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2017年計算機二級考試ACCESS複習指導

計算機二級 閱讀(2.35W)

2017年計算機考試複習工作正在進行中,下面是本站小編整理的2017年計算機二級考試ACCESS複習指導內容,希望可以為大家的複習工作帶來幫助!

2017年計算機二級考試ACCESS複習指導

  窗體設計

與設計報表類似,使用者也可以採用多種方式建立資料庫中的窗體。Access 2003 提供了9種建立窗體的方式。如下圖的【新建窗體】對話方塊列出的示。

  1. 窗體設計概述

⑴ 工具欄

⑵ 工作區

⑶ 工具箱

⑷ 屬性視窗

⑸ 欄位列表

  2. 使用自動建立窗體嚮導建立窗體

在Access 2003 中,表是由欄位和記錄構成的。類似地,窗體的基本構件就是“控制元件”。控制元件比構成表的欄位和記錄更靈活些,它能包含資料,執行一項任務,或是通過新增諸如直線或矩形之類的圖形元素來強化窗體設計,還可以在窗體上使用許多不同種類的控制元件,包括複選框、矩形塊、文字框、分頁符、選項按鈕、下拉列表框等。

自動建立窗體嚮導建立的窗體包含窗體所依據的表中的所有欄位的控制元件。當欄位顯示在窗體中時,Access 2003 會給窗體新增兩類控制元件:文字框和標籤。

⑴ 縱欄式窗體

在縱欄式佈局中,每次僅能看到一個記錄。文字框及所附標籤並排顯示在兩欄中。標籤顯示在每個文字框的左面並標識文字框中的資料。

⑵ 表格式窗體

在表格式佈局裡,標籤顯示於窗體頂端,而各欄位的值則出現在標籤下方的表格裡,而且可同時顯示多條記錄。

⑶ 資料表窗體

資料庫表佈局同樣以行和列的形式顯示資料,所以窗體類似於在資料表檢視下顯示的表,縱欄式和表格式佈局中的一些窗體格式在資料表佈局裡無法使用。相對於資料表檢視而言,資料表窗體具有自定義的窗體方式。

  3. 使用窗體嚮導建立窗體

使用窗體嚮導來建立窗體,格式將比自動建立窗體要豐富一些。

首先選擇新建窗體中的【窗體嚮導】,可確定要使用的表。

確定窗體上使用哪些欄位。

  4. 使用圖表嚮導建立窗體

以上所建立的窗體,大都以資料形式為主。為了使窗體更形象,或為了特殊需要,可以使用圖表嚮導來建立帶有圖表的窗體。

窗體的功能

窗體和報表都用於資料庫中資料的維護,但兩者的作用是不同的。窗體主要用來輸入資料,報表則用來輸出資料。具體來說,窗體具有以下幾種功能:

◆ 資料的顯示與編輯 窗體的最基本功能是顯示與編輯資料。窗體可以顯示來自多個數據表中的資料。此外,使用者可以利用窗體對資料庫中的相關資料進行新增、刪除和修改,並可以設定資料的屬性。用窗體來顯示並瀏覽資料比用表和查詢的資料表格式顯示資料更加靈活,不過窗體每次只能瀏覽一條記錄。

◆ 資料輸入 使用者可以根據需要設計窗體,作為資料庫中資料輸入的介面,這種方式可以節省資料錄入的時間並提高資料輸入的準確度。窗體的資料輸入功能,是它與報表的主要區別。

◆ 應用程式流控制 與VB窗體類似,Access 2003 中的窗體也可以與函式、子程式相結合。在每個窗體中,使用者可以使用VBA編寫程式碼,並利用程式碼執行相應的功能。

◆ 資訊顯示和資料列印 在窗體中可以顯示一些警告或解釋資訊。此外,窗體也可以用來執行列印資料庫資料的功能。

  使用設計檢視建立窗體

在建立窗體的各種方法中,更多的時候是使用設計檢視來建立窗體,因為這種方法更為靈活直觀。

其一般步驟是開啟窗體設計檢視、新增控制元件、控制元件更改,然後可以對控制元件進行移動、改變大小、刪除、設定邊框、陰影和粗體、斜體等特殊字型效果等操作,來更改控制元件的外觀。另外,通過屬性對話方塊,可以對控制元件或工作區部分的諸如格式、資料事件等屬性進行設定。

