1、物品採購回來後，非急需物品必須先行辦理入庫手續，由庫管員首先驗貨，合格的物品，屬於庫房常備物品，辦理入庫手續，不符合要求的當即退回，並限時補充;屬於部門專用物品，由庫管員通知部門經理到庫房驗貨。急需物品由採購員直接通知申購部門驗貨領取，先由領用人填寫驗收領取收條，採購員及時到庫房辦理入庫手續，使用部門及時辦理出庫手續。
2、由庫管員記錄通知日期、時間、電話接聽人，部門經理沒有時間的，由部門經理書面授權副經理或其他專業人員到庫房驗貨，驗貨人員必須在半小時之內到庫房驗貨。
3、庫管員負責物品名稱、數量、規格等並做好登記，申購部門經理或授權驗貨人員負責物品質量，當場驗貨合格的在登記本上簽字，不合格物品也要在登記本上籤署不合格原因，提出建議，比如全部退貨、揀選合格的入庫使用或降價處理使用等。對於不能使用的物品不準辦理入庫手續，要求供貨商或者採購員進行補充或者退換。
4、自庫管員電話通知部門驗貨起半小時仍不到場的，庫管員視為預設物品合格併入庫使用，在記錄本上註明“已通知驗貨人員，未到場驗貨”，以後出現質量問題，由申購部門承擔責任。對於驗貨員一時不能確定是否合格的，可以請示相關領導，但必須在一個工作日之內完成，超過時限庫管員視為合格入庫。對於驗貨合格的`或預設合格的物品，在使用中出現問題由使用部門負責(當時無法確認的除外，如干貨需要漲發後才能確認優劣的)。
5、驗貨的標準：訂購的大宗物品，有約定驗貨標準的，按照標準驗貨;沒有約定標準的，按照公司使用要求進行驗貨。部門申購的物品按照申購單註明的規格和質量或樣品進行驗貨，申購單沒有註明或沒有樣品的，視為普遍使用標準，使用部門不準以此為由要求退還，若因此要求退換的，由申購部門負責承擔採購費用每次20元。
6、驗貨後的領取：屬於部門申購的，驗貨合格後必須在一個工作日之內領取，庫房不再另行通知，逾期不領取的按照10元/件/天記錄物品滯留費和庫房佔用費。
