單證作為一種貿易檔案，它的流轉環節構成了貿易程式。單證工作貫穿於企業的外銷、進貨、運輸、收匯的全過程，工作量大，時間性強，涉及面廣。下面是小編為大家整理的外貿常見單證知識，歡迎大家閱讀瀏覽。
1合同(CONTRACT)
CONTRACT 是統稱，買賣雙方均可出具。如系賣方製作，可稱為銷售確認書SALESCONFIRMATION，買方出具可稱採購確認PURCHASEDCONFIRMATION。除了與國內銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時間、地點、交易貨物品名、付款方式、違約責任以 外，還可以根據不同產品的特點附加條款。此外，正式的外貿合同，往往還有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規定等細則。 對於容易在裝卸和儲運過程中發生短缺的散貨如礦產、糧農副產品等，合同中往往還會附加“溢短裝”條款，即允許在合同總數量和金額的基礎上，有若干幅度的差 異，最後按照實際交貨量來結算。比如“5%MOREORLESSALLOWED”，即允許多交或少交5%。理論上，合同應該“一式兩份，雙方各執一份經籤 章的正本為憑”，可在外貿實務中不大苛求照搬執行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業信用，以及預付款、信用證等實質的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因為如此，一些國家的客戶甚至製作固定合同，並留下“信用證開出後生效”等條款，進一步淡化合同的約束力，到處散發作為詢價 工具。碰到這樣的合同，不必當真，預留時間，等到信用證收到再有所行動不遲。
2發票(INVOICE)
或稱商業發票(CommercialInvoice)。外貿的“發票”概念和國內的財務發票完全不同。外貿發票是出口商自己製作、出具的檔案，用於說明此票貨物的品名、數量、單價、總值等，以及其他一些說明貨物情況的內容。發票格式不拘，但必須包括上述要素，並全名落款。
發票必須註明一個發票號碼(自己擬定)，出票時間。可以按照需要一式幾份，由若干正本和副本組成的，應註明“ORIGINAL”、“COPY”字樣。
發票的末端通常有E.&O.E.字樣，意為“有錯當查”，即此份發票如有錯漏允許更改。
3形式發票(PROFORMAINVOICE)
樣式近似商業發票，幾乎可以直接把商業發票過來，標題改為“PROFORMAINVOICE”即可。形式發票的用處，一是類似於單方面合同，作為報價和確定 交易的工具。一些國家的客戶喜歡“確認形式發票”的形式作為合同。因此，除了和商業發票相同的內容外，還可以根據需要在空白處以“REMARK”加註的形 式增加條款，比如交貨期等等，以進一步落實交易。此外，對於那些需要進口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發票來做前期申請。在採用國際快遞寄送 貨物的時候，也需要附上形式發票，作為快遞公司統一報關計用。
4裝箱單(PACKINGLIST)
與外貿發票對應，性質一樣，主要用於說明貨物的包裝情況，如品名、數量、包裝方式、毛重、體積。視產品類別的需要還可以加上其他詳細說明，如淨重等。樣式與發票相仿，只是不需要註明貨物價值。通常也需要若干正本和副本。
5提單(BILLOFLOADING)
提 單就是貨物交付貨運公司以後，由貨運公司出具的證明，用以代表物權，以及在目的地提貨。每個船公司都有自己式樣的提單，但內容則大同小異。提單是最核心單 證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價值。對於提單，後面我們會專門用一個章節來了解學習。根據運輸方式的不同，分為空運提單(AIRWAYBILL， 簡稱AWB)和海運提單(OCEANBILLOFLOADING，簡稱B/L)及其他。但實務中以海運提單最為常見，空運提單次之。提單由貨運公司根據發 貨人提供的發貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關資料來填制，經發貨人確認無誤後簽章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提貨。一經提貨，其餘兩 份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失，如果客戶沒有指明要求的話，可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外，海運提單在簽發的.時候還必須 加註“上船時間”(ONBOARDDATE)字樣，這是計算實際交貨期的標準。
6裝船通知(SHIPPINGADVICE)
