文祕工作不可避免接待來訪，所以學習辦公室接待禮儀常識是文祕的一門必修課。今天小編分享的是文祕辦公室接待的禮儀常識，希望能幫到大家。
(1)接待來訪禮儀
人們經常會出於各中原因來辦公室找祕書，所以祕書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對祕書工作能否順利開展也有很大關係。
如果因工作繁忙暫時無法接待來訪者，應首先致歉然後詢問來訪者是稍作等待還是另約時間，切不可讓他人無故等太久。當來訪者是上級或長者時,祕書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當出現矛盾和意見分歧時，要剋制自己的情緒，以平和的態度處理。
在交談處理事務過程中,能立刻解決或答覆的問題要及時處理,不能擺架子或故意拖延時間;對於不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時間予以解決或商討。如果來訪者來訪時間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手錶、起身等行為身體語言告訴對方結束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態度草草結束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。
(2)拜訪禮儀
對外聯絡是祕書工作的重要內容之一，出於各種原因，祕書人員經常要拜訪他人。瞭解和掌握拜訪禮儀，可以幫書祕書人員圓滿順利地完成工作任務。
拜訪時首要的禮儀是準時赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達。萬一出現意外的緊急情況要遲到時，一定要打電話向對方說明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預約，赴約前一天再次確認一下時間和地點。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面後,如果是初次見面要主動自我介紹,如果是熟人,也要先問候並握手致意。談話時應開門見山，不要海闊天空，浪費時間。說話時要注意對方的反應，要給對方講話、答覆的時間，不要一個人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當對方有結束談話的意思時要及時起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。
(3)彙報工作時的禮儀
向上級彙報工作是祕書的重要工作內容之一。祕書人員掌握正確的彙報工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時也可以暢通無阻地和領導交流，提高辦事效率。
由於領導工作繁忙，祕書人員和領導約好的談話時間一定要嚴格遵守，不可失約。恪守時間是祕書人員的基本素質要求之一。赴約時不要過早抵達以免領導還沒做好準備而出現難堪的局面;也不要遲到，讓領導等候。進領導辦公室前，要輕輕敲門，經允許後方可入內。如果領導辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領導及時調整好自己的狀態。
彙報時，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。彙報過程中，領導有任何的意見和建議要及時紀錄下來以便談話結束後整理補充原有的材料。彙報結束後，如果領導談興猶濃，不可有不耐煩的表現，要等領導表示結束後方可告辭。告辭時要整理好自己的衣著、座椅等，當領導送別時要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌
(4)辦公室儀容禮儀
在辦公室裡，祕書人員要樹立整潔、端莊的個人形象。如果單位有統一的服裝，無論男女都應儘量穿著工作服。如果沒有，在辦公室裡要儘量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業裝為主。女士的`著裝要端莊大方，不要過於暴露或前衛。化妝要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閒裝、運動裝等也不適於辦公室的工作環境。
文祕接待客人的注意事項1、無論接待什麼樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來後到的原則接待每一個客人。
2、無論接待什麼樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。
3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有餘地。
4、對於有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。
5、為避免出錯，對於客人說的一些重要事項要確認一遍。
6、儘快記住客人的相貌和姓名，瞭解他們與本公司的關係。
7、要請客人填寫接待登記簿。
8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。
9、在不瞭解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應儘可能地從對方那裡瞭解一些有用資訊。
10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。
文祕日常接待要領(一) 迎接、招待客人
接待客人要注意以下幾點。
1、客人要找的負責人不在時
要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負 責人到對方單位去。
2、客人到來時
我方負責人由於種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人願意等待，應該向客人提供飲料、雜誌，如果可能， 應該時常為客人換飲料。
3、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。
(1)在走廊的引導方法。
接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。
(2)在樓梯的引導方法。
當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在後面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在後面，上下樓梯時， 接待人員應該注意客人的安全。
(3)在電梯的引導方法。
引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入後關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。
4、客廳裡的引導方法。
當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下後，才能行點頭禮後離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 (一般靠近門的一方為下座)。
(二)恭送客人
1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行李後，向賓客作一下交代，並施禮感謝光臨和致告別語，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來!”、“祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!”等。
2、幫賓客關車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚嚇客人，太輕車門會關不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。
3、車門關好後，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開後才能離開。
(三)接待預約客人
在最初的問候之後，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，祕書首先應確定是否有預約。
(四)給上司擋駕
1、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。
2、即便是在拒絕對方時，也應該注意禮儀，說話留有餘地。
(五)接待同時到訪的客人
1、堅持先來後到，一視同仁原則
2、可在接待先到客人的同時，微笑著請後到客人稍等。
3、請先到客人作登記，然後問候後到客人。
4、切記以貌取人
(六)接待不速之客
1、首先問明對方來意，若對方不說，則應向其表明這是工作需要。
2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應立即與當事人聯絡。但是，聯絡好之前，不應該給客人以肯定的答覆。
3、不要當著客人的面就給當事人打電話，免得當事人拒絕接見時不好找藉口。要讓客人與祕書保持一定的距離，是客人聽不清祕書講話。
4、要用委婉拒絕客人
5、儘量不要讓客人在前臺久留。
(七)接待上門投訴的客人
1、把客人帶到會見室，為客人創造一個良好的接待環境。
2、儘量滿足客人的情感需求和專業需求。
(八)接待媒體記者
1、要熱情配合，為其提供方便。
2、對於所要報道的內容要謹慎考慮，提供資訊要實在。
3、沒有把握的事情不擅自決定。
4、要注意內外有別，保守公司祕密。
