引導語：Access報表功能非常強大而且方便。以下是本站小編為大家整理的2017年計算機二級考試ACCESS報表複習指導，歡迎閱讀!
報表的功能
儘管資料表和查詢都可用於列印，但是，報表才是列印和複製資料庫管理資訊的最佳方式，可以幫助使用者以更好的方式表示資料。報表既可以輸出到螢幕上，也可以傳送到列印裝置。
報表是查閱和列印資料的方法，與其他的列印資料方法相比，具有以下兩個優點：
◆ 報表不僅可以執行簡單的資料瀏覽和列印功能，還可以對大量原始資料進行比較、彙總和小計。
◆ 報表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內容，從而可以方便有效地處理商務。
報表作為Access 2003資料庫的一個重要組成部分，不僅可用於資料分組，單獨提供各項資料和執行計算，還提供了以下功能：
◆ 可以製成各種豐富的格式，從而使使用者的報表更易於閱讀和理解。
◆ 可以使用剪貼畫、圖片或者掃描影象來美化報表的外觀。
◆ 通過頁首和頁尾，可以在每頁的頂部和底部列印標識資訊
◆ 可以利用圖表和圖形來幫助說明資料的含義。
報表設計
如同資料庫中建立的大多數物件一樣，使用者可以採用多種方式來建立所需的報表。首先，開啟資料庫視窗，單擊【物件】欄下的【報表】按鈕，然後單擊【報表設計】工具欄上的【新建】，則彈出【新建報表】對話方塊。
報表設計工具
⑴ 工具欄
檢視、物件、超連結、欄位列表、工具箱、排序分組、自動套用格式、程式碼、屬性、生成器、資料庫視窗、新物件、線條/邊框寬度、特殊效果
⑵ 工具箱
在報表設計過程中，工具箱是十分有用的，下面具體介紹【工具箱】中的各個控制元件。
◆ 選擇物件 用於選定操作的物件。
◆ 控制元件物件 單擊該按鈕後，在使用其他控制元件時，即可在嚮導下完成。
◆ 標籤 顯示標題、說明文字。
◆ 文字框 用來在窗體、報表或資料訪問頁上顯示輸入或編輯資料，也可接受計算結果或使用者輸入。
◆ 選項組 顯示一組限制性的選項值。
◆ 切換按鈕 當表內資料具有邏輯性時，用來幫助資料的輸入。
◆ 選項按鈕 與切換按鈕類似，屬單選。
◆ 複選框 選中時，值為1，取消時，值為0。屬多選。
◆ 組合框 包括了列表框和文字框的特性。
◆ 列表框 用來顯示一個可滾動的資料列表。
◆ 命令按鈕 用來執行某些活動。
◆ 影象 加入圖片。
◆ 非繫結物件框 用來顯示一些非繫結的OLE物件。
◆ 繫結物件框 用來顯示一系列的圖片。
◆ 分頁符 用於定義多頁資料表格的分頁位置。
◆ 選項卡控制元件 建立帶有選項卡的對話方塊。
◆ 子窗體/子報表 用於將其他表中的資料放置在當前報表中。
◆ 直線 劃直線。
◆ 矩形 劃矩形。
◆ 其他控制元件 顯示Access 2003 所有已載入的其他控制元件。
⑶ 工作區
◆ 報表頁首 以大的字型將該份報表的標題放在報表頂端。只有報表的第1頁才出現報表頁首內容。報表頁首的作用是作封面或信封等。
◆ 頁面頁首 頁面頁首中的文字或欄位，通常會列印在每頁的頂端。如果報表頁首和頁面頁首共同存在於第1頁，則頁面頁首資料會列印在報表頁首的資料下。
◆ 主體 用於處理每一條記錄，其中的每個值都要被列印。主體區段是報表內容的主體區域，通常含有計算的欄位。
◆ 頁面頁尾 頁面頁尾通常包含頁碼或控制元件，其中的【=“第”&[page]&“頁”】表示式用來列印頁碼。
◆ 報表頁尾 用於列印報表末端，通常使用它顯示整個報表的計算彙總等。