船開前或不遲於船開當日，由發貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限，但應包括下列內容：收貨人(Consignee)、發貨人
7保險單(INSURANCEPOLICY)
為防範國際貨物運輸中可能發生的毀損，對一些價值較高的貨物，貿易商通常會辦理保險。
保險公司根據投保的險種開具保險單，作為貨物單據之一。
海運貨物保險的險別，分為基本險別和附加險別兩類。
(1)基本險別有平安險(FreefromParticularAverage-F.P.A)、水漬險(.P.A)和一切險(AllRisk-A.R.)三種。
① 平安險的責任範圍有：被保貨物在運輸過程中，由於自然災害造成整批貨物的全部損失或推定全損。由於運輸工具遭受意外事故下，貨物在此前後又在海上遭受自然 災害落海造成的全部或部分損失。在裝卸或轉運時，由於一件或數件貨物落海造成的全部或部分損失。被保人對遭受承保範圍內的貨物採取搶救、防止或減少貨損的 措施而支付的合理費用，但以不超過該批被救貨物的保險金額為限。運輸工具遭難後，在避難港由於卸貨所引起的損失以及在中途港、避難港由於卸貨、存倉以及運 送貨物所產生的特別費用。共同海員的犧牲、分攤和救費用。運輸合同訂有“船舶互撞責任條款”，根據該條款規定應由貨方償還船方的損失。
②水漬險的責任範圍：除平安和水漬險的各項責任外，還負責被保貨物由於自然災害造成的部分損失。
③一切險的責任範圍：除平安險和水漬險的各項責任的，還負責被保貨物在運輸途中由於一般外來原因所造成的全部或部分損失。
(2)附加險別是基本險別責任的擴大和補充，它不能單獨投保，附加險別有一般附加險和特別加險。一般加險有11種，它包括：偷竊、
提貨不著險(Theft,PilferageandNondelivery-T.P.N.D)，淡水雨淋險 (FreshWaterand/orRainDamage)，短量險(RiskofShortageinWeight)，滲漏險 (RiskofLeakage)，混雜、沾汙險(RiskofIntermixtureandContamination)，碰損、破碎險 (RiskofIntermixtureandContamination)，串味險(RiskofOdour)，受潮受熱險 (SweatingandHeating)，鉤損險(HookDamageRisk)，包裝破裂險(BreakageofPackingRisk)，鏽損 險(RiskofRust)。特殊附加險包括：交貨不到險(FailuretoDeliverRisk)，進口關稅險(ImportDutyRisk)， 艙面險(OnDeckRisk)，拒收險(RejectionRisk)，黃麴黴素險(AflatoxinRisk)，賣方利益險 (Seller’sContingentRisk)，出口貨物到港九或澳門存倉火險責任擴充套件條款，罷工險 (FireRiskExtentionClauseforStorageofCargoofDestinationHongkongIncludingKowloon,orMacao)， 海運戰爭險(OceanMarineCargoWarRisk)等。投保的時候，投保金額一般是CIF價格加上10%的加成。保險費的計算公式為：
保險金額=CIF貨值×(1+加成率)
不必先算保險費，可以直接根根據據已知的CNF價格換算CIF即是：
CIF=CFR/[1-保險費率×(1+加成率)]
實際操作中，如果貨值不大，比如在2000美金以下的，一般做簡易處理，統一收取100元人民幣左右作為保險費
8商檢證、質量證、重量證、衛生證等(INSPECTIONCERTIFICATEOFQUANTITY，WEIGHT，HEALGH)
根據產品的不同，根據國家規定或按照客戶需求、行業習慣，部分商品出口必須經過國家檢驗檢疫局強制並出具檢驗證書。根據檢驗專案的不同分為質量證、重量證、衛生證等。
出口必須檢驗的商品，廠商須先經過商檢局備案登記。出口前，填制商品檢驗申請單(在商檢局那裡取得)，將該商品的樣品送至商檢局檢驗。檢驗合格後，商檢機關 出具商品檢驗放行單，憑放行單方可報關出口。除了國家商檢局以外，也常見有客戶委託第三方民間檢驗機構檢驗的。比如最著名的SGS檢驗公司 (SocieteGeneraledeSurveillanceS.A.通標標準技術服務有限公司，總部在日內瓦)，不少非洲和中南關注國家的貿易商因為 本國進出口商品檢驗能力有限等各種原因而認可SGS檢驗。SGS在我國廣東、上海、青島等地都有分支機構，可應客戶要求辦理檢驗，同時SGS現已與我國政 府官方機構----國家商檢局合作，由國家商檢局指定中國進出口商品檢驗總公司(CCLS)代為辦理裝船前檢驗，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、 海、廣東等地的CCLS有代理權簽發SGS的檢驗報告。
