導語：辦公室檔案接收和管理工作，是政府部門公文流轉比較重要的環節。其辦理效率和質量影響著公文的正規性、處理的速度，決定著領導臨時想要某些檔案能否及時找到，所以做好辦公室檔案的接收和管理工作至關重要。那麼如何更好地去完成此項工作呢?
1、從源頭上保證檔案的規範性。
接文過程中，要嚴格審查檔案是否加蓋公章、簽發時間是否及時、是否留存聯絡人、文中內容是否規範得體、附件是否齊備等，防止因檔案不規範，導致公文難以流轉或流轉困難。
2、給檔案做好編號工作。
按照自定義的編號規則，依次對接收的檔案進行規範化管理。編號後的檔案，好比就給其上完戶口，其具有唯一性。以後在找檔案過程中不必再看檔案的'名稱了(檔名稱類似的話，影響找檔案的效率)，直接對應記錄找檔案編號即可。
3、接收檔案後及時傳閱。
對於接收的檔案，要及時送達領導各級領導手中，切不可在自己手中耽擱，以免影響整體辦件效率或耽誤重要事情。
4、及時跟蹤檔案辦理進展情況。
檔案流轉到哪個環節，要及時跟蹤，及時到領導辦公室取回閱處完的檔案，若有批示則按照批示及時傳遞辦理，並對檔案流轉的過程一一進行記錄，防止檔案無法跟蹤檔案辦理情況。
5、及時記錄領導批示。
對於大領導的批示，可以記錄在辦公軟體中，這樣就可以巨集觀地瞭解檔案辦理程序，對於查詢歷史檔案辦理過程具有很重要的作用，防止因臨時無法找到檔案而不知道檔案曾經的具體辦理情況。
6、及時將檔案數字化。
檔案數字化，即對辦理完成的檔案進行數字掃描。這樣能夠極大地便利我們對檔案的管理和查閱。檔案一般掃描為PDF格式的。
7、及時完成檔案的歸檔。
檔案及時歸檔，不僅可以節省辦公空間，而且能夠減少將正在辦理的檔案錯誤混合在已辦理完成的檔案中，防止檔案丟失。