除了以上通用區段外，在分組和排序時，有可能需要組頁首和組頁尾區段。可選擇【檢視】|【排序與分組】命令，彈出【排序與分組】對話方塊。選定分組欄位後，對話方塊下端會出現【組屬性】選項組，將【組頁首】和【組頁尾】框中的設定改為【是】，在工作區即會出現相應的組頁首和組布腳。
⑷ 屬性視窗
報表高階設計
下面對報表設計中排序、分組及子報表等內容進行詳細討論。
1. 排序與分組
所謂分組，是指按某個欄位值進行歸類，將欄位值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個欄位值將記錄排序。
在設計檢視方式開啟相應的報表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對話方塊，在對話方塊上部的【欄位/表示式】和【排序次序】中選定相應內容，則在下部出現【組屬性】區域。
系統預設的排序順序為升序排列。當需要對資料進行分組時，可以單擊要設定分組屬性的欄位或表示式，然後設定其組屬性。最多可對10個欄位和表示式進行分組。
◆ 組頁首 用於設定是否顯示該組的頁首。
◆ 組頁尾 用於設定是否顯示該組的頁尾。
◆ 分組形式 選擇值或值的範圍，以便建立新組。或用選項取決於分組欄位的資料型別。
◆ 組間距 指定分組欄位或表示式值之間的間距值。
◆ 保持同頁 用於指定是否將組放在同一頁上。
下面對不同的分組情況進行介紹：
⑴ 按日期/時間欄位分組記錄
◆ 每一個值 按照欄位或表示式相同的值對記錄進行分組。
◆ 年 按照相同曆法中的日期對記錄進行分組。
◆ 季度 按照相同曆法季度中的日期對記錄進行分組。
◆ 月份 按照同一月份中的日期對記錄進行分組。
◆ 周 按照同一週中的日期對記錄進行分組。
◆ 日 按照同一天的日期對記錄進行分組。
◆ 時 按照相同小時的時間對記錄進行分組。
◆ 分 按照同一分鐘的時間對記錄進行分組。
⑵ 按文字欄位分組記錄
◆ 每一個值 按照欄位或表示式相同的值對記錄進行分組。
◆ 字首字元 按照欄位或表示式中前幾個字元相同的值對記錄進行分組。
⑶ 按自動編號、貨幣欄位或數字欄位分組記錄
◆ 每一個值 按照欄位或表示式中相同數值對記錄進行分組。
◆ 間隔 按照位於指定間隔中的值對記錄進行分組。
⑷ 設定排序與分組的步驟
在對報表中的資料分組時，可以新增【組頁首】或【組頁尾】。組頁首通常包含報表資料分組所依據的欄位，稱為分組欄位，而組頁尾通常用來計算每組的總和或其他彙總資料。它們不一定要成對出現。
2. 子報表
子報表是出現在另一個報表內部的報表，包含子報表的報表稱為主報表。主報表中包含的是一對多關係中的“一”，而子報表顯示“多”的相關記錄。
一個主報表，可以是結合型，也可以是非結合型。也就是說，它可以基於查詢或SQL語句，也可以不基於它們。通常，主報表與子報表的資料來源有以下幾種聯絡：
◆ 一個主報表內的多個子報表的資料來自不相關記錄源。在此情況下，非結合型的主報表只是作為合併的不相關的子報表的“容器”使用。
◆ 主報表和子報表資料來自相同資料來源。當希望插入包含與主報表資料相關資訊的子報表時，應該把主報表與一查詢或SQL語句結合起來。
◆ 主報表和多個子報表資料來自相關記錄源。一個主報表也可以包含兩個或多個子報表共用的資料，在此情況下，子報表包含與公共資料相關的詳細記錄。
使用嚮導建立報表
建立報表最簡單的方法是使用嚮導。在報表嚮導中，需要選擇在報表中出現的資訊，並從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表嚮導不同的是，使用者可以用報表嚮導選擇希望在報表中看到的指定欄位，這些欄位可來自多個表和查詢，嚮導最終會按照使用者選擇的佈局和格式，建立報表。