實際上，很多商品的常規檢驗都包含了質量、重量、衛生、重金屬等等檢測專案，至於檢驗證書的名稱是什麼，則可根據客戶的要求選擇。即證書內容一樣，標題不同罷了。
9原產地證
原產地證包括一般原產地證(CERTIFICATIONOFORIGINA)和普惠制原產地證(GSPFORMA)。原產地證是證明我出口貨物生產和製造地 的證明檔案，是出口產品進入國際貿易領域的“身份證”。貨物進口國據此對進口貨物給予不同的關稅待遇和決定限制與否。中國的原產地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業申請辦理此證，首先要在當地辦理企業註冊登記，然後才有資格申請簽證。普惠制是發達國家給予發展中國家出口製成品和半製成品普遍 的、非歧視的、非互惠的一種關稅優惠制度。普惠制產地證是依據給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產自受惠國的證明檔案，並能使貨物在給惠國享受普遍優惠 關稅待遇。同樣一般由商檢局出具，出口企業在商檢局辦理此證必須向當地商檢局提供必要的證明檔案和依據，首先要辦理企業註冊登記，其次才能申請簽證。原產 地證和普惠制證，也可以由各地的貿易促進會和商會(很多地方這兩個組織是兩塊招牌同一個班子)出具，格式一樣，只是蓋章不同。
10受益人宣告(BENEFICIARY CERTIFICATION)
受益人宣告只出現在信用證下(受益人本身就是信用證操作方式中的術語，一般指出口商)。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商宣告(SUPPLIER DECLARATION)或類似表述。
受 益人宣告主要用於不便或無法用官方檔案證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似於保函(保證承擔某些責任或某些可能產生的責任的宣告)的內容。書寫上 無規定格式，只需要列標題為BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”後面加上客戶所需宣告的內容，再落款蓋章即可。
範例如下：
BENEFICIARY CERTIFICATION
DATE: 08. OCT. 2005
WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM
B/L DATE.
FUDA IMP&EXP CO., LTD.
NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020
11船公司/貨運人宣告(FORWARDER CERTIFICATION)
性質和格式類似於受益人宣告的檔案，由船公司或貨運公司出具。多用於證明貨運公司在承運操作中符合客戶要求。常見的型別有宣告船齡符合要求(比如15年內)，宣告不懸掛以色列旗幟(常見於中東客戶要求)等。
12出口收匯核銷單
出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統一分配的外匯收入申報管理單據。在出口前，先向外管局領取，按格式填好後作為出口報關單據之一交給海關，海關清關後蓋章退回。在收到國外付款後，連同銀行收匯水單一併交到外匯管理局辦理核銷，然後才能辦理退稅。
13出口貨物報關單
出口報關時填制並提交海關。不過目前除大型外貿公司或出口企業外，眾多出口商一般委託貨運代理公司一併代理報關事宜。出口報關單一式六聯：海關作業聯、海關留存聯、企業留存聯、海關核銷聯、出口收匯聯、出口退稅聯。清關後，退回收匯聯和退稅聯。
14信用證
以信用證為結算式的，在信用證開出並抵達出口商(信用證受益人)的銀行後，銀行會做通知，並交信用證連同通知轉交出口商。
此外，在實務中偶然還會有見到其他的單據，例如：
海關發票(Customs Invoice)
海關發票是出口商應進口商海關要求出具的一種單據，基本內容同普通的商業發票類似，其格式一般由進口國海關統一制定並提代，主要是用於進口國海關統計、核實原產地、查核進口商品價格的構成等。其格式可在各國海關的網站上下載。例如加拿大海關發
領事發票(Consular Invoice)
由 進口國駐出口國的領事出具的一種特別印就的發票。這種發票證明出口貨物的詳細情況，為進口國用於防止外國商品的低價傾銷，同時可用作進口稅計算的依據，有 助於貨物順利通過進口國海關。出具領事發票時，領事館一般要根據進口貨物價值收取一定費用。這種發票主要為拉美國家所採用。
匯票(Draft)
匯票是由出票人簽發並由付款人按約定的付款期限(即期或遠期)對指定的受款人我條件支付一定金額的指令。一般出現在信用證操作中，由銀行提供空白票據，出口商填寫，付款人簽字以確認付款。
