正確使用電話是一門基本功，也是一門藝術。使用的'好，能增加工作效率，提高工作質量，使用不好，既會誤事漏事，又會影響上下、內外的團結和協。那麼文祕應該如何使用電話呢，一起來看看！
(一)接聽要仔細，記錄要認真。
對來自直接首長和上下級以及地方有關部門的電話，首先要問清單位、姓名和職務，連同電話內容一一記清。對重要內容記完後應主動要求對方複述，進行校對，防止錯傳漏辦。有時因對方地方口音重、講話快、聲音小，有的內容聽不清楚，要不厭其問，不要因為是上級和首長不好意思問、不敢問，一定要把主要內容搞清楚，以免造成工作失誤。
(二)態度要和藹，語言要文明。
電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態度和不和藹、語言文不文明非常重要。有的同志給上級和領導打電話畢恭畢敬，可給下級打電話卻盛氣凌人、拖腔拉調、哼哼哈哈。這樣既不利於工作交流，又不利於情感交流，應提倡文明用語。如“您好!請問貴姓?”、“您找哪一位?”、“您怎麼稱呼?”、“您是哪一位?”、“請稍等”、“還有什麼要請示的?”、“請問聽清楚沒有?”等等。打完電話，要說聲“再見”，等對方放下電話，你再放，以示尊敬。