新建報表：
選擇表和欄位
按學分分組：
按課程ID排序：
選擇報表佈局：
選擇報表樣式：
確定報表標題：
執行報表結果：
3. 自動建立報表及圖表嚮導
⑴ 自動建立報表
報表嚮導提供的自動建立報表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。
⑵ 自動建立圖表
如果需要將資料以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表嚮導建立報表。圖表嚮導功能強大，提供了幾十種圖表形式供使用者選擇。
新建報表嚮導，選擇圖表嚮導，和資料來源表：
選擇圖表資料所在欄位：
選擇圖表的型別：
指定圖表的佈局：
指定圖表的標題：
執行圖形報表，得到結果圖：
4. 標籤嚮導
標籤嚮導的功能強大，它不但支援標準型號的.標籤，也支援自定義標籤的建立。
5. 使用報表設計檢視
下面介紹如何利用工具箱進行簡單的報表建立。以羅斯文資料的【產品】資料表為例，建立報表。
啟動【新建報表】：
報表設計工作區如下：
⑴ 向報表工作區新增控制元件：
報表中的每一個物件，都稱為之為控制元件，控制元件分為三種：
◆ 繫結控制元件 繫結控制元件與表字段繫結在一起。在向繫結控制元件輸入值時，Access 自動更新當前記錄中的表字段值。大多數允許輸入資訊的控制元件都是繫結控制元件。繫結控制元件可以與大多數資料型別捆綁在一起，包括文字、日期、數值、是/否、圖片、備註欄位。
◆ 非繫結控制元件 非繫結控制元件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控制元件用於顯示文字、把值傳遞給巨集、直線和矩形、存放沒有儲存在表中但儲存窗體或報表的OLE物件。
◆ 計算控制元件 計算控制元件是建立在表示式(如函式和計算)基礎之上的。計算控制元件也是非繫結控制元件，它不能更新欄位值。
使用者可以在設計檢視中對控制元件進行如下操作：
◆ 通過滑鼠拖動建立新控制元件、移動控制元件。
◆ 通過按Del鍵刪除控制元件。
◆ 啟用控制元件物件，拖動控制元件的邊界調整控制元件大小。
◆ 利用屬性對話方塊改變控制元件屬性。
◆ 通過格式化改變控制元件外觀，可以運用邊框、粗體等效果。
◆ 對控制元件增加邊框和陰影等效果。
向報表中新增非繫結控制元件，可通過從【工具箱】中選擇相應的控制元件，拖動到報表上即可。
向報表中新增繫結控制元件是一項重要工作，這類控制元件主要是文字框，它與欄位列表中的欄位相結合來顯示資料。
在報表中建立計算控制元件時，可使用以下兩種方法：如果控制元件是文字框，可以直接在控制元件中輸入計算表示式。另，不管控制元件是不是文字框，都可以使用表示式生成器來建立表示式。
使用表示式生成器建立計算控制元件的操作步驟如下：
◆ 在設計檢視中開啟報表。
◆ 建立或選定一個非繫結的【文字框】。
◆ 單擊【報表設計】工具欄中的【屬性】。
◆ 開啟屬性對話方塊中的【資料】標籤，並單擊【控制元件來源】。
◆ 單擊表示式生成器按鈕，彈出【表示式生成器】。
◆ 單擊“=”按鈕，並單擊相應的計算按鈕。
◆ 雙擊計算中使用的一個或多個欄位。
◆ 輸入表示式中的其他數值，然後【確定】。
⑵ 控制元件的更改和設定
更改控制元件的方法通常有兩種：即在窗體內直接修改或利用屬性視窗進行修改。
⑶ 在報表中新增節
