隨著社會的發展，企業和個人對祕書的需求越來越旺盛，人才市場對祕書素質及技能的要求有別於傳統,適應現代企業需求的高階祕書，已成為搶手的職業新寵。下面是小編為大家整理的祕書必備的基礎知識和能力，歡迎參考~
祕書職業的現狀
(一)社會對祕書人員的需求狀況。當今社會對祕書人員的需求情況，據近幾年來人才市場的資訊統計分析，社會對祕書的需求大致可以分為以下4類人員：
1. 服務類祕書：如公司辦公室，基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類祕書。指在生活方面為領導提供服務和幫助的祕書人員，通常是專為較高階的領導人配備的。
2. 事務類祕書：如企業、基層行政事業單位的辦公室文員，公關文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文祕工作。及時處理上級檔案的簽收、傳遞、催辦;做好檔案的回收、清退、銷燬工作;做好文祕檔案收集管理及保密工作。做好各種會議的記錄及會務工作。
3. 文書類祕書：如在企業，基層行政事業單位負責文字起草，文書處理的專業文字祕書。撰擬、處理文稿為主要工作的祕書人員，即人們通常所說的一個機關或單位的“筆桿子”“秀才”。負責各種檔案的起草、裝訂及傳遞工作。
4. 管理類祕書：如企事業單位的總經理助理、辦公室主任、部門經理等具有管理能力的祕書人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的.具體事宜並進行管理。
目前，我國企事業單位尤為需要高層次的滿足國際化要求的高階祕書。打造高素質的祕書已成為市場的迫切要求，也將為祕書專業人才提供較好的就業前景。
(二)祕書人員自身素質狀況分析。
1. 業務水平欠缺，專業技能薄弱。這是目前祕書表現最弱的一點。伴隨資訊科技的高速發展和辦公自動化的趨勢，祕書人員的很多工作, 比如傳統的文書寫作、文件管理、文書處理等，逐漸被自動辦公系統所取代，現代辦公效率同時大為提高。雖然絕大部分祕書的文化層次不低，但是由於沒有經過專門的行業業務知識培訓，在初入職的時候，工作效率低，不能及時保質保量地完成領導交辦的工作任務，也不能適應市場經濟的快節奏。
2. 創新能力及意識低下。創新能力及意識是對祕書素質的考驗，當今很多祕書缺乏創新意識和能力，主要表現在以下兩方面：首先，墨守成規的傳統觀念難以打破。任何事情和工作都按照領導說得做，依葫蘆畫瓢，沒有自己獨立的風格和個性。慣性順向思維及依賴性過強。其次，工作缺乏主動性。日常工作中採取被動的工作方式，滿足於跟著領導的指揮棒行事，沒有主動積極、樂於開拓的創新精神，而目前企事業單位強調的是祕書要具有時代感和創新意識，能有效地提出新見解、新看法，具有預見性、前瞻性，積極主動展開工作，充分發揮出主觀能動性。
3. 知識老化過時，知識儲備不足。
隨著資訊時代的到來，傳統的知識儲備已不能滿足時代的發展及需求，知識更新迫在眉睫。部分祕書目前還侷限於傳統知識結構，不善於接受和學習新知識，不善於對已學知識進行整合。一些祕書人員天天雜事纏身，疲於奔命，自學也難抽出時間，知識得不到更新，只能啃老本。還有部分祕書依靠老祕書傳幫帶的方式，知識、經驗難免有侷限性，缺乏現代管理方面的綜合性知識和能力。
4. 缺乏“通才”及“全才”。當今對祕書綜合素質要求越來越高，除了專業知識和技能之外，還要有行業知識和社會知識，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
祕書應具備的能力和知識
(一)祕書應具備的能力。
1. 普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎。現代祕書工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應變能力，要善於觀察事務，發現問題，這樣才能加強輔佐領導的主動性，真正發揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動的核心，一個人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2. 通用能力。現代的祕書人員要掌握表達、調研、管理、辦事4種通用能力。