OA辦公系統行業近年來發展十分迅速，吸引了眾多軟體廠商的眼球，新的OA廠商不斷介入，行業浮躁之風一度遭受使用者的詬病。這這種情況下，使用者更要堅定務實、理性的選型理念，拂去花哨的理念包裝，選擇一款實用的軟體。
每個企業選型的側重點不同，但無非都是為了解決自己的問題，圍繞自己的需求來選型，所以實用性就是OA辦公系統選型第一要務。但如今的OA辦公系統越來越像一個大筐了，介面上一大堆選單列表，看起來甚是壯觀，但實際上真正能讓使用者用起來的'沒有幾個。
但很多使用者卻被這種表象所迷惑，以至於不少企業在選擇一個OA辦公系統時，最關注的是其功能的全面性(有沒有)，而不是實用性(能不能用)，這是一個很大的誤區。為此，不少資深CIO們提醒到：OA選型要避免功能泛化，應注重功能實用，而不是求功能多。這一點，在一些實用派的廠商，如華天動力口中也多次提到。
為什麼OA辦公系統的功能不是越多越好呢?有CIO根據自身的選型經歷給出了三個理由：
1.有的OA辦公系統的功能大而全，並不代表符合自身使用者需求的實用功能比較多。如果這些軟體只是將此作為一個噱頭，僅僅是多了一些閒置無用、華而不實的功能，功能再多對於使用者來說也是毫無作用毫無價值的，只是面子工程。
辦公系統的功能多而全，必然對使用人員的操作水平和對系統的熟練程度的要求很高，這反而不利於OA辦公系統的普及應用。通常情況下，功能較多的OA軟體，其設計都比較複雜，易用性不高。使用者在培訓、實施和維護上都需要很高的成本支出，但卻不會帶來對等的價值。
3.功能越全的OA辦公系統，往往還存在一個問題，那就是每個功能在實際應用中，效果都很一般，沒有特別突出的優勢。而且，廠商也很難在每個功能模組的細節處理上做到位。而那些務實的軟體，反而能在一些核心功能上鑽研的十分透徹，給使用者帶來驚喜。
所以，OA辦公系統選型的第一步就是要抓住核心需求，既不能求大、求全，又不能隨便、湊合，必須根據自身特點選擇一個實用、適用、易用、通用、擴充性好、價效比高的產品，只有這樣才能讓軟體在自己企業的成長過程中發揮最大的功效，為企業發展帶來最大的回報。
而當前使用者最需要的功能，毫無疑問是工作流管理。 如今，資訊技術發展日新月異，OA辦公系統也湧現出越來越多的新功能。但無論OA辦公系統的功能看起來有多豐富，都可能無法與企業的核心需求相匹配。只有使用者明確需求，從務實的角度出發，有針對性的對比、測試、選擇，才能選對產品，用好軟體的功能，才能夯實資訊化建設的基礎。