為了使報表更易於理解，可將報表分成若干節，在報表上以不同的間隔顯示資訊。預設空白報表有3個節：“頁面頁首”、“主體”、“頁面頁尾”，選擇【檢視】|【報表頁首/頁尾】，可增加兩個節：“報表頁首”、“報表頁尾”。
報表的節也具有屬性，不過比報表的其他控制元件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設定節的顏色;但所有其他的屬性，必須使用節的屬性對話方塊進行設定。要開啟節的屬性對話方塊，可以雙擊節中任意空白區域、節的邊線或節選擇器。
⑷ 屬性設定
除了可以移動控制元件的位置和改變控制元件的尺寸外，還可以通過屬性對話方塊設定控制元件的其屬性。方法是右擊需要進行屬性設定的控制元件，在彈出的快捷選單中選擇屬性。
⑸ 儲存報表
在對報表進行修改後，單擊工具欄中的【儲存】，就會彈出【另存為】對話方塊。在文字框中輸入報表名稱，然後單擊【確定】按鈕，就可以儲存報表。
6. 用報表設計檢視建立報表
下面通過例項說明設計報表的步驟：
⑴ 開啟相應資料庫，新建報表，選擇【設計檢視】、選擇【訂單】表。
⑵ 新增相應欄位到報表設計主體區內。
⑶ 新增頁面頁首和頁面頁尾
其中頁面頁尾的文字框內容由屬性視窗和表示式生成器生成。
⑷ 儲存執行得到結果
7. 報表屬性
下面是報表的屬性視窗，該對話方塊有五個選項卡，分別是：【格式】、【資料】、【事件】、【其他】、【全部】。
如果沒有用設計檢視開啟報表，而是選中一個報表後，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會彈出另外一種報表屬性對話方塊。
8. 使用報表快照
Access 2003 提供了一種稱為報表快照的新型報表。它是一個具有副檔名的獨立檔案，包含Access 2003 報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖示和圖片並儲存報表的顏色和二維版面。報表快照的優點是，不需要照相複製和郵寄印製版本，接收者就能線上預覽並只打印他們所需要的頁面。
為了檢視、列印或郵寄一個報表快照，使用者需要安裝“快照取景器”程式，它是一個獨立的執行程式，它提供了自己的控制元件、幫助檔案和相關檔案。在預設情況下，當用戶第一次建立一個報表快照時，Access 2003就自動安裝了“快照取景器”。通過電子郵件傳送
預覽及列印報表
1. 預覽報表
單擊資料視窗中【物件】欄下的【報表】按鈕，選中所需預覽的報表後，單擊工具欄中的【預覽】按鈕，即進入【列印預覽】視窗。列印預覽與列印真實結果一致。如果報表記錄很多，一頁容納不下，在每頁的下面有一個滾動條和頁數指示框，可進行翻頁操作。
2. 報表列印
列印報表的最簡單方法是直接單擊工具欄上的【列印】按鈕，直接將報表傳送到印表機上。但在列印之前，有時需要對頁面和印表機進行設定。
建立查詢報表
報表可以看成是檢視一個或多個表中資料記錄的方式，這個概念是所有報表的基礎。前面已介紹了單個表的報表輸出，而通過查詢報表可以從多個表中收集使用者想要的資料。這時，建立報表必須選擇【查詢或表】並把欄位顯示在報表上。除非希望在報表上看到單個表的所有記錄，否則就要把報表繫結到查詢上。可以說，如果希望在多個表中訪問資料來產生報表，唯一的方法是將報表和查詢繫結在一起。
⑴ 建立查詢
⑵ 建立報表並與一個查詢繫結
⑶ 設計查詢報表
⑷ 美化查詢報表
建立多列報表
Access 2003 還提供了一種稱為“多列報表”的報表，這種報表能夠定義報表的各個部分，從而使用一個頁面上能打印出多列資料來。它通過一個頁面設定對話方塊來建立。
