文書工作是一項科學的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應具備以下基本素質：
(一)有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質量的優劣;文書工作人員既要懂法，又要守法)
(二)熱愛本職，忠於職守，埋頭苦幹，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守祕密
1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠於職守，才能搞好文書工作。
2、埋頭苦幹和嚴謹精細，是文書工作人員應有的工作態度和工作精神。
3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。
(三)應有必備的專業基礎知識、操作知識和相關學科的基本知識
文書工作人員的專業基礎知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：
一是基礎理論知識。包括文書學、應用寫作、祕書學、資訊學、行政管理學等。基礎理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。
二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業基礎知識不但包括基礎理論知識，還應包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只瞭解和掌握文書工作的各個環節及其工作內容，還要熟悉和掌握它的操作程式、操作方法。
三是其他基本知識。主要是指與文書工作業務相關的某些基本知識。
(四)掌握熟練的業務技能，不斷提高綜合運用能力
文書工作的業務技能，主要有以下一些：
1、文字綜合處理能力
2、書寫能力
3、速記能力
4、印製能力
5、校對能力
6、運用現代化辦公裝置的能力
祕書部分觀點
(一)祕書的知識結構
祕書的知識結構就是祕書工作所需要的知識，就是祕書工作能力形成需要以之為基礎的知識及其構成狀況。
祕書工作的綜合性，要求祕書具有較寬廣的知識面;祕書工作的專業性，要求祕書具有較紮實的專業知識。
1、基礎知識層次
基礎知識層次是祕書知識結構的根底，是祕書知識結構中起基礎性作用的那部分知識，是構建祕書知識結構的基本條件。基礎知識不僅要紮實，而且要寬廣。
(1)文化基礎知識
祕書具有的文化基礎知識，一方面是社會科學基礎知識，另一方面是自然科學知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關幹部的共同要求，也是祕書人員應有知識的最低層次。如漢語知識、科學知識、歷史知識、外語知識等;
(2)理論基礎知識
掌握基礎理論知識，是提高祕書素質的基本條件。如馬克思主義基本理論、經濟學知識、黨的基本政策;
(3)法律基礎知識
法律基礎知識是祕書從事祕書工作的重要依據。祕書工作要規範化，首先要求祕書人員掌握基本的法律知識。
2、輔助知識層次
輔助知識層次指的是雖非祕書專業知識但又與祕書專業知識相關的知識，是一種帶有輔助性的知識。
(1)傳統學科，主要包括文學、美學、法學、新聞學、倫理學方面的知識和心理學知識
(2)新興學科，主要有管理科學知識、社會交際知識、軟科學知識及其他相關學科。
3、專業知識層次
專業知識層次是祕書知識結構的核心部分和基本層次，指的是從事祕書工作所需要的專門業務知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成祕書職業特色、與祕書工作目標密切聯絡的部分。它由兩個部分組成：
(1)業務知識
主要指祕書業務知識，這是區別於其他專業的重要標誌。大體包括：普通祕書學;分支祕書學(如行政祕書學、企業祕書學、科技祕書學、涉外祕書學、基層祕書學、高階祕書學);祕書寫作學;祕書心理學;文書學、檔案學、公文寫作學等方面的知識;調查研究、會務工作、信訪工作、機要保密、組織協調、辦公自動化等方面的知識。
(2)行業知識
祕書必須掌握以下必要的行業知識：瞭解所屬行業知識的總體構成和知識門類;瞭解所屬部門工作的任務和特點;深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業的管理知識
注意：A、當今比較合理的祕書知識結構，應該具有以下幾個特性：中心性;寬闊性;動態性;層次性。
B、建立合理知識結構的方法和途徑是：勤奮好學是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。
(二)祕書的能力結構
祕書能力是指祕書人員在實踐中完成祕書工作的本領，也就是說祕書能力只能通過祕書的'一系列活動才能顯示和發展。
1、基礎能力
指祕書從事祕書活動所需要的能力，是從事祕書工作的基本條件。
(1)祕書的觀察力
一個人所獲得的資訊有80%—90%是經過視覺而來的。祕書的觀察力應重點置於領導和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。
(2)祕書的記憶力
良好的記憶力表現為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推演算法、形象法等。
(3)祕書的思維力
思維力在祕書的基礎能力中居核心地位。思維力強的表現在於：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。
(4)祕書的想象力
想象力在祕書工作中尤其是創造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現實性、豐富性、新穎性。祕書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯想等。
2、專業能力
