會議紀要適用於記載和傳達會議情況和議定事項。會議紀要可上報上級領導機關，供上級瞭解會議的情況，以便取得領導的支援與指導；可以送有關的平行單位交流資訊，溝通情況，以取得他們的協助和配合，其主要作用是溝通情況，交流經驗；統一認識，指導工作。 會議紀要與會議記錄有著十分密切的聯絡。寫作會議紀要一般是在會議記錄基礎上進行的，它要對會議記錄進行分析、整理、綜合、概括，按照會議的'議題和宗旨， 把會議的主要精神及議定的事項準確地反映出來。因此，會議記錄是會議紀要的基礎，可以說沒有會議記錄就沒有會議紀要。
會議紀要與會議記錄雖然都是會議內容，但二者又有著明顯的區別。其一，文體性質不同。會議紀要是法定公文，一般都作為檔案來處理，而且也不是逢會必“紀” 的；會議記錄則是記錄會議內容的一種書面材料，既不上報，也不下發，只作為工作依據和參考材料來處理，或只起備查作用，因此是逢會必記。其二，基本內容和 寫法不同。會議紀要只反映會議的主要精神和議定事項，所以它要對會議內容進行分析和綜合，使之條理化和理論性；會議記錄則是對會議內容作客觀記錄和詳細記 錄，即使是摘錄，也是較詳盡的。
會議紀要的特點：
1.紀實性
會議紀要是根據會議的主旨、議程、決議等概括整理成文的，對會議基本情況是紀實性的。會議紀要的撰寫者，不能變更會議議定的事項，不能隨更改動會議上達成的共識和形成的決議，更不能對會議內容進行隨意的評議。
2.提要性
會議紀要與會議紀錄不一樣，不是有言必錄，而是提要性的，將會議中重要的情況，重大問題的決定和決策意見簡明扼要地陳述出來。
