使用電話的過程實質上是用語言進行交流的過程，語言是資訊傳遞的載體，因此語言的使用是電話形像中的一項重要內容。一般而言，商務祕書在使用電話時都應當遵循禮貌、規範、溫和、文雅這四項基本的用語要求。
(一)用語禮貌
用語是否禮貌，是對通話物件尊重與否的直接體現，也是個人修養高低的直觀表露。要做到用語禮貌，就應當在通話過程的'始終較多地使用敬語、謙語。通話開始時的問候和通話結束時的道別，是必不可缺的禮貌用語。
通話人開口的第一句話事關自己留給對方的第一印象，因此要慎重對待。一句“您好”可以讓對方備感自然和親切，而一張嘴就“喂喂”個不停，或者詢問對方“有人嗎”，甚至“單刀直入”地盤問“你找誰”、“你是誰”、“什麼事啊”等，都是極不禮貌的開場白。
通話過程中，通話人應當根據具體情況適時選擇運用“謝謝”、“請”、“對不起”一類禮貌用語;通話結束時須說“再見，”若通話一方得到了某種幫助，則應不忘致謝。通話結束可主動徵求對方意見：“就談到這裡，好嗎?”等對方說完放下話筒，再掛電話。
(二)用語規範
商務祕書的通話用語往往是有一定之規的，這種規範性主要體現在通話人的問候語和自我介紹這兩項基本內容之上。
例如，發話人可以這樣自報家門：“您好，我是市郵政局局長郭華林。”隨後再告訴對方自己找的通話物件：“請問金宇翔先生在嗎?”或者說：“我可以和金宇翔先生通話嗎?”
如果是給尋呼臺打電話或者需要總機轉接時，發話人可說：“小姐您好!麻煩您呼8023，謝謝!”或者說：“小姐您好!請幫我接分機號527，謝謝!”如果是回傳呼，發話人可說：“您好!我是李雲，請問剛才誰呼8023?”
為了使發話人及時瞭解其所撥號碼是否正確，或本人是否發話人所找之人，受話人同樣應當主動自報家門：“您好!市政府接待處，我是王平。”如果是單位共用電話，則只須報上本單位名稱即可。至於“請問您找哪一位”之類的話，則可說可不說。
(三)用語溫婉
通話時語氣的把握至關重要，因為它直接反映著通話人的辦事態度。語氣溫和、親切、自然，往往會使對方對自己心生好感，從而有助於交往進行;語氣生硬傲慢、拿腔拿調，則無助於工作的順利開展。
為確保資訊的準確傳遞，通話人在通話過程中應當力求發音清晰、咬字準確、音量適中、語速平緩。要做到這一點，通話人應當在細節問題上予以充分的注意。例如通話過程中始終使話筒與嘴部保持2—3釐米的間距，就能有效保證音量的適度。
如果自己說話帶有口音，或覺察到對方聽著較困難，就應有意識地調整語速和音量;如果由於種種原因聽不太清對方的話，則應委婉地告訴對方：“對不起，我們這邊線路有點問題，我聽不清楚您的聲音，請大點聲好嗎?”對方調整過來後再向對方致謝，切不可抱怨對方。
(四)用語文雅
通話過程中，為了不影響他人的正常工作，通話雙方都應對自己的說話音量和方式加以控制。既不可大聲嚷嚷、高聲談笑，或者一驚一詫、時高時低，從而打斷他人工作思路，也不可竊竊私語，鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意。
除了用語要文雅外，通話人的舉止亦應保持文雅。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。通話時應避免過分誇張的肢體動作，以防帶來嘈雜之聲。
