一、目的
為了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的'管理工作。
三、職責
公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身
份證影印件、學歷學位證影印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
六、程式
1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體儲存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理資訊系統為平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立：新員工經考核合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的影印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業)證明等。
七、 為保證員工檔案資訊的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，
具體時限要求如下：
1、 新員工入職、員工調動、任命、借用、離職資訊自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；
2、組織機構變動、培訓管理、考核管理、獎懲管理資訊自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；
3、 社會保險、合同簽訂等資訊自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。
八、 人事檔案借/調閱
1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》並經有效批准。
2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批准。
3、 部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管稽核，並報總經理批准。
4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管
批准。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、洩密和汙損，不準抽換、折卷和轉換，不得影印，
借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案，均需登記備案。
九、 人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案，作為其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。
發出部門：行政人事部
借用、查閱人事檔案審批表
公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司
人事檔案管理辦法
201X年9月