下面以【訂單】表為例,使用設計檢視建立一個簡單窗體。

再看一例:建立“僱員銷售窗體”

下面是建立的窗體:

之前建立的訂單及明細查詢

  建立子窗體

如同存在子報表一樣,也有子窗體。子窗體是指在一個窗體中插入的窗體。將多個窗體合併時,其中一個窗體作為主窗體,其餘作為子窗體。主窗體和子窗體一般有三種關係:

◆ 主窗體中多個子窗體的資料來自不相關的記錄源。在這種情況下,非結合型主窗體只是作為多個子窗體的集合。

◆ 主窗體和子窗體資料來自相同的資料來源。

◆ 主窗體和子窗體資料來自相關的資料來源。

當子窗體只顯示與主窗體相關的記錄時,意味著主窗體和子窗體是同步的。要實現同步,作為窗體基礎的表或查詢與子窗體的基礎表或查詢之間必須是一對多關係。作為主窗體基礎的表必須是一對多關係中的“一”,而作為子窗體基礎的表必須是一對多關係中的“多”。

  報表高階設計

下面對報表設計中排序、分組及子報表等內容進行詳細討論。

  1. 排序與分組

所謂分組,是指按某個欄位值進行歸類,將欄位值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個欄位值將記錄排序。

在設計檢視方式開啟相應的報表,單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕,彈出對話方塊,在對話方塊上部的【欄位/表示式】和【排序次序】中選定相應內容,則在下部出現【組屬性】區域。

系統預設的排序順序為升序排列。當需要對資料進行分組時,可以單擊要設定分組屬性的欄位或表示式,然後設定其組屬性。最多可對10個欄位和表示式進行分組。

◆ 組頁首 用於設定是否顯示該組的頁首。

◆ 組頁尾 用於設定是否顯示該組的頁尾。

◆ 分組形式 選擇值或值的範圍,以便建立新組。或用選項取決於分組欄位的資料型別。

◆ 組間距 指定分組欄位或表示式值之間的間距值。

◆ 保持同頁 用於指定是否將組放在同一頁上。

下面對不同的分組情況進行介紹:

⑴ 按日期/時間欄位分組記錄

◆ 每一個值 按照欄位或表示式相同的值對記錄進行分組。

◆ 年 按照相同曆法中的日期對記錄進行分組。

◆ 季度 按照相同曆法季度中的日期對記錄進行分組。

◆ 月份 按照同一月份中的日期對記錄進行分組。

◆ 周 按照同一週中的日期對記錄進行分組。

◆ 日 按照同一天的日期對記錄進行分組。

◆ 時 按照相同小時的時間對記錄進行分組。

◆ 分 按照同一分鐘的時間對記錄進行分組。

⑵ 按文字欄位分組記錄

◆ 每一個值 按照欄位或表示式相同的值對記錄進行分組。

◆ 字首字元 按照欄位或表示式中前幾個字元相同的值對記錄進行分組。

⑶ 按自動編號、貨幣欄位或數字欄位分組記錄

◆ 每一個值 按照欄位或表示式中相同數值對記錄進行分組。

◆ 間隔 按照位於指定間隔中的值對記錄進行分組。

⑷ 設定排序與分組的步驟

在對報表中的資料分組時,可以新增【組頁首】或【組頁尾】。組頁首通常包含報表資料分組所依據的欄位,稱為分組欄位,而組頁尾通常用來計算每組的總和或其他彙總資料。它們不一定要成對出現。

  2. 子報表

子報表是出現在另一個報表內部的報表,包含子報表的報表稱為主報表。主報表中包含的是一對多關係中的“一”,而子報表顯示“多”的相關記錄。

一個主報表,可以是結合型,也可以是非結合型。也就是說,它可以基於查詢或SQL語句,也可以不基於它們。通常,主報表與子報表的資料來源有以下幾種聯絡:

◆ 一個主報表內的多個子報表的資料來自不相關記錄源。在此情況下,非結合型的主報表只是作為合併的不相關的子報表的“容器”使用。

◆ 主報表和子報表資料來自相同資料來源。當希望插入包含與主報表資料相關資訊的子報表時,應該把主報表與一查詢或SQL語句結合起來。

◆ 主報表和多個子報表資料來自相關記錄源。一個主報表也可以包含兩個或多個子報表共用的資料,在此情況下,子報表包含與公共資料相關的詳細記錄。

使用嚮導建立報表

建立報表最簡單的方法是使用嚮導。在報表嚮導中,需要選擇在報表中出現的資訊,並從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表嚮導不同的是,使用者可以用報表嚮導選擇希望在報表中看到的指定欄位,這些欄位可來自多個表和查詢,嚮導最終會按照使用者選擇的佈局和格式,建立報表。

  新建報表:

選擇表和欄位

按學分分組:

按課程ID排序:

選擇報表佈局:

選擇報表樣式:

確定報表標題:

執行報表結果:

  3. 自動建立報表及圖表嚮導

⑴ 自動建立報表

報表嚮導提供的自動建立報表有兩種格式:一種是縱欄式,另一種是表格式。

⑵ 自動建立圖表

如果需要將資料以圖表的形式表示出來,使其更加直觀,就可使用圖表嚮導建立報表。圖表嚮導功能強大,提供了幾十種圖表形式供使用者選擇。

新建報表嚮導,選擇圖表嚮導,和資料來源表:

選擇圖表資料所在欄位:

選擇圖表的型別:

指定圖表的佈局:

指定圖表的標題:

執行圖形報表,得到結果圖:

  4. 標籤嚮導

標籤嚮導的功能強大,它不但支援標準型號的標籤,也支援自定義標籤的建立。

  5. 使用報表設計檢視

下面介紹如何利用工具箱進行簡單的報表建立。以羅斯文資料的【產品】資料表為例,建立報表。

啟動【新建報表】:

報表設計工作區如下:

⑴ 向報表工作區新增控制元件:

報表中的`每一個物件,都稱為之為控制元件,控制元件分為三種:

◆ 繫結控制元件 繫結控制元件與表字段繫結在一起。在向繫結控制元件輸入值時,Access 自動更新當前記錄中的表字段值。大多數允許輸入資訊的控制元件都是繫結控制元件。繫結控制元件可以與大多數資料型別捆綁在一起,包括文字、日期、數值、是/否、圖片、備註欄位。

◆ 非繫結控制元件 非繫結控制元件保留所輸入的值,不更新表字段值。這些控制元件用於顯示文字、把值傳遞給巨集、直線和矩形、存放沒有儲存在表中但儲存窗體或報表的OLE物件。

◆ 計算控制元件 計算控制元件是建立在表示式(如函式和計算)基礎之上的。計算控制元件也是非繫結控制元件,它不能更新欄位值。

使用者可以在設計檢視中對控制元件進行如下操作:

◆ 通過滑鼠拖動建立新控制元件、移動控制元件。

◆ 通過按Del鍵刪除控制元件。

◆ 啟用控制元件物件,拖動控制元件的邊界調整控制元件大小。

◆ 利用屬性對話方塊改變控制元件屬性。

◆ 通過格式化改變控制元件外觀,可以運用邊框、粗體等效果。

◆ 對控制元件增加邊框和陰影等效果。

向報表中新增非繫結控制元件,可通過從【工具箱】中選擇相應的控制元件,拖動到報表上即可。

向報表中新增繫結控制元件是一項重要工作,這類控制元件主要是文字框,它與欄位列表中的欄位相結合來顯示資料。

在報表中建立計算控制元件時,可使用以下兩種方法:如果控制元件是文字框,可以直接在控制元件中輸入計算表示式。另,不管控制元件是不是文字框,都可以使用表示式生成器來建立表示式。

使用表示式生成器建立計算控制元件的操作步驟如下:

◆ 在設計檢視中開啟報表。

◆ 建立或選定一個非繫結的【文字框】。

◆ 單擊【報表設計】工具欄中的【屬性】。

◆ 開啟屬性對話方塊中的【資料】標籤,並單擊【控制元件來源】。

◆ 單擊表示式生成器按鈕,彈出【表示式生成器】。

◆ 單擊“=”按鈕,並單擊相應的計算按鈕。

◆ 雙擊計算中使用的一個或多個欄位。

◆ 輸入表示式中的其他數值,然後【確定】。

⑵ 控制元件的更改和設定

更改控制元件的方法通常有兩種:即在窗體內直接修改或利用屬性視窗進行修改。

⑶ 在報表中新增節

為了使報表更易於理解,可將報表分成若干節,在報表上以不同的間隔顯示資訊。預設空白報表有3個節:“頁面頁首”、“主體”、“頁面頁尾”,選擇【檢視】|【報表頁首/頁尾】,可增加兩個節:“報表頁首”、“報表頁尾”。

報表的節也具有屬性,不過比報表的其他控制元件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設定節的顏色;但所有其他的屬性,必須使用節的屬性對話方塊進行設定。要開啟節的屬性對話方塊,可以雙擊節中任意空白區域、節的邊線或節選擇器。

⑷ 屬性設定

除了可以移動控制元件的位置和改變控制元件的尺寸外,還可以通過屬性對話方塊設定控制元件的其屬性。方法是右擊需要進行屬性設定的控制元件,在彈出的快捷選單中選擇屬性。

⑸ 儲存報表

在對報表進行修改後,單擊工具欄中的【儲存】,就會彈出【另存為】對話方塊。在文字框中輸入報表名稱,然後單擊【確定】按鈕,就可以儲存報表。

  6. 用報表設計檢視建立報表

下面通過例項說明設計報表的步驟:

⑴ 開啟相應資料庫,新建報表,選擇【設計檢視】、選擇【訂單】表。

⑵ 新增相應欄位到報表設計主體區內。

⑶ 新增頁面頁首和頁面頁尾

其中頁面頁尾的文字框內容由屬性視窗和表示式生成器生成。

⑷ 儲存執行得到結果

  7. 報表屬性

下面是報表的屬性視窗,該對話方塊有五個選項卡,分別是:【格式】、【資料】、【事件】、【其他】、【全部】。

如果沒有用設計檢視開啟報表,而是選中一個報表後,單擊工具欄上的【屬性】按鈕,則將會彈出另外一種報表屬性對話方塊。

  8. 使用報表快照

Access 2003 提供了一種稱為報表快照的新型報表。它是一個具有副檔名的獨立檔案,包含Access 2003 報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖示和圖片並儲存報表的顏色和二維版面。報表快照的優點是,不需要照相複製和郵寄印製版本,接收者就能線上預覽並只打印他們所需要的頁面。

為了檢視、列印或郵寄一個報表快照,使用者需要安裝“快照取景器”程式,它是一個獨立的執行程式,它提供了自己的控制元件、幫助檔案和相關檔案。在預設情況下,當用戶第一次建立一個報表快照時,Access 2003就自動安裝了“快照取景器”。通過電子郵件傳送

  預覽及列印報表

  1. 預覽報表

單擊資料視窗中【物件】欄下的【報表】按鈕,選中所需預覽的報表後,單擊工具欄中的【預覽】按鈕,即進入【列印預覽】視窗。列印預覽與列印真實結果一致。如果報表記錄很多,一頁容納不下,在每頁的下面有一個滾動條和頁數指示框,可進行翻頁操作。

  2. 報表列印

列印報表的最簡單方法是直接單擊工具欄上的【列印】按鈕,直接將報表傳送到印表機上。但在列印之前,有時需要對頁面和印表機進行設定。

  建立查詢報表

報表可以看成是檢視一個或多個表中資料記錄的方式,這個概念是所有報表的基礎。前面已介紹了單個表的報表輸出,而通過查詢報表可以從多個表中收集使用者想要的資料。這時,建立報表必須選擇【查詢或表】並把欄位顯示在報表上。除非希望在報表上看到單個表的所有記錄,否則就要把報表繫結到查詢上。可以說,如果希望在多個表中訪問資料來產生報表,唯一的方法是將報表和查詢繫結在一起。

⑴ 建立查詢

⑵ 建立報表並與一個查詢繫結

⑶ 設計查詢報表

⑷ 美化查詢報表

  建立多列報表

Access 2003 還提供了一種稱為“多列報表”的報表,這種報表能夠定義報表的各個部分,從而使用一個頁面上能打印出多列資料來。它通過一個頁面設定對話方塊來建立。