在各個欄位中輸入新記錄的值。要移動到下一個域中，按［Tab］鍵。當你輸完所有的記錄內容後，按[Enter]鍵即可加入一條記錄。如此重複加入更多的記錄，當你加完所有記錄後，選擇“關閉”按鈕。我們就會看到在清單底部加入了新增的記錄，如圖12-4所示。
我們也可以直接插入記錄到資料庫中，首先在現有記錄的中間插入空的單元格，然後鍵入記錄資料；原來所輸入的資料庫內容會自動下移。要插入記錄到現有的資料庫中，可按照下列步驟執行：
(1) 選定要插入記錄的單元格。在“插入”選單中選擇“單元格”命令，在螢幕上出現一個對話方塊。
(2) 選擇“整行”，按下“確定”按鈕，我們就可以看到插入的單元格。輸入記錄內容到單元格中。
12.2.4 編輯記錄
對於資料庫中的記錄，我們可以採用在相應的單元格上進行編輯，也可以對記錄單進行編輯，其操作過程如下：
(1) 選擇資料清單中的任一單元格。
(2) 從“資料”選單中選擇“記錄單”命令，出現一個記錄單對話方塊。
(3) 查詢並顯示出要修改資料的記錄。編輯該記錄的內容。(4) 選擇“關閉”按鈕退出。
12.2.5 刪除一條記錄
對於資料庫中不再需要的記錄，我們可以使用“刪除”命令將其從資料庫中刪除。使用記錄單刪除一條記錄的操作步驟如下：
(1) 選擇資料清單中的任一單元格。從“資料”選單中選擇“記錄單”命令。出現一個記錄單對話方塊。
(2) 查詢並顯示出要刪除的記錄。選擇“刪除”按鈕，出現一個如圖12-5的確認對話方塊。
(3) 回答確認資訊。按下“確定”按鈕。
注意：當我們使用資料記錄單來刪除資料時，不能通過“恢復”按鈕或“取消”命令來恢復資料。
