一、城市建設聲像檔案集中管理的難點及存在問題
１、拍攝難。一方面，表現在對城市建設原貌拍攝上難以控制。據瞭解，不少城建開發公司沒有將開工前原貌拍攝記錄下來。另一方面，表現在對正在建設中的工程專案拍攝不完全。大多數單位沒有從工程的前期、中期和後期等各環節進行拍攝。
導致拍攝內容不齊全完整的原因：一是工作人員兼職較多，沒精力去做；二是領導沒有把拍攝工作納入整體計劃，沒辦法去做；三是對城市原貌的拍攝範圍把握不準，什麼位置的、多大規模設施的需要拍攝儲存，搞不清楚；四是拍攝人員或是由於技術水平不高，責任心不強，或是因為計劃性不周，對整個情況不瞭解，失掉了許多拍攝機會；五是由於經費有限，沒資金拍攝。一些單位面對老化的裝置，或因資金困難，無力更換，或因控辦限制，無法購買，使得形態各異的高大建築物和與之襯托的環境背景無法用陳舊的裝置反映出來，直接影響了此項工作的開展。
２、收集難。主要是多門拍攝，收集上難以控制。拍攝多為業務部門，隨機性強。檔案部門對拍攝時間、內容及照片、錄影數量不好掌握。這些檔案即使交給檔案部門了，也是星星點點，很不完整。在收集上，檔案人員常常叫苦連天，工作往往處於被動。個別人曾在調離工作時，以自己拍攝的工作照片屬於個人智慧財產權為名一同拿走。
另外，目前由於聲像檔案載體材料成本較高，而且，屬於“賬外”檔案，不易控制。許多城建聲像檔案形成部門，出於使用便利，不願將其無償交給檔案部門管理，而往往從個人實際工作需要出發，對聲像資料任意處置，致使照片底片損傷或丟失，錄影製品也因多次使用，將其中一些珍貴資料內容丟失。加之保管條件等原因，這部分檔案正受到不同程度的損壞。
３、管理難。一方面，體現在保管上的分散性，另一方面，體現在管理上的不科學性。首先，一些單位在城建聲像檔案資料形成和管理上各行其是，散存在各業務科室，檔案不能實行集中統一管理。其次，一些單位形成的城建聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。照片說明，不是缺時間，就是缺內容，造成整理上的不規範，也給日後查詢利用帶來麻煩。由於底片需要單張儲存，加印費用較高，許多單位索性不存。再有，照片檔案裝具規格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯。
二、解決集中管理難的對策
上述問題種種，其原因主要是由於各級領導及有關人員對此項工作的重要性和緊迫性缺乏認識。因此，我們要緊急呼籲那些形成城建檔案的各有關部門把收集、保管和利用好城建聲像檔案當作一件大事來抓，儘量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內容的齊全和歷史記錄的完整。解決問題的具體途徑是：
１、執法建制守規範。
收集與管理城建聲像檔案的難度主要在一些單位和個人不受行政命令制約，檔案部門無法控制。《檔案法》的實施為解決這個難題提供了合法依據。它明確規定，凡屬國家檔案，不管是何種載體檔案，都應依法無條件地向本單位檔案部門移交。因此，各單位應根據實際情況，建立各項規章制度，層層抓落實。要將“依法治檔”宣傳到有關部門和具體人員，確保城建檔案的齊全和完整。
２、領導重視是關鍵。
解決聲像檔案集中管理難，首先要解決領導認識問題。要認識到城建聲像檔案能形象地、真實地記錄城市建設發展的各個方面和不同歷史時期的歷程，具有一般文字檔案所不能替代的作用，對現實和歷史有著重要意義。因此，領導要抱著對歷史高度負責的態度，站在全域性利益和長遠利益看待這一問題，並且將這項工作納入單位管理工作日程，提供必要的物質支援。那種只重建設專案的結果，輕形成結果過程；重企業有形的經濟效益，輕社會無形的歷史影響的`短期行為是不可取的。
３、人、財、物是條件。
要想從根本上解決收集與管理難問題，沒有與之相應的人、財、物支援，就會成為一紙空談。第一，應選派有責任心，懂拍攝技術的同志擔任此項工作。第二，在經費使用上應給予必要的保證。第三，添置必要的聲像檔案裝置和提供特殊載體檔案保管條件。有條件的單位，可通過光碟儲存聲像檔案，這樣提供檔案更便捷，儲存更耐久。另外，檔案業務主管部門，應具體研究解決特殊規格照片檔案裝具問題，以滿足檔案整理和保管的需求。
４、前控工作是手段。
收集工作具有機動、靈活、拾遺補缺的作用，應當受到重視。檔案部門除加強平時收集照片、錄影檔案外，還應處理好與形成檔案的各業務部門之間的關係，向有關人員及時瞭解資訊，查詢照片檔案的去向，並做好有關人員的思想工作，儘可能的把散存在個人手中的照片收集起來，集中保管，更好的發揮其利用價值。
另外，還應做好收集前必要的登記和鑑定工作。如，凡為工作照相的，照後都要將照片和底片一併交由檔案室統一保管。否則，不予報銷。
５、部門配合共同管。
建議區縣檔案工作主管部門與政府有關城市建設專案審批部門及管理部門加強聯絡，通報情況，聯合擬製有關檔案，齊抓共管，以保證本區域內城建聲像檔案管理工作的順利開展，為保留蓬萊城市原貌和各項新建工程全貌，提供珍貴翔實的照片、錄影檔案資料作出努力。
隨著不斷髮展的城市建設程序，反映城市建設情況和原始面貌的照片、錄影等不同載體的檔案將會越來越多，如不及時解決這部分檔案在收集和管理上面臨的問題，勢必會嚴重影響新時期檔案工作的開展。因此，必須引起各級領導、檔案管理部門和有關人員的高度重視。
