oa協同辦公系統主要就是通過這幾個方面的改善、保障和規範企業的流程管理的，而且許多的實施也證明，oa的這種流程管理方式確實非常有效。那麼oa系統是如何讓企業的工作流程變得高效、規範且低成本的呢?
首先，梳理流程，使流程得以規範，避免隨意性。oa協同辦公系統的工作流程是根據企業具體流程管理需要，將涉及到企業多個部門的流程按公司固有制度的要求進行編寫、梳理，設計成"所見即所得"的表單，使企業80%以上的工作變成例行工作，從而實現了複雜流程的電子化流轉。這樣，工作人員即可按規定的流程規則操作流程運轉，每個參與流轉的人無需記憶各種複雜的流程流轉規則，減少了用人腦去判斷流程的流向而發生的不可避免的錯誤，協助企業制度高效落地的同時，提高了流程辦理效率。
其次，結合流程監督機制，跟蹤流程辦理情況，使流程辦理記錄可追溯。在傳統的企業管理中，如果企業審批人需要查閱自己很久之前審批過的檔案，企業審批人查閱自己很久之前審批過的檔案，企業審批人查閱自己很久之前審批過的.檔案。而實施oa協同辦公系統之後，就不用如此麻煩了。在oa協同辦公系統中，審批人隨時都可以方便的檢視自己審批過的所有檔案的審批內容、審批狀態和審批記錄，幷包括委託辦理人所審批過的檔案。另外，OA流程辦理痕跡的這種可追溯性在提高流程辦理執行力的同時，審批人的流程審批權力也因此變得"陽光"起來。
再次，分析流程各環節辦理效率，通過對流程資料的分析與查詢以優化流程。一般而言，隨著企業業務內容的增加，各個部門要處理的流程以及各部門之間流轉的流程愈加繁多，企業領導對流程的把握性也相應降低。而oa協同辦公系統的許可權設定，使得企業領導可根據流程審批的時間、數量、流轉情況、意見處理等內容，通過流程分析的資料，來考察各部門的工作執行效率，更迅速、果斷的做出正確分析，把握流通不暢部位，並及時與各部門業務人員不斷優化、重組，確定形成新的合理、科學的業務流程，建立更高效的決策體系。
最後，為了保障流程審批的及時性，可以設立系統提醒功能。通過oa協同辦公系統的應用簡訊、內部郵件、及時通訊等功能即可有效提醒工作人員有待批檔案需要辦理，使組織的檔案辦理效率大大增強，流程成本大幅度降低。
