1.函的標題、字號和主送機關
(1)函的標題
作為正式公文的函,其標題和一般公文的寫法一樣,由發文機關名稱、主要內容(事由)、文種組成.較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關於貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的覆函》、《國務院辦公廳關於羊毛產銷和質量等問題的函》等.也可以採用省略發文機關名稱的寫法,如《關於請求批准××市節約能源中心編制的函》.
(2)函的發文字號
公函要有正規的發文字號,寫法與一般公文相同,由機關代字、年號、順序號組成.大機關的函,可以在發文字號中顯示“函”字.如《國務院公報》2000年第10號同時發表了國務院辦公廳以“國辦函〔2000〕××號”為發文字號的七篇覆函.
(3)函的主送機關
函的行文物件一般情況下是明確、單一的,所以多數函的主送機關只有一個.但有時內容涉及部門多,也有排列多個主送機關的情況。
2.函的正文
(1)發函緣由
這是函的開頭部分,主要說明發函的根據、目的、原因等.如果是覆函,則先引用對方來函的標題、發文字號,然後再交代根據,說明緣由.這部分結束時,常用一些習用的套語轉入下一部分,如“現將有關情況說明如下”、“現就有關問題函覆如下”等.
(2)事項
這是函的主體部分,有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答覆、有關事項提請批准等內容,都在這部分予以表達.
(3)希望請求
這是結尾部分,向對方提出希望或請求.或希望對方給予支援和幫助,或希望對方給予合作,或請求對方提供情況,或請求對方給予批准等等.最後,另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即覆函”、“特此函告”、“特此函覆”等慣用結語收束.
函的寫作要注意用語的分寸,因是平行文,語言要平和禮貌,但要避免阿諛逢迎.還要注意針對性和時效性.
覆函的'概念(1)商務函件的概念
商務函件是用來商洽工作、聯絡業務、詢問和答覆有關具體實際問題的一種公文.
(2)商務函件的結構及寫作方法
函件是平行文.在寫作時,一般包括四大部分：標題、行文物件、正文、落款.
①標題一般採用公文規範標題法,即標題由發函機關、事由、受函機關和文種組成.也有的只有事由和文種.
②行文物件是指公函受文者,寫在事由之下的第一行左邊,頂格,後面加冒號.
③正文是公函的內容即事項,是發函者要告訴對方的具體事情,由三部分組成,即發函因由,發函事項以及結語等,事項部分基本上是敘述和說明的方法,如有要求部分則要根據行文內容來安排,不可過多.結語多使用“特此覆函”.
④落款.包括髮函單位的名稱和主要負責人的簽名以及日期.
覆函的標準格式範文××公司：
貴方有關保險事宜的6月25日來函知悉，特函告如下：
一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下，我們一般投保水漬險和戰爭險。如貴方願投保綜合險，我方可以稍高的保費代保此險。
二、破碎險。破碎險是一種特別保險，需收取額外保費。該險現行保險費率為2%，損失只賠超過5%的部分。
三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發票金額另加10%投保，我方當照此辦理。
我方希望上述答覆將滿足貴方的要求，並等候貴方的答覆。
××公司
×年×月×日
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