學校祕書處職責如下:
一、部門性質
祕書處是院團委的“視窗“和“門戶”，是院團委彙集資訊的中心，是聯絡各方面的橋樑和紐帶，負責召集院團委全體成員會議並做好會議紀錄;協調和監督各部門開展工作，落例項會決定。負責院團委內部成員考核，協助院團委各部辦好活動。通過各項活動激發團員青年關心同學的積極性，鼓勵團員青年奉獻愛心，建立愛心基金，並妥善利用基金。指導院團委組織發揮自身作用，自我管理、自我服務的工作，開展各類學生建設、志願服務的活動。幫助院團委副書記進行各部的謀劃以及決策，協助院團委老師完成各項工作。
二、日常工作
1、院團委祕書處負責社團全體成員的檔案管理。每學期祕書處應及時整理社團成員檔案，為新加入的成員建檔。在社團的各項工作中應合作好人員的'分配呼叫工作。
2、院團委祕書處負責社團各項活動及各部門例會的考勤簽到工作，還負責抽查各部門的例會情況，如發現無故不參加例會者，祕書處將記錄備案，缺席三次者，將通報其部長撤消其職務。
3、院團委祕書處負責愛心基金的管理以及使用。
4、院團委祕書處負責部長級會議的簽到及會議記錄工作。
5、在祕書處的日常工作中，應堅持民主集中制原則，逐級彙報，逐級稽核;上級對下級負責;無極特殊情況不得越級反映情況。
三、成員守則
1、院團委祕書處成員要嚴於律己，遵守院團委成員的管理制度，互助共勉，樹立祕書處良好的形象和聲譽。
2、院團委祕書處成員不得以權謀私，不得以祕書處的名義有越權行為，一經發現，視情節輕重，分別處以批評，警告、直至辭退。
3、院團委祕書處成員在執行任務中，出現錯誤應追究該組負責人及當事人的責任。
4、院團委祕書處成員如察覺自己無法勝任祕書處工作，可以向祕書長或副祕書長提出辭職，並上交辭職報告，老師、祕書長和副祕書長根據實際情況討論後，當工作移交完整後方可離開祕書處。
5、祕書長有佈置任何任務和下達任何命令，祕書處的成員要互相轉告，使訊息讓整個部門的人都知道，這樣才能做到互幫互助，使任務完成的更好。
6、院團委祕書處成員確保相關資訊材料的保密性及準確性。
四、納新制度
1、有強烈的集體意識，較強的統籌意識和全域性觀念，熟知院團委的整體運轉及院團委各部門的職能和聯絡
2、有強烈的責任心和工作熱忱，具有不斷完善自我的意識，工作細緻嚴謹，並有一定創新思維，能在發現問題的基礎上尋求解決辦法;
3、有一定的社會政治洞察力，做好院團委的思想文化建設;
4、有一定的組織、策劃能力，財務管理能力，檔案整理和書寫能力;
5、綜合能力較高者優先錄取。
五、例會制度
例會是祕書處商討工作、加強交流的重要形式，每位祕書處成員必須按時參加例會，對於三次不到者，視為自動退出。
六、獎懲制度
1.對於本部門表現優秀成員，給予口頭或書面形式的表揚並作好記錄。
2.對屢次無辜缺席，並未能講明原因者，公開提出批評。
3.其他方面按照院團委成員考核制度嚴格執行。
