在企業ERP的實施過程中，最困難的就是資料準備，資料準備成功與否，是ERP實施能否成功的關鍵因素，erp系統管理制度。“三分技術、七分管理、十二分資料”，充分表達了資料在ERP系統實施中的重要地位。
中石化股份有限公司巴陵分公司從20xx年3月份開始啟動ERP專案，到20xx年10月1日正式上線，上線兩年半後，由於機構融合，於20xx年1月1日又進行了第二次重新上線，本人做為財務組的組長及管理會計模組的關鍵使用者，全程參與了ERP系統的兩次建設，並且負責協調各個模組的資料準備，現針對ERP系統中的資料準備和維護談一談粗淺認識。
一、資料在ERP系統中的重要性
任何企業ERP專案的執行，都是架構在資料的堅實基礎上。有了資料，ERP系統才能夠將資訊傳播到整個企業，在企業層次上去優化各種業務工作，提高管理水平。然而，企業在實際應用中這些資料的準確性、完整性、及時性普遍都較差。一方面是由於很多企業在開始上ERP專案之前管理比較粗放，其中大多數企業都使用手工方式進行管理。而手工方式下的資料分散、口徑不一致、冗餘、不規範，很多是以部門為單位進行管理的;另一方面，很多企業對資料的準確性、完整性、及時性與提高ERP應用成功率和企業管理水平的關係缺乏足夠的認識，管理制度《erp系統管理制度》。為此，在ERP系統上線前後我們要投入大量的人力和制度去控制資料準備和維護的每一個過程，保證資料的準確性、完整性、及時性。
二、我們要如何保證資料質量
在企業上ERP系統的過程中，根據實施範圍和實施階段不同，需要準備各種不同的基礎資料。資料準備和維護貫穿了ERP專案實施的全過程。保證資料的準確性、完整性、及時性對企業能否成功實施ERP系統起著至關重要的作用。因為錯誤的資料沒有任何現實的意義，進去的是垃圾，出來的也是垃圾。保證資料質量是時時刻刻要做的事情。可以說資料質量就是資料的生命。具體我們需要做到以下幾點：
1、ERP專案需要企業高層領導的支援。ERP專案必須是“一把手”工程。因為ERP專案是一個提升管理的系統，實施起來涉及到企業管理的理念、模式、業務流程等很多方面的變革，需要企業上下齊心協力。特別是在做資料收集時更需要企業內各部門的支援配合，有時還涉及到有些部門內部不願意公開的業務資料。這時就需要企業高層領導的.決策支援。
2、成立專門的資料準備小組。企業應該設定—個專門的資料組(一般由企業IT部門人員和業務部門人員組成)來負責資料的收集、整理和維護工作。通過將資料和業務流程緊密結合起來，明確資料的來源部門和相關各部門的維護職責，加強各部門之間的業務協調。這樣才能最大限度地降低資料準備過程中自失誤和錯誤，為未來ERP系統的資料進行準確、快速的維護提供重要的保障。
3、高度重視資料的準確性、完整性和及時性，建立規範資料維護的流程和制度。建立明確的流程和責任制度，不管是對基礎資料的維護(包括對物料、供應商、客戶的編碼增改等)，還是對業務資料的更新(如訂單的業務資料錄入，庫存的變更等)都應遵循這些流程和制度，以減少資料維護中的風險，保障資料的準確性、完整性和及時性。
4、分階段，分重點的做好每一個實施過程的資料準備工作。在上線前做資料收集整理時，特別要注重基礎資料的準確性、完整性，制定一系列科學規範的編碼規則來規範這些資料。在上線時，要儘量減少期初資料量，對期初資料要力保準確及時。加快時間對賬，因為越晚對賬資料的差異越大，越難對得上。在上線後，要從管理上嚴格要求業務處理與資料錄入同步進行，不能積壓單據一次性補錄。
做好以上幾點，可以控制住資料質量。ERP系統只有在得到迅速準確的輸入資料的前提下，才能真正為企業服務。