祕書的首要職能就是運用語言載體進行資訊溝通，輔助領導的活動，因此，表達能力是最關鍵的。表達能力包括口頭表達能力和文字表達能力兩個方面。現代祕書要既擅長寫，又長於說，無論寫說，都要做到準確簡潔、適用合理。祕書人員的調研能力包括調查能力及研究能力兩方面，祕書調研能力的強弱直接影響著祕書參謀助手作用的發揮。祕書的管理能力包括3個方面:輔助計劃能力、組織實施能力和溝通協調能力。現代祕書必須具備較強的管理能力以輔助領導的管理活動，為領導活動提供全域性性和超前性的智慧服務。範圍廣，內容多，頭緒多的事務性工作要求祕書人員要有較強的應變品質和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程式，及時準確、妥善地處理事務.同時，還要有較強的人際交往能力，能善於通過建立良好的人際關係，創造良好的人際環境，提高辦事的效率。
3. 專業技能。作為現代祕書，必須具備較強的專業技能，如語言溝通表達能力、外語聽說讀寫能力、計算機操作能力、速記能力。祕書人員工作一個重要的任務就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現代祕書具備紮實的文字功底, 要精通語法、修辭、格式及邏輯知識，要掌握一定的寫作規律，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容。因此祕書一定要加強寫作訓練，熟練掌握各類應用文的特點、寫作要求和語言表達技巧，平時隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平, 培養精確的文字表達能力。加入WTO 後的中國, 外貿出口已經在許多企業的貿易總額中佔據了相當大的比重, 對外貿易中多多少少都會用到外語，因此這也客觀地要求現代祕書必須具備較強的外語能力。計算機操作能力是現代祕書應具備的又一個基本能力要求，祕書要熟悉辦公軟體的使用並熟悉計算機網路，還要對辦公室常用裝置的使用達到熟練程度。速記是近年來被提到日程上來的一種錄入能力，領導在口頭表述的時候，祕書要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時間，提高工作效率。
4. 創新能力。祕書還應具備一定的創新能力。祕書的創新能力，是指祕書人員能夠領悟領導的意圖, 發揮主觀能動性，創造性地為領導提供最佳服務的能力。在知識經濟時代，各種資訊瞬息萬變的情況下, 要求祕書在實際工作中勇於探索、改革創新。所謂創新，就是無論從工作內容還是從工作方式上都有新意、新內容、新辦法。
要做到這些，祕書人員必須注重自身的繼續教育和綜合能力的培養，激勵自己儘快增長理論知識和實踐才幹，在思想觀念、行為傾向、知識結構、知識存量、應用能力等方面作較大努力，以適應知識經濟時代對人才的要求。
(二)祕書應具備的知識。
1. 基本知識。基本知識是祕書工作者知識結構的關鍵。一切其它知識離不開基本基礎知識的鋪墊，否則就是“無源之水, 無本之木”。祕書應具有的基本知識可分為兩類：一方面是社會科學知識，相當於高中水平的語文、政治、歷史、地理等知識;另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數學、生物知識，除此之外還應懂得一點經濟知識，法律知識和科技常識，並且熟練一門外語。
2. 專業知識。祕書人員的專業知識可分為兩大部分，第一部分是祕書專業的基礎知識，第二部分是祕書所在行業的行業知識。行業知識是指祕書專業知識的另一部分，是祕書所在行業的行業知識。這是祕書知識結構中的核心部分。總體來說，行業知識是指祕書在單位所從事的行業要求祕書必須具備的行業知識，這對於祕書來說是“第二專業知識”。在祕書學研究中，人們愈來愈重視到第二專業知識的重要性。在國外，對祕書職業早按第二專業進行分類，如法律祕書、商務祕書、外事祕書、技術祕書、醫務祕書等。
3. 拓展知識。祕書人員不僅要了解並熟知專業知識和生活當中的一些基礎知識，還應該掌握一些相關的邊緣知識來拓展自己更好的工作。比如心理學、禮儀學、公關關係學、企業管理學等。拓展自己的知識面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應手。現代祕書人員不僅應該是一個專才，還應該是通才、全才。
