接聽電話前的準備
準備記錄工具：如果大家沒有準備好記錄工具，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前，要準備好記錄工具，例如筆和紙、手機、電腦等。
停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。
使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
接聽電話的注意事項
1、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：
2、注意接聽電話的.語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑；
3、注意語調的速度；
4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎；
5、注意雙方接聽電話的環境；
6、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因；
7、注意打電話雙方的態度。
8、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
9、主動問候，報部門介紹自己；
10、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎？”；須擱置電話時或讓賓客等待時；應給予說明，並致歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。
11、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。
12、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
13、當手機出現未接電話時要及時回覆簡訊或者電話，詢問是否有要事等
14、若非有要緊事，晚上十點後儘可能不要給任何人打電話，以免打攪別人休息
打電話的時間
在打電話時，假如尊重對方，禮貌熱情，會給對方良好的印象。通話應選擇恰當的時間，無緊急情況，一般，白天應在8點以後（假日在9點以後），夜間則在21點以前，以免打攪他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話。一般通話時間以3～5分鐘為宜，儘量提高通話效率，減少佔用時間。
使用電話應做好充分的預備。通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹、有的放矢，避免詞不達意、結結巴巴的通話；電話機旁應備有記事簿，以免需要記錄時忙亂而耽擱對方的時間。
向外打電話時，應記準電話號碼，以免打錯。假如撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機。撥通後，首先應說“你好！”然後迅速通報自己的單位，必要時還應報上自己的姓名；再告訴接電話的人你要找的是誰：“請麻煩您找一下××先生聽電話，謝謝。”如對方答應找人後，應手持聽筒靜候，不要在此時離開或做其它的事。對方告訴你要找的人不在時，切不可當即結束通話，而應當說“謝謝，打攪了！”或請對方幫助傳達：“假如可以的話，能不能麻煩您轉他……”等。若對方答應你的請求，應表示感謝；假如要找的人接電話，應先致以簡短的禮貌的問候，而後進入正式談話。
電話溝通技巧
上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌粗率答覆：「他不在」即將電話結束通話。接電話時也要儘可能問清事由，避免誤事。
對方查詢本部門其它單位電話號碼時，應迅即查告，不能說不知道。
我們首先應確認對方身份、瞭解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。
對對方提出的問題應耐心傾聽；表示意見時，應讓他能適度地暢所欲言，除非不得已，否則不要插嘴。期間可以通過提問來探究對方的需求與問題。注重傾聽與理解、抱有同理心、建立親和力是有效電話溝通的關鍵。
接到責難或批評性的電話時，應委婉解說，並向其表示歉意或謝意，不可與發話人爭辯。
電話交談事項，應注意正確性，將事項完整地交待清楚，以增加對方認同，不可敷衍了事。
如遇需要查尋資料或另行聯絡之查催案件，應先估計可能耗用時間之長短，若查閱或查催時間較長，最好不讓對方久候，應改用另行回話之方式，並儘早回話。以電話索取書表時，應即錄案把握時效，儘快地寄達。
